PAGE政府采購平臺內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的為加強本公司/組織政府采購平臺的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，防范采購風(fēng)險，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織通過政府采購平臺進(jìn)行的各類采購活動，包括貨物、工程和服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公正性原則：確保采購過程公平、公正，維護(hù)各方合法權(quán)益。3.公開性原則：采購信息應(yīng)依法依規(guī)公開，接受監(jiān)督。4.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，提高采購資金使用效益。5.制衡性原則：建立健全采購各環(huán)節(jié)的制衡機(jī)制，防止權(quán)力濫用。二、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各部門應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求，在規(guī)定時間內(nèi)編制政府采購預(yù)算。預(yù)算編制要科學(xué)合理，準(zhǔn)確預(yù)估所需采購項目的數(shù)量、規(guī)格、金額等。2.采購預(yù)算應(yīng)明確采購項目的資金來源、用途及具體采購內(nèi)容，確保與公司/組織整體戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)計劃相契合。（二）預(yù)算審核1.財務(wù)部門對各部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行初步審核，重點審核預(yù)算的合理性、準(zhǔn)確性及資金安排是否符合公司/組織財務(wù)狀況。2.采購管理部門對采購預(yù)算的采購需求進(jìn)行審核，評估采購項目的必要性、可行性及合規(guī)性，提出審核意見。（三）預(yù)算調(diào)整1.因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算的，由需求部門提出書面申請，詳細(xì)說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對預(yù)算執(zhí)行的影響。2.經(jīng)采購管理部門、財務(wù)部門審核后，報公司/組織管理層審批。預(yù)算調(diào)整應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保調(diào)整后的預(yù)算合理、合規(guī)。三、采購計劃管理（一）計劃制定1.采購管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購預(yù)算和實際業(yè)務(wù)進(jìn)度，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目名稱、數(shù)量、規(guī)格、時間要求、采購方式等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)與供應(yīng)商的供應(yīng)能力、市場供應(yīng)情況相匹配，合理安排采購時間，避免因計劃不合理導(dǎo)致采購延誤或資源浪費。（二）計劃執(zhí)行1.采購人員按照采購計劃組織實施采購活動，嚴(yán)格按照規(guī)定的采購方式和程序進(jìn)行采購操作。在采購過程中，如遇特殊情況需要變更采購計劃的，應(yīng)及時向采購管理部門報告，并說明變更原因和調(diào)整方案。2.采購管理部門負(fù)責(zé)對采購計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，定期檢查采購項目的進(jìn)展情況，及時協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）計劃調(diào)整1.根據(jù)市場變化、業(yè)務(wù)需求調(diào)整等因素，確需調(diào)整采購計劃的，采購管理部門應(yīng)會同相關(guān)部門進(jìn)行評估和論證，提出調(diào)整建議。2.調(diào)整后的采購計劃經(jīng)審批后，采購人員應(yīng)及時按照新的計劃組織采購活動，確保采購任務(wù)順利完成。四、采購方式管理（一）公開招標(biāo)1.達(dá)到公開招標(biāo)數(shù)額標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，應(yīng)當(dāng)采用公開招標(biāo)方式。公開招標(biāo)應(yīng)通過政府采購平臺發(fā)布招標(biāo)公告，邀請不特定的供應(yīng)商參加投標(biāo)。2.招標(biāo)公告應(yīng)包括采購項目名稱、內(nèi)容、數(shù)量、規(guī)格、技術(shù)要求、投標(biāo)截止時間、開標(biāo)時間及地點等信息，確保潛在供應(yīng)商能夠全面了解招標(biāo)項目情況。（二）邀請招標(biāo)1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用邀請招標(biāo)方式：具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的；采用公開招標(biāo)方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的。2.采購管理部門應(yīng)根據(jù)項目特點和要求，從符合相應(yīng)資格條件的供應(yīng)商中隨機(jī)邀請三家以上供應(yīng)商，并向其發(fā)出投標(biāo)邀請書。（三）競爭性談判1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式：招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。2.采購管理部門應(yīng)成立談判小組，與符合資格條件的供應(yīng)商就采購項目的技術(shù)、價格、服務(wù)等條款進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對單一來源采購的必要性、合理性進(jìn)行論證，并報公司/組織管理層批準(zhǔn)。在采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商就采購價格、技術(shù)要求等進(jìn)行協(xié)商，確保采購結(jié)果公平合理。（五）詢價1.采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，可以采用詢價方式采購。2.采購管理部門應(yīng)向三家以上供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。五、采購流程管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間要求、技術(shù)參數(shù)、售后服務(wù)要求等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購管理部門。（二）采購審批1.采購管理部門收到采購申請表后，對采購項目的必要性、合規(guī)性、預(yù)算合理性等進(jìn)行審核。對于重大采購項目，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合評審。2.審核通過的采購申請報公司/組織管理層審批。管理層根據(jù)公司/組織實際情況和戰(zhàn)略規(guī)劃，對采購申請進(jìn)行最終決策。（三）采購實施1.采購管理部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請，按照確定的采購方式和程序組織實施采購活動。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分溝通，明確采購要求和合同條款，確保采購項目符合公司/組織需求。2.在采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的時間節(jié)點推進(jìn)采購工作，及時處理采購過程中出現(xiàn)的問題，如供應(yīng)商違約、交貨延遲等。（四）合同簽訂1.采購項目確定成交供應(yīng)商后，采購管理部門應(yīng)組織起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項目名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保合同內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。2.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購管理部門應(yīng)將合同副本分送財務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門，作為付款、驗收等工作的依據(jù)。（五）采購驗收1.需求部門負(fù)責(zé)組織采購項目的驗收工作。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行逐一核對，確保采購項目符合要求。2.驗收合格后，驗收人員應(yīng)填寫驗收報告，經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至采購管理部門。對于驗收不合格的采購項目，需求部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取整改措施或重新提供貨物。（六）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購項目的付款申請。審核內(nèi)容包括采購項目是否已驗收合格、合同條款是否履行、付款金額是否準(zhǔn)確等。2.審核通過的付款申請報公司/組織管理層審批后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間向供應(yīng)商支付款項。在付款過程中，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格遵守財務(wù)管理制度，確保資金支付安全、合規(guī)。六、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，明確供應(yīng)商資格條件和準(zhǔn)入流程。供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽、較強的供應(yīng)能力和售后服務(wù)能力等。2.采購管理部門負(fù)責(zé)對申請準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，收集供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料，核實其真實性和有效性。（二）供應(yīng)商評價1.定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價。評價方式可采用問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等多種形式。2.根據(jù)評價結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對于優(yōu)秀供應(yīng)商，可給予更多的合作機(jī)會和優(yōu)惠政策；對于不合格供應(yīng)商，應(yīng)及時淘汰，不再納入采購范圍。（三）供應(yīng)商動態(tài)管理1.持續(xù)關(guān)注供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、市場表現(xiàn)等情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商出現(xiàn)的問題。如供應(yīng)商發(fā)生重大經(jīng)營變化、產(chǎn)品質(zhì)量問題等，應(yīng)及時調(diào)整合作策略。2.與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作關(guān)系，定期召開供應(yīng)商座談會，聽取供應(yīng)商意見和建議，共同探討改進(jìn)采購工作的措施和方法。七、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.建立采購風(fēng)險識別機(jī)制，對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進(jìn)行全面梳理和分析。采購風(fēng)險主要包括政策風(fēng)險、市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、人員風(fēng)險等。2.定期組織采購人員、財務(wù)人員、法務(wù)人員等相關(guān)人員進(jìn)行風(fēng)險識別培訓(xùn)，提高風(fēng)險識別能力和意識。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購風(fēng)險進(jìn)行評估，確定風(fēng)險發(fā)生可能性和影響程度。風(fēng)險評估可采用定性與定量相結(jié)合的方法，如風(fēng)險矩陣法等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對采購風(fēng)險進(jìn)行排序，明確重點關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域和風(fēng)險點。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.針對不同類型的采購風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于政策風(fēng)險，應(yīng)密切關(guān)注政策變化，及時調(diào)整采購策略；對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格談判等方式降低風(fēng)險；對于質(zhì)量風(fēng)險，應(yīng)加強采購驗收環(huán)節(jié)管理，嚴(yán)格把控質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；對于合同風(fēng)險，應(yīng)完善合同條款，加強合同執(zhí)行監(jiān)督；對于人員風(fēng)險，應(yīng)加強人員培訓(xùn)和管理，提高人員素質(zhì)和責(zé)任心。2.定期對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果及時調(diào)整和完善風(fēng)險應(yīng)對策略，確保采購風(fēng)險得到有效控制。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強對政府采購平臺采購活動的全過程監(jiān)督。采購管理部門應(yīng)定期對采購項目進(jìn)行自查，檢查采購程序是否合規(guī)、采購文件是否齊全、采購合同是否履行等。2.財務(wù)部門應(yīng)加強對采購資金的監(jiān)督管理，確保資金使用合法、合規(guī)、安全。審計部門應(yīng)定期對采購項目進(jìn)行審計，重點審查采購項目的真實性、合法性、效益性等。（二）外部監(jiān)督1.積極接受財政部門、審計部門、監(jiān)察部門等外部監(jiān)督檢查，及時整改存在的問題。對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究，制定切實可行的整改措施，并將整改情況及時反饋。2.主動公開政府采購信息，接受社會公眾監(jiān)督。通過政府采購平臺、公司/組織官網(wǎng)等渠道，及時發(fā)布采購項目公告、采購結(jié)果等信息，確保采購活動公開透明。九、信息管理（一）采購信息收集1.采購管理部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，及時收集與采購項目相關(guān)的政策法規(guī)、市場動態(tài)、供應(yīng)商信息、產(chǎn)品信息等。2.鼓勵采購人員、需求部門人員等積極提供采購信息，對提供有價值信息的人員給予適當(dāng)獎勵。（二）采購信息分析1.對收集到的采購信息進(jìn)行分析整理，提取有價值的信息，為采購決策提供參考依據(jù)。分析內(nèi)容包括市場價格走勢、供應(yīng)商競爭態(tài)勢、采購項目成本效益等。2.定期撰寫采購信息分析報告，向公司/組織管理層匯報采購信息分析結(jié)果，為管理層制定采購戰(zhàn)略和決策提供支持。（三）采購信息共享1