PAGE規(guī)范檔案歸檔移交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合與利用，規(guī)范檔案歸檔移交工作流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的歸檔移交管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.完整準(zhǔn)確原則各部門及員工應(yīng)確保檔案內(nèi)容的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映工作活動的全過程，避免檔案缺失、遺漏或虛假信息。3.及時歸檔原則檔案形成后，應(yīng)按照規(guī)定的時間和要求及時歸檔，不得拖延積壓，確保檔案的時效性。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案檢索和利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。二、檔案歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.行政管理類公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、公司章程等。行政會議文件、紀(jì)要、決議等。工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)等各類公文。人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動、獎懲等相關(guān)材料。財務(wù)預(yù)算、決算、審計報告等文件。固定資產(chǎn)臺賬、采購合同、設(shè)備清單等資產(chǎn)管理文件。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類市場調(diào)研、分析報告、營銷策劃方案等市場業(yè)務(wù)文件。銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄、客戶信息等銷售業(yè)務(wù)檔案。采購合同、供應(yīng)商信息、采購訂單、驗(yàn)收記錄等采購業(yè)務(wù)檔案。生產(chǎn)計劃、工藝流程、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、生產(chǎn)記錄等生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案。研發(fā)項目立項報告、研究成果、專利申請文件等研發(fā)業(yè)務(wù)檔案。3.項目管理類各類項目的立項申請、可行性研究報告、項目計劃等文件。項目實(shí)施過程中的會議紀(jì)要、進(jìn)度報告、變更記錄等。項目驗(yàn)收報告、總結(jié)評估文件等。4.技術(shù)文檔類產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)規(guī)格書、操作手冊等技術(shù)文件。工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。技術(shù)研發(fā)過程中的實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究報告、技術(shù)創(chuàng)新成果等。5.合同協(xié)議類各類合同、協(xié)議，包括合作協(xié)議、租賃合同、服務(wù)合同、借款合同等。合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)記錄。6.聲像電子類通過照片、錄音、錄像等方式記錄公司/組織重要活動、工作場景、產(chǎn)品形象等形成的聲像資料。電子文件，包括辦公文檔、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子郵件等。（二）檔案分類根據(jù)檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類。具體分類如下：1.一級分類：按照檔案的性質(zhì)和用途，分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、項目管理類、技術(shù)文檔類、合同協(xié)議類、聲像電子類六大類。2.二級分類：在一級分類基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的具體內(nèi)容和特點(diǎn)進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)分。例如，行政管理類可細(xì)分為公司文件、人事檔案、財務(wù)檔案等；業(yè)務(wù)經(jīng)營類可細(xì)分為市場業(yè)務(wù)、銷售業(yè)務(wù)、采購業(yè)務(wù)等；項目管理類可細(xì)分為項目立項、項目實(shí)施、項目驗(yàn)收等；技術(shù)文檔類可細(xì)分為產(chǎn)品設(shè)計、工藝文件、技術(shù)研發(fā)等；合同協(xié)議類可按照合同類型進(jìn)行細(xì)分；聲像電子類可分為照片檔案、音像檔案、電子檔案等。3.三級分類：在二級分類基礎(chǔ)上，根據(jù)檔案的形成時間、保管期限等因素進(jìn)行更細(xì)致的分類。例如，人事檔案可按照員工入職時間進(jìn)行排序；合同協(xié)議類可按照簽訂時間進(jìn)行編號等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料要求1.歸檔文件應(yīng)原件齊全，如有特殊情況需提供復(fù)印件的，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。2.文件材料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。3.禁止使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的書寫工具書寫文件材料。（二）整理要求1.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.每份文件應(yīng)單獨(dú)裝訂或裝盒，并在首頁右上角加蓋檔號章，注明全宗號、年度、保管期限、件號等信息。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲，確保文件的可讀性和可檢索性。（三）時間要求1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交至檔案管理機(jī)構(gòu)。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[具體時間]內(nèi)及時歸檔移交。3.日常工作中形成的零散文件，應(yīng)定期（每月/每季度）進(jìn)行整理歸檔，不得拖延。四、檔案移交流程（一）部門內(nèi)部整理各部門在檔案形成后，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和初步分類工作。按照檔案歸檔范圍和整理要求，對本部門的文件材料進(jìn)行全面清查，剔除無關(guān)材料，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）編制移交清單整理完成后，各部門應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的類別、名稱、數(shù)量、起止時間等信息。移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案一同移交至檔案管理機(jī)構(gòu)。（三）部門間移交各部門在完成檔案整理和清單編制后，將檔案及移交清單一并提交至檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)接收人員應(yīng)認(rèn)真核對移交清單與檔案內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，雙方在移交清單上簽字確認(rèn)。（四）檔案管理機(jī)構(gòu)接收檔案管理機(jī)構(gòu)接收檔案后，應(yīng)按照檔案分類方案對檔案進(jìn)行重新整理和編號，并將檔案存入相應(yīng)的檔案庫房或電子存儲系統(tǒng)。同時，建立檔案管理臺賬，記錄檔案的接收時間、來源、類別、數(shù)量等信息，以便于查詢和管理。（五）特殊情況處理如遇檔案移交過程中出現(xiàn)檔案缺失、損壞、信息不符等特殊情況，移交部門應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。如無法補(bǔ)充或更正的，應(yīng)在移交清單上注明情況，并由雙方簽字確認(rèn)。對于因特殊原因暫時無法移交的檔案，移交部門應(yīng)向檔案管理機(jī)構(gòu)說明情況，并約定移交時間。五、檔案保管期限（一）保管期限劃分根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實(shí)利用需求，將檔案保管期限劃分為永久、定期兩種。1.永久保管公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件。年度財務(wù)決算、審計報告等重要財務(wù)文件。涉及公司/組織重大權(quán)益、知識產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等方面的文件。其他具有長期保存價值的重要檔案。2.定期保管定期保管期限分為[X]年、[X]年、[X]年等，具體期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和實(shí)際情況確定。一般來說，業(yè)務(wù)經(jīng)營類、項目管理類等檔案保管期限為[X]年；行政管理類、技術(shù)文檔類等檔案保管期限為[X]年；合同協(xié)議類檔案保管期限根據(jù)合同履行期限及相關(guān)規(guī)定確定。（二）保管期限調(diào)整檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司/組織發(fā)展和檔案利用情況適時進(jìn)行調(diào)整。對于已到保管期限但仍有重要利用價值的檔案，經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)審核并報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長保管期限。對于已無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。六、檔案利用與借閱（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露、篡改或非法使用。同時，應(yīng)充分考慮利用需求，提高檔案利用效率，為公司/組織各項工作提供有力支持。（二）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱手續(xù)1.內(nèi)部借閱員工如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理機(jī)構(gòu)。檔案管理機(jī)構(gòu)審核通過后，為借閱人員辦理借閱手續(xù)，并提供相應(yīng)的檔案。2.外部借閱外部單位或個人如需借閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明借閱目的、范圍、時間等信息。經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理機(jī)構(gòu)與借閱方簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，并按照協(xié)議要求提供檔案。（四）借閱期限內(nèi)部借閱檔案的期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案管理機(jī)構(gòu)申請并說明原因。外部借閱檔案的期限根據(jù)具體情況由雙方協(xié)商確定，但最長不得超過[X]天。（五）歸還要求借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如因特殊原因需要延期歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換文件材料。檔案管理機(jī)構(gòu)接收人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量和內(nèi)容，確認(rèn)無誤后，辦理歸還手續(xù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)充分考慮檔案對公司/組織歷史研究、業(yè)務(wù)發(fā)展、文化傳承等方面的重要價值，避免隨意銷毀檔案。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作，并對鑒定結(jié)果進(jìn)行審核和審批。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作主要對檔案的保管期限、保存價值、密級等進(jìn)行審查。根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、利用情況等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。對于已到保管期限且無保存價值的檔案，應(yīng)予以鑒定銷毀；對于仍有保存價值但保管期限需要調(diào)整的檔案，應(yīng)提出調(diào)整建議。（四）銷毀程序1.檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)鑒定工作小組的鑒定結(jié)果，編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的類別、名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保且符合保密要求的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司/組織提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）數(shù)字化掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，確保掃描圖像清晰、完整、可讀。掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，一般不低于[X]dpi。掃描后的電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，建立相應(yīng)的索引目錄，便于檢索利用。（三）系統(tǒng)功能要求檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全過程信息化。同時，系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶角色和職責(zé)分配不同的操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。（四）數(shù)據(jù)備份與安全建立檔案數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。同時，定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司/組織定期對各部門檔案歸檔移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、移交時間、保管期限劃分、利用與借閱管理等方面。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立監(jiān)督檢查記錄，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價將檔案歸檔移交工作納入公司/組織績效