PAGE保障部門內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在建立健全公司保障部門的內(nèi)部控制體系，規(guī)范部門各項業(yè)務(wù)流程，防范風(fēng)險，確保公司資產(chǎn)安全、運營合規(guī)，提高部門工作效率和效果，促進(jìn)公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。（二）適用范圍本制度適用于公司保障部門及其所屬各崗位、各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國會計法》、《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等，以及行業(yè)通行的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，結(jié)合公司實際情況制定。（四）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)準(zhǔn)則，確保部門業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋保障部門所有業(yè)務(wù)領(lǐng)域和環(huán)節(jié)，不留內(nèi)部控制空白。3.制衡性原則：各項業(yè)務(wù)流程中的決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)相互分離、相互制約，避免權(quán)力過度集中。4.適應(yīng)性原則：適應(yīng)公司內(nèi)外部環(huán)境變化，及時調(diào)整和完善內(nèi)部控制制度。5.成本效益原則：在保證內(nèi)部控制有效性的前提下，合理權(quán)衡控制成本與效益，以適當(dāng)?shù)目刂拼胧崿F(xiàn)最佳控制效果。二、崗位設(shè)置與職責(zé)分工（一）崗位設(shè)置1.保障部門經(jīng)理：全面負(fù)責(zé)部門工作，制定部門工作計劃和目標(biāo)，協(xié)調(diào)部門內(nèi)外部關(guān)系，監(jiān)督各項制度執(zhí)行情況。2.采購主管：負(fù)責(zé)公司各類物資、服務(wù)的采購工作，包括供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行與監(jiān)控等。3.倉儲主管：管理公司倉儲業(yè)務(wù)，負(fù)責(zé)物資的入庫、存儲、保管、出庫等環(huán)節(jié)的操作與管理。4.物流專員：負(fù)責(zé)公司物流配送業(yè)務(wù)的組織與實施，包括運輸調(diào)度、貨物跟蹤等。5.質(zhì)量檢驗員：對采購物資、倉儲物資等進(jìn)行質(zhì)量檢驗，確保符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。6.財務(wù)專員：負(fù)責(zé)保障部門的財務(wù)核算、資金管理、預(yù)算編制與執(zhí)行等工作。（二）職責(zé)分工1.保障部門經(jīng)理組織制定和修訂保障部門內(nèi)控制度，并監(jiān)督執(zhí)行。審核部門年度工作計劃和預(yù)算，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后組織實施。協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，確保保障工作順利開展。定期對部門工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)措施和建議。2.采購主管制定采購計劃，根據(jù)公司需求確定采購物資和服務(wù)的種類、數(shù)量、規(guī)格等。開展供應(yīng)商調(diào)查與評估，建立供應(yīng)商檔案，選擇合格供應(yīng)商。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。3.倉儲主管規(guī)劃倉儲布局，合理安排物資存儲位置。負(fù)責(zé)物資的驗收入庫工作，核對物資數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等與采購合同一致后辦理入庫手續(xù)。加強倉儲物資保管，定期盤點，確保物資安全、完好。按照公司規(guī)定辦理物資出庫手續(xù)，保證物資發(fā)放準(zhǔn)確無誤。4.物流專員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求，制定物流配送方案，選擇合適的運輸方式和物流公司。組織貨物運輸，安排運輸車輛和路線，確保貨物按時、安全送達(dá)目的地。跟蹤貨物運輸狀態(tài)，及時反饋運輸信息，處理運輸過程中的異常情況。5.質(zhì)量檢驗員制定質(zhì)量檢驗計劃，明確檢驗標(biāo)準(zhǔn)和方法。對采購物資進(jìn)行到貨檢驗，對倉儲物資進(jìn)行定期抽檢，確保物資質(zhì)量合格。出具質(zhì)量檢驗報告，對不合格物資提出處理意見。6.財務(wù)專員負(fù)責(zé)保障部門的財務(wù)核算工作，準(zhǔn)確記錄各項收支業(yè)務(wù)，編制財務(wù)報表。管理部門資金，合理安排資金使用，確保資金安全。參與部門預(yù)算編制，監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，及時反饋預(yù)算執(zhí)行差異。協(xié)助采購主管審核采購合同中的財務(wù)條款，防范財務(wù)風(fēng)險。三、采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制（一）采購計劃管理1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前向保障部門提交采購申請，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等。2.采購主管匯總各部門采購申請，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等，編制年度采購計劃和月度采購計劃，報部門經(jīng)理審核后執(zhí)行。3.采購計劃應(yīng)具有合理性和前瞻性，避免盲目采購和重復(fù)采購。如有特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。（二）供應(yīng)商管理1.采購主管負(fù)責(zé)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。2.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為合格供應(yīng)商、優(yōu)秀供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商。3.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，在同等條件下優(yōu)先選擇；對于不合格供應(yīng)商，及時淘汰，并停止與其合作。（三）采購合同管理1.采購談判達(dá)成一致后，采購主管應(yīng)及時起草采購合同，合同條款應(yīng)明確物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.采購合同初稿提交部門經(jīng)理審核，審核通過后報公司法律顧問審查，確保合同合法合規(guī)。3.采購合同簽訂后，采購主管應(yīng)跟蹤合同執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。如遇合同變更或解除，應(yīng)按規(guī)定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（四）采購執(zhí)行與監(jiān)控1.采購專員根據(jù)采購合同要求，組織實施采購活動，確保采購過程符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。2.采購過程中，采購專員應(yīng)嚴(yán)格遵守采購程序，不得擅自變更采購內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。如遇特殊情況需要變更，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。3.質(zhì)量檢驗員對采購物資進(jìn)行到貨檢驗，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時通知采購主管與供應(yīng)商協(xié)商解決。4.財務(wù)專員根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請，確保付款依據(jù)充分、金額準(zhǔn)確。付款時，嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時間進(jìn)行支付。四、倉儲業(yè)務(wù)內(nèi)部控制（一）倉儲規(guī)劃與布局1.倉儲主管根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和物資特點，合理規(guī)劃倉儲區(qū)域，劃分不同的存儲區(qū)，如原材料存儲區(qū)、成品存儲區(qū)、不合格品存儲區(qū)等。2.確定各類物資的存儲方式和存儲條件，如貨架存儲、堆碼存儲等，并配備相應(yīng)的倉儲設(shè)備，如貨架、叉車、托盤等。3.規(guī)劃倉儲通道，確保貨物搬運和人員通行順暢，保證倉儲安全。（二）物資驗收入庫1.物資到貨前，倉儲主管應(yīng)通知質(zhì)量檢驗員做好檢驗準(zhǔn)備工作。2.物資到貨時，倉儲人員會同質(zhì)量檢驗員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行驗收。3.驗收合格的物資，倉儲人員辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并將物資存放到指定存儲位置。4.驗收不合格的物資，質(zhì)量檢驗員出具不合格報告，倉儲人員拒絕辦理入庫手續(xù)，并及時通知采購主管與供應(yīng)商協(xié)商處理。（三）物資存儲保管1.倉儲人員按照物資存儲要求，對物資進(jìn)行分類存放，做好標(biāo)識管理，便于識別和查找。2.定期對倉儲物資進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點工作由倉儲主管組織，倉儲人員和財務(wù)專員共同參與。3.加強倉儲安全管理，制定安全管理制度，配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，確保倉儲物資不受火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等損失。4.關(guān)注倉儲物資的存儲期限和質(zhì)量狀況，對于易過期、易變質(zhì)的物資，應(yīng)及時提醒相關(guān)部門處理。（四）物資出庫管理1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫物資出庫申請單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交給倉儲主管。2.倉儲主管審核出庫申請單，確認(rèn)無誤后安排倉儲人員辦理出庫手續(xù)。3.倉儲人員根據(jù)出庫申請單，核對物資信息，發(fā)放物資，并填寫出庫單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、出庫日期、領(lǐng)用部門等信息。4.物資出庫后，倉儲人員及時更新庫存臺賬，確保庫存信息準(zhǔn)確。五、物流業(yè)務(wù)內(nèi)部控制（一）物流方案制定1.物流專員根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求、貨物特點、運輸距離、運輸時間等因素，制定物流配送方案。2.物流配送方案應(yīng)包括運輸方式選擇、運輸路線規(guī)劃、運輸時間安排、貨物裝卸與搬運要求、物流成本控制等內(nèi)容。3.物流方案報部門經(jīng)理審核通過后實施，如有需要調(diào)整物流方案，應(yīng)按規(guī)定程序進(jìn)行審批。（二）運輸組織與實施1.物流專員根據(jù)物流配送方案，選擇合適的運輸方式和物流公司，并簽訂運輸合同。2.組織貨物裝卸與搬運工作，確保貨物安全、完整地裝上運輸車輛。在裝卸過程中，應(yīng)注意貨物的標(biāo)識、包裝等，避免損壞。3.安排運輸車輛和司機，按照規(guī)定的運輸路線和時間將貨物送達(dá)目的地。運輸過程中，物流專員應(yīng)跟蹤貨物運輸狀態(tài)，及時掌握運輸信息。4.如遇運輸過程中的異常情況，如交通事故、車輛故障等，物流專員應(yīng)及時采取措施，確保貨物安全，并及時向部門經(jīng)理報告。（三）貨物跟蹤與信息反饋1.建立貨物跟蹤系統(tǒng)，通過物流單號等信息實時跟蹤貨物運輸狀態(tài)，包括貨物裝車時間、運輸途中位置、預(yù)計到達(dá)時間等。2.物流專員定期向相關(guān)部門和客戶反饋貨物運輸信息，如貨物已發(fā)出、預(yù)計到達(dá)時間、實際到達(dá)時間等，確保信息及時、準(zhǔn)確傳遞。3.如貨物出現(xiàn)延誤、損壞等情況，物流專員應(yīng)及時調(diào)查原因，并向部門經(jīng)理匯報處理結(jié)果，同時與客戶溝通協(xié)調(diào)，妥善解決問題。六、財務(wù)內(nèi)部控制（一）財務(wù)核算1.財務(wù)專員按照國家財務(wù)會計準(zhǔn)則和公司財務(wù)制度，對保障部門的各項收支業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確核算。2.及時記錄采購成本、倉儲費用、物流費用等各項支出，以及銷售收入（如有）等收入業(yè)務(wù)，確保財務(wù)數(shù)據(jù)真實、完整。3.定期編制財務(wù)報表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，反映部門財務(wù)狀況和經(jīng)營成果，并按時報送部門經(jīng)理和公司財務(wù)部門。（二）資金管理1.嚴(yán)格執(zhí)行公司資金管理制度，保障部門資金實行收支兩條線管理。2.收入資金及時足額繳存公司指定賬戶，支出資金按照審批后的預(yù)算和合同執(zhí)行，確保資金使用合規(guī)、合理。3.加強資金預(yù)算管理，每月編制資金預(yù)算執(zhí)行情況報告，分析資金收支差異原因，提出改進(jìn)措施和建議。4.定期對部門資金進(jìn)行盤點清查，確保資金安全，賬實相符。（三）預(yù)算管理1.財務(wù)專員參與保障部門年度預(yù)算編制工作，結(jié)合部門業(yè)務(wù)計劃和歷史數(shù)據(jù)，對各項費用進(jìn)行合理預(yù)測和估算。2.預(yù)算編制完成后，報部門經(jīng)理審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后下達(dá)執(zhí)行。3.監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，定期對比實際支出與預(yù)算指標(biāo)，及時發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行差異。對于預(yù)算執(zhí)行偏差較大的項目，分析原因并提出調(diào)整建議，按規(guī)定程序進(jìn)行預(yù)算調(diào)整。（四）財務(wù)監(jiān)督1.財務(wù)專員對保障部門的財務(wù)收支活動進(jìn)行日常監(jiān)督，確保各項業(yè)務(wù)符合財務(wù)制度和法律法規(guī)要求。2.配合公司內(nèi)部審計部門開展審計工作，提供相關(guān)財務(wù)資料和數(shù)據(jù)，積極整改審計發(fā)現(xiàn)的問題。3.定期對部門財務(wù)內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，不斷完善財務(wù)內(nèi)部控制體系。七、監(jiān)督與評價（一）內(nèi)部監(jiān)督1.保障部門建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對部門內(nèi)控制度執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估。2.內(nèi)部監(jiān)督工作由部門經(jīng)理組織，各崗位人員參與，重點檢查采購業(yè)務(wù)、倉儲業(yè)務(wù)、物流業(yè)務(wù)、財務(wù)業(yè)務(wù)等各環(huán)節(jié)是否符合內(nèi)控制度要求。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進(jìn)行整改，并記錄整改情況。整改完成后，進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）風(fēng)險評估1.定期對保障部門面臨的內(nèi)外部風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和分析，如市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。3.持續(xù)關(guān)注風(fēng)險變化情況，及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略，確保風(fēng)險始終處于可控狀態(tài)。（三）內(nèi)部控制評價1.每年對保障部門內(nèi)部控制體系的有效性進(jìn)行全面評價，評價內(nèi)容