PAGE直接采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司直接采購行為，加強采購內(nèi)部控制，防范采購風(fēng)險，提高采購效率，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、公平公正，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的直接采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)采購等各類直接采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開透明，采購信息應(yīng)及時、準確地向相關(guān)部門和人員披露，接受監(jiān)督。3.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，遵循公平公正的原則進行采購決策，不得偏袒任何一方。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。5.誠實守信原則：采購活動各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，不得隱瞞或提供虛假信息。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，負責(zé)對重大采購事項進行決策。采購決策委員會由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購預(yù)算。3.對重大采購項目進行決策，包括采購方式、供應(yīng)商選擇、采購價格等。4.監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立采購部門，作為采購活動的執(zhí)行機構(gòu)。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，負責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。其職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行采購決策機構(gòu)的決議，制定采購計劃和采購方案。2.組織實施采購活動，包括供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.負責(zé)采購訂單的下達、跟蹤和執(zhí)行，確保采購任務(wù)按時完成。4.收集、整理和分析采購信息，建立供應(yīng)商檔案和采購數(shù)據(jù)庫。5.協(xié)調(diào)與其他部門的關(guān)系，及時反饋采購過程中的問題和需求。（三）需求部門各需求部門負責(zé)提出采購需求，配合采購部門進行采購活動。其職責(zé)包括：1.根據(jù)工作需要，準確、及時地提出采購申請，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購供應(yīng)商的選擇和評估，提供相關(guān)技術(shù)和業(yè)務(wù)支持。3.協(xié)助采購部門進行采購合同的驗收和結(jié)算工作。（四）監(jiān)督部門公司設(shè)立監(jiān)督部門，對采購活動進行全程監(jiān)督。監(jiān)督部門的職責(zé)包括：1.制定采購監(jiān)督制度和流程，明確監(jiān)督要點和方法。2.對采購活動的合法性、合規(guī)性進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。3.受理采購活動中的投訴和舉報，對違規(guī)違紀行為進行調(diào)查處理。4.定期對采購活動進行審計，評估采購內(nèi)部控制的有效性。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等信息。2.采購申請表經(jīng)需求部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較小的常規(guī)采購申請，由采購部門負責(zé)人審批；對于金額較大或重大采購申請，采購部門應(yīng)提交采購決策委員會進行審批。3.采購審批通過后，采購部門方可開展采購活動。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動聯(lián)系等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、業(yè)績情況、信譽狀況等方面的審查。3.邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標或報價，采購部門組織相關(guān)人員對供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期等進行綜合評估。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購合同。（四）采購合同簽訂1.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應(yīng)將采購合同副本及時分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購物品或服務(wù)的具體要求和交貨時間。2.采購訂單應(yīng)經(jīng)采購部門負責(zé)人審核簽字后發(fā)送給供應(yīng)商。（六）采購跟蹤與驗收1.采購部門負責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購任務(wù)按時完成。2.需求部門在收到采購物品或服務(wù)后，應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準進行驗收。驗收合格后，填寫驗收報告，并簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務(wù)存在質(zhì)量問題或其他不符合合同約定的情況，需求部門應(yīng)及時通知采購部門，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決。（七）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。2.采購付款申請經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人審批后，按照合同約定的付款方式進行付款。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購付款情況，確保供應(yīng)商按時收到款項。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購活動進行風(fēng)險識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險進行評估和排序，確定重點風(fēng)險領(lǐng)域。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險：加強對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進行評估和考核。在采購合同中明確違約責(zé)任條款，如違約金、賠償損失等，以約束供應(yīng)商的行為。2.質(zhì)量風(fēng)險：在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收條款，加強對采購物品或服務(wù)的驗收工作。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，如質(zhì)量檢驗報告、合格證等。對重要采購項目，可以邀請專業(yè)機構(gòu)進行質(zhì)量檢測。3.價格風(fēng)險：建立市場價格監(jiān)測機制，及時了解市場價格動態(tài)。在采購過程中，可以采用招標、詢價、談判等多種采購方式，選擇合適的采購時機，以降低采購價格。與供應(yīng)商簽訂價格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價格波動情況調(diào)整采購價格。4.合同風(fēng)險：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。合同簽訂前，應(yīng)組織相關(guān)部門和人員進行合同評審，防范合同風(fēng)險。建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中的問題。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，包括供應(yīng)商信息、市場價格信息、采購政策法規(guī)信息等。2.定期收集、整理和分析采購信息，為采購決策提供依據(jù)。（二）采購信息共享1.建立采購信息共享平臺，實現(xiàn)采購部門、需求部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門之間的信息共享。2.采購信息應(yīng)及時、準確地在共享平臺上發(fā)布，方便各部門查詢和使用。（三）采購信息保密1.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的采購信息，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。2.采購人員和相關(guān)工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：包括采購價格、運輸費用、倉儲費用等，評估采購成本是否合理。2.采購質(zhì)量：評估采購物品或服務(wù)是否符合質(zhì)量要求，驗收合格率等指標。3.采購效率：包括采購周期、交貨及時性等指標，評估采購活動是否高效。4.供應(yīng)商管理：評估供應(yīng)商的選擇、評估、合作等方面的管理效果。（二）評估方法1.定期對采購績效進行評估，采用定量和定性相結(jié)合的方法，對采購指標進行分析和評價。2.可以通過數(shù)據(jù)分析、問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查等方式收集評估數(shù)據(jù)，確保評估結(jié)果的客觀準確。（三）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門和采購人員進行獎懲。對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員給予表彰和獎勵，對存在問題的部門和人員進行督