PAGE分散采購管理內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司分散采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，防范采購風險，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位的分散采購活動，包括但不限于辦公用品、辦公設備、維修保養(yǎng)、小型工程項目等采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商享有平等的競爭機會。4.誠實守信原則：采購人員及相關人員應誠實守信，嚴格履行采購合同，維護公司利益。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司設立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購政策和戰(zhàn)略，對采購工作進行監(jiān)督和指導。（二）采購執(zhí)行部門公司指定[具體部門名稱]為采購執(zhí)行部門，負責具體采購業(yè)務的實施。采購執(zhí)行部門應配備專業(yè)的采購人員，明確崗位職責，確保采購工作的順利開展。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結果進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，辦理采購款項的支付手續(xù)。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性，防范采購風險。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據(jù)本部門的工作任務和業(yè)務發(fā)展計劃，結合歷史采購數(shù)據(jù)，編制年度采購預算。采購預算應明確采購項目、數(shù)量、金額等內(nèi)容，并報財務部門審核。2.財務部門應根據(jù)公司整體預算安排，對各部門的采購預算進行匯總、審核和調(diào)整，形成公司年度采購預算草案，報采購決策委員會審議通過后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購執(zhí)行部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購支出進行分析和評估，確保采購資金的合理使用。（三）預算調(diào)整1.在預算執(zhí)行過程中，如遇市場價格波動、政策變化、業(yè)務需求調(diào)整等原因，導致原采購預算無法滿足實際需要時，需求部門應及時提出預算調(diào)整申請。2.預算調(diào)整申請應詳細說明調(diào)整的原因、內(nèi)容、金額等，并附相關證明材料。采購執(zhí)行部門應進行審核，財務部門應進行復核，報采購決策委員會審批后執(zhí)行。四、采購流程管理（一）采購申請1.需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預算金額、預計到貨時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人簽字確認后提交給采購執(zhí)行部門。2.對于金額較大或涉及重要業(yè)務的采購項目，需求部門應在提交采購申請前進行可行性研究和論證，確保采購項目的必要性和合理性。（二）采購審批1.采購執(zhí)行部門收到采購申請后，應按照公司規(guī)定的審批流程進行審核。審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、預算的合規(guī)性、采購方式的適用性等。2.對于金額較小的采購項目，采購執(zhí)行部門可直接審批；對于金額較大或重要的采購項目，應提交采購決策委員會審批。采購決策委員會應在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批，并將審批結果反饋給采購執(zhí)行部門。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購項目的特點和金額大小，采購執(zhí)行部門可選擇以下采購方式：招標采購：適用于金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。通過公開招標、邀請招標等方式，選擇最優(yōu)供應商。競爭性談判：適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的、技術復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的、采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的、不能事先計算出價格總額的采購項目。詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。通過向多家供應商詢價，選擇價格合理的供應商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應商處采購、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購、必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購執(zhí)行部門應根據(jù)采購項目的實際情況，選擇合適的采購方式，并按照國家相關法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進行操作。（四）供應商選擇與管理1.采購執(zhí)行部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商作為采購合作伙伴。2.采購執(zhí)行部門應與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。采購合同應報財務部門審核備案。3.采購執(zhí)行部門應定期對供應商進行評價和考核，根據(jù)評價結果調(diào)整供應商名單，淘汰不合格供應商，確保供應商隊伍的質(zhì)量。（五）采購實施1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同的要求，向供應商發(fā)送采購訂單或采購通知，明確采購物品或服務的詳細要求和交貨時間等信息。2.供應商應按照采購訂單或采購通知的要求，按時、按質(zhì)、按量提供采購物品或服務。采購執(zhí)行部門應跟蹤采購進度，及時協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。3.在采購過程中，如遇供應商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購執(zhí)行部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商采取相應的措施解決問題。如供應商無法解決問題，采購執(zhí)行部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（六）驗收與付款1.需求部門應按照采購合同的要求，對采購物品或服務進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等方面。驗收合格后，需求部門應填寫《驗收單》，并簽字確認。2.采購執(zhí)行部門應將《驗收單》、采購合同、發(fā)票等相關資料提交給財務部門。財務部門應按照合同約定和公司財務制度，審核相關資料后辦理付款手續(xù)。3.對于驗收不合格或不符合合同要求的采購物品或服務，需求部門應及時通知采購執(zhí)行部門，采購執(zhí)行部門應與供應商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應商的違約責任，或采取其他法律措施維護公司利益。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質(zhì)量風險、合同風險等。2.根據(jù)風險識別和評估的結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：密切關注市場動態(tài)，加強市場調(diào)研，及時掌握市場價格變化趨勢，合理安排采購計劃，避免因市場價格波動導致采購成本增加。2.供應商風險應對：建立供應商評估和管理機制，加強對供應商的資質(zhì)審查和信譽評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應商合作。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。3.質(zhì)量風險應對：加強對采購物品或服務的質(zhì)量控制，嚴格按照合同要求進行驗收。在采購合同中約定質(zhì)量保證金和違約責任，對質(zhì)量不合格的供應商進行處罰。4.合同風險應對：加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。在合同執(zhí)行過程中，嚴格按照合同約定履行雙方的權利和義務，及時處理合同糾紛。（三）風險監(jiān)控與預警1.采購執(zhí)行部門應建立風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)風險變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)采購風險達到預警級別，采購執(zhí)行部門應及時采取措施進行處理，并向上級領導報告。同時，應分析風險產(chǎn)生的原因，總結經(jīng)驗教訓，完善風險應對措施，防止類似風險再次發(fā)生。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購執(zhí)行部門應建立健全采購檔案管理制度，對采購活動中形成的各類文件、資料進行分類整理、歸檔保存。采購檔案應包括采購申請表、采購審批文件、采購合同、驗收單、發(fā)票等相關資料。2.采購檔案的保存期限應符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，確保采購檔案的完整性和可追溯性。（二）采購數(shù)據(jù)分析與利用1.采購執(zhí)行部門應定期對采購數(shù)據(jù)進行分析和統(tǒng)計，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應商分布等。通過數(shù)據(jù)分析，了解采購活動的規(guī)律和趨勢，為采購決策提供依據(jù)。2.采購執(zhí)行部門應根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結果，總結采購工作中的經(jīng)驗教訓，提出改進措施和建議，不斷優(yōu)化采購流程和管理方法，提高采購工作的效率和質(zhì)量。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.采購決策委員會應加強對采購工作的監(jiān)督和指導，定期聽取采購執(zhí)行部門的工作匯報，對采購工作中存在的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。