PAGE采購機構(gòu)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強本采購機構(gòu)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購效率，確保采購活動合法合規(guī)、公正透明、科學(xué)高效，保障公司/組織的利益，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于本采購機構(gòu)內(nèi)部的所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.全面性原則：涵蓋采購活動的全過程，包括采購計劃、采購申請、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等各個環(huán)節(jié)。3.制衡性原則：在采購流程中，各環(huán)節(jié)相互制約、相互監(jiān)督，確保權(quán)力分散，防止舞弊和腐敗行為。4.適應(yīng)性原則：根據(jù)公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)特點和實際需求，不斷完善和優(yōu)化內(nèi)控制度。5.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量和合規(guī)性的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.各部門應(yīng)定期對本部門的物資、服務(wù)和工程需求進行預(yù)測，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、市場變化趨勢等因素，提出合理的采購需求。2.采購機構(gòu)應(yīng)建立與各部門的溝通協(xié)調(diào)機制，及時了解需求動態(tài)，為制定采購計劃提供準確依據(jù)。（二）采購計劃制定1.根據(jù)需求預(yù)測結(jié)果，采購機構(gòu)制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購項目、采購數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容。2.采購計劃應(yīng)經(jīng)過嚴格的審核和審批程序。采購部門負責(zé)人審核采購計劃的合理性和可行性，財務(wù)部門審核預(yù)算金額的準確性，分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購計劃，重大采購計劃需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準。（三）采購計劃調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行申請和審批。2.采購計劃調(diào)整申請應(yīng)詳細說明調(diào)整的原因、內(nèi)容和影響，經(jīng)相關(guān)部門審核和領(lǐng)導(dǎo)批準后實施。三、采購申請與審批（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H工作需要，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、申請理由等信息。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認，確保采購需求真實、合理。（二）審批流程1.采購申請表提交至采購機構(gòu)后，采購部門對采購申請進行初步審核，重點審核采購申請是否符合采購計劃、預(yù)算要求和相關(guān)規(guī)定。2.財務(wù)部門對采購申請的預(yù)算金額進行審核，確保采購資金的合理性和合規(guī)性。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)采購申請的性質(zhì)和金額大小進行審批。一般采購申請由分管領(lǐng)導(dǎo)直接審批；重大采購申請需提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準入1.建立供應(yīng)商準入標準，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力（服務(wù)能力）、產(chǎn)品質(zhì)量等條件。2.采購機構(gòu)對申請準入的供應(yīng)商進行資格審查，收集供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、業(yè)績證明等相關(guān)資料，并進行實地考察或調(diào)查。3.經(jīng)審查合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商名錄，并定期進行更新和維護。（二）供應(yīng)商評價與考核1.建立供應(yīng)商評價體系，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進行評價。評價方式可包括問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析等。2.根據(jù)供應(yīng)商評價結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。對優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會和獎勵；對不合格供應(yīng)商進行警告、整改或淘汰處理。3.建立供應(yīng)商考核機制，對供應(yīng)商的年度表現(xiàn)進行綜合考核，考核結(jié)果作為下一年度是否繼續(xù)合作的重要依據(jù)。（三）供應(yīng)商關(guān)系維護1.采購機構(gòu)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時反饋采購需求和質(zhì)量要求，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。2.定期組織供應(yīng)商培訓(xùn)和交流活動，促進供應(yīng)商提高產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平。3.建立供應(yīng)商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表彰和獎勵，增強供應(yīng)商的合作積極性和忠誠度。五、采購方式選擇（一）公開招標1.對于達到公開招標限額標準的采購項目，應(yīng)采用公開招標方式進行采購。公開招標應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和招標程序進行，發(fā)布招標公告，邀請潛在投標人參與投標。2.成立評標委員會，評標委員會由公司/組織內(nèi)部人員和外部專家組成，負責(zé)對投標文件進行評審，確定中標候選人。3.采購機構(gòu)根據(jù)評標委員會的推薦意見，向中標人發(fā)出中標通知書，并與中標人簽訂采購合同。（二）邀請招標1.對于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目，可以采用邀請招標方式。2.采購機構(gòu)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，邀請其參與投標。投標邀請書應(yīng)明確招標項目的基本情況、投標要求和截止時間等內(nèi)容。3.邀請招標的評標程序和中標確定方式與公開招標相同。（三）競爭性談判1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應(yīng)商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。2.采購機構(gòu)成立談判小組，談判小組由采購人代表和有關(guān)專家共三人以上的單數(shù)組成，其中專家的人數(shù)不得少于成員總數(shù)的三分之二。3.談判小組與供應(yīng)商進行談判，在談判中，談判的任何一方不得透露與談判有關(guān)的其他供應(yīng)商的技術(shù)資料、價格和其他信息。談判文件有實質(zhì)性變動的，談判小組應(yīng)當以書面形式通知所有參加談判的供應(yīng)商。4.談判結(jié)束后，談判小組要求所有參加談判的供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)進行最后報價，采購人從談判小組提出的成交候選人中根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有參加談判的未成交的供應(yīng)商。（四）單一來源采購1.符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2.采購機構(gòu)應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對單一來源采購的必要性和合理性進行論證，并形成論證報告。3.單一來源采購項目應(yīng)在采購前向公司/組織內(nèi)部公示，公示期不少于五個工作日。公示無異議后，按照規(guī)定的程序進行審批和采購。（五）詢價1.詢價采購適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購機構(gòu)向符合資格條件的供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格。3.采購機構(gòu)對供應(yīng)商的報價進行比較，按照符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商，并將結(jié)果通知所有被詢價的未成交的供應(yīng)商。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購項目確定中標（成交）供應(yīng)商后，采購機構(gòu)應(yīng)及時與中標（成交）供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)進行嚴格的審核。采購部門審核合同條款是否符合采購要求和公司/組織利益；法律部門審核合同的合法性和合規(guī)性；財務(wù)部門審核合同的付款方式和結(jié)算條款。審核通過后，由授權(quán)代表簽訂采購合同。（二）合同執(zhí)行1.采購合同簽訂后，采購機構(gòu)和供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購機構(gòu)應(yīng)及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。2.供應(yīng)商應(yīng)按照合同要求組織生產(chǎn)或提供服務(wù)，如遇特殊情況需要變更合同條款，應(yīng)及時與采購機構(gòu)協(xié)商，并按照規(guī)定的程序進行變更。（三）合同驗收1.采購項目完成后，采購機構(gòu)應(yīng)組織相關(guān)部門和人員對采購項目進行驗收。驗收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號、技術(shù)性能等是否符合合同要求。服務(wù)采購項目的驗收應(yīng)重點關(guān)注服務(wù)的質(zhì)量、效果和滿意度等方面。2.驗收合格后，采購機構(gòu)應(yīng)出具驗收報告。驗收報告應(yīng)包括驗收項目、驗收標準、驗收結(jié)果等內(nèi)容，并由驗收人員簽字確認。（四）合同付款1.采購機構(gòu)應(yīng)按照采購合同約定的付款方式和時間進行付款。付款前，采購部門應(yīng)提交付款申請，附上采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)資料。2.財務(wù)部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照規(guī)定的程序進行付款。對于重大采購項目的付款，應(yīng)進行嚴格的審批，確保資金支付的安全和合規(guī)。七、采購執(zhí)行與監(jiān)督（一）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)采購計劃和采購合同，組織實施采購活動。采購人員應(yīng)嚴格按照采購程序和規(guī)定進行操作，確保采購過程的公正、透明。2.在采購執(zhí)行過程中，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題。對于采購變更事項，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行審批和處理。（二）內(nèi)部監(jiān)督1.建立采購內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購活動的全過程進行監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、采購申請與審批的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇與管理、采購方式的選擇與執(zhí)行、采購合同的簽訂與履行、采購驗收與付款等環(huán)節(jié)。2.內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購內(nèi)控制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。3.設(shè)立舉報信箱和舉報電話，接受公司/組織內(nèi)部員工和外部相關(guān)方對采購活動中違規(guī)行為的舉報。對舉報事項進行及時調(diào)查處理，保護舉報人權(quán)益。（三）外部監(jiān)督1.積極配合政府相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，如實提供采購活動的相關(guān)資料和信息。2.接受社會公眾的監(jiān)督，及時公開采購項目的相關(guān)信息，提高采購活動的透明度。八、采購檔案管理（一）檔案收集1.采購機構(gòu)應(yīng)指定專人負責(zé)采購檔案的收集工作，確保采購活動中形成的各類文件資料及時、完整地收集歸檔。2.采購檔案包括采購計劃、采購申請、采購合同、供應(yīng)商資料、投標文件、評標報告、驗收報告、付款憑證等相關(guān)資料。（二）檔案整理與歸檔1.對收集到的采購檔案進行分類整理，按照采購項目和時間順序進行編號，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.將整理好的采購檔案及時歸檔，存放在專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并建立檔案索引，便于查詢和檢索。（三）檔案保管與查閱1.采購