PAGE規(guī)范外包清算管理制度一、總則（一）目的為加強公司外包業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范外包清算流程，保障公司合法權(quán)益，確保外包業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包業(yè)務(wù)的清算管理工作，包括但不限于勞務(wù)外包、業(yè)務(wù)流程外包、信息技術(shù)外包等各類外包項目。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包清算管理工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項操作合法合規(guī)。2.公平公正原則：在清算過程中，應(yīng)秉持公平公正的態(tài)度，維護公司與外包商雙方的合法權(quán)益，避免出現(xiàn)偏袒或不公的情況。3.準(zhǔn)確及時原則：清算數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，清算工作應(yīng)及時完成，以保障公司財務(wù)信息的真實性和及時性，避免因拖延導(dǎo)致的風(fēng)險和損失。4.風(fēng)險防控原則：充分識別和評估外包清算過程中的各類風(fēng)險，采取有效措施進行防控，確保公司利益不受損害。二、外包業(yè)務(wù)范圍界定（一）勞務(wù)外包1.定義：公司將部分非核心的勞務(wù)工作，如生產(chǎn)線上的簡單工序、后勤保障中的清潔、安保等工作，委托給專業(yè)的勞務(wù)外包公司，由勞務(wù)外包公司組織人員完成相應(yīng)工作任務(wù)。2.特點：勞務(wù)外包的人員與公司不存在直接的勞動關(guān)系，勞務(wù)外包公司負(fù)責(zé)人員的招聘、培訓(xùn)、管理等工作，公司根據(jù)勞務(wù)外包公司完成的工作量支付相應(yīng)費用。（二）業(yè)務(wù)流程外包1.定義：公司將特定的業(yè)務(wù)流程，如財務(wù)核算流程、客戶服務(wù)流程、供應(yīng)鏈管理流程等，外包給專業(yè)的服務(wù)提供商，由其按照公司的要求和標(biāo)準(zhǔn)進行流程操作和管理。2.特點：業(yè)務(wù)流程外包涉及公司業(yè)務(wù)的核心環(huán)節(jié)之一，外包商需要具備專業(yè)的流程管理能力和經(jīng)驗，公司通過與外包商簽訂詳細(xì)的服務(wù)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和工作標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)外包商完成流程的質(zhì)量和效率支付費用。（三）信息技術(shù)外包1.定義：公司將信息技術(shù)相關(guān)的工作，如軟件開發(fā)、系統(tǒng)維護、數(shù)據(jù)處理等，外包給專業(yè)的信息技術(shù)服務(wù)公司，借助外部專業(yè)力量提升公司信息技術(shù)水平和業(yè)務(wù)處理能力。2.特點：信息技術(shù)外包對技術(shù)專業(yè)性要求較高，外包商需擁有專業(yè)的技術(shù)團隊和先進的技術(shù)設(shè)備，公司與外包商密切合作，根據(jù)項目進度和成果支付費用，同時需關(guān)注知識產(chǎn)權(quán)歸屬等問題。三、外包清算流程（一）清算準(zhǔn)備1.合同核對項目負(fù)責(zé)人應(yīng)在清算前仔細(xì)核對與外包商簽訂的合同，確保合同條款清晰明確，包括工作范圍、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、費用結(jié)算方式、支付周期等關(guān)鍵內(nèi)容。檢查合同執(zhí)行情況，確認(rèn)外包商是否按照合同約定完成了相應(yīng)工作任務(wù)，有無違約行為。2.數(shù)據(jù)收集公司各相關(guān)部門應(yīng)及時整理與外包業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)資料，如工作量記錄、質(zhì)量檢驗報告、費用支出憑證等。數(shù)據(jù)收集應(yīng)確保真實、準(zhǔn)確、完整，能夠反映外包業(yè)務(wù)的實際開展情況，為后續(xù)的清算工作提供可靠依據(jù)。3.溝通協(xié)調(diào)項目負(fù)責(zé)人應(yīng)與外包商進行溝通，提前告知清算事宜，要求外包商準(zhǔn)備好相關(guān)資料，并對清算工作進行配合。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門之間的關(guān)系，確保在清算過程中信息傳遞順暢，各項工作有序進行。（二）初步清算1.工作量核算根據(jù)收集到的數(shù)據(jù)資料，對外包商完成的工作量進行詳細(xì)核算。對于勞務(wù)外包，按照實際出勤人數(shù)、工作時長、完成的工作任務(wù)數(shù)量等進行統(tǒng)計；對于業(yè)務(wù)流程外包，依據(jù)流程節(jié)點的完成情況、處理業(yè)務(wù)的數(shù)量等進行計算；對于信息技術(shù)外包，根據(jù)軟件開發(fā)的功能模塊完成情況、系統(tǒng)維護的時長等進行評估。核算過程中應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的計量方式進行，確保工作量計算準(zhǔn)確無誤。2.質(zhì)量評估由公司相關(guān)質(zhì)量控制部門或?qū)I(yè)人員對外包商的工作質(zhì)量進行評估。對于勞務(wù)外包，檢查工作成果是否符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，如產(chǎn)品合格率、服務(wù)滿意度等；對于業(yè)務(wù)流程外包，評估流程執(zhí)行的準(zhǔn)確性、效率性、合規(guī)性等；對于信息技術(shù)外包，審查軟件功能是否滿足需求、系統(tǒng)運行是否穩(wěn)定等。根據(jù)質(zhì)量評估結(jié)果，確定是否存在質(zhì)量問題以及相應(yīng)的扣罰標(biāo)準(zhǔn)。3.費用計算根據(jù)工作量核算結(jié)果和合同約定的費用單價，計算外包商應(yīng)得的費用。對于固定單價合同，直接按照工作量乘以單價得出費用金額；對于總價合同，需根據(jù)實際完成情況進行調(diào)整結(jié)算金額?？紤]質(zhì)量評估結(jié)果，對因質(zhì)量問題產(chǎn)生的費用扣罰進行計算，得出最終應(yīng)支付給外包商的費用金額。（三）清算審核1.部門初審初步清算完成后，項目負(fù)責(zé)人將清算資料提交至公司相關(guān)部門進行初審。財務(wù)部門審核費用計算的準(zhǔn)確性和合理性，檢查費用支出是否符合公司財務(wù)制度和預(yù)算安排；業(yè)務(wù)部門審核工作量和工作質(zhì)量是否與實際情況相符，是否滿足業(yè)務(wù)需求；質(zhì)量控制部門對質(zhì)量評估結(jié)果進行再次確認(rèn)，確保評估公正客觀。各部門在初審過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與項目負(fù)責(zé)人溝通，要求其進行核實和修正。2.管理層復(fù)審初審?fù)ㄟ^后的清算資料提交至公司管理層進行復(fù)審。管理層從公司整體利益和戰(zhàn)略角度出發(fā)，對清算結(jié)果進行全面審查，重點關(guān)注費用支出的必要性、外包業(yè)務(wù)對公司業(yè)務(wù)發(fā)展的影響等方面。管理層根據(jù)復(fù)審意見，做出最終的清算決策，如批準(zhǔn)清算結(jié)果、要求進一步調(diào)整或重新清算等。（四）清算執(zhí)行1.支付結(jié)算經(jīng)管理層批準(zhǔn)后，財務(wù)部門按照清算結(jié)果進行支付結(jié)算。對于符合支付條件的外包商，及時辦理款項支付手續(xù)，確保支付金額準(zhǔn)確無誤，并按照合同約定的支付方式和時間進行支付。支付結(jié)算過程中應(yīng)做好記錄，留存相關(guān)憑證，以備后續(xù)查詢和審計。2.資料歸檔清算工作完成后，項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)將清算過程中產(chǎn)生的所有資料進行整理歸檔。歸檔資料應(yīng)包括合同文件、工作量記錄、質(zhì)量評估報告、費用計算明細(xì)、支付憑證等，確保資料完整、有序，便于日后查閱和追溯。四、清算過程中的風(fēng)險防控（一）合同風(fēng)險1.合同條款審查在簽訂外包合同前，應(yīng)組織專業(yè)法律人員對合同條款進行嚴(yán)格審查，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或不利于公司的條款。重點關(guān)注合同中的權(quán)利義務(wù)界定、費用結(jié)算方式、違約責(zé)任、保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等關(guān)鍵內(nèi)容，確保公司權(quán)益得到充分保障。2.合同變更管理如在合同履行過程中需要進行合同變更，必須按照公司規(guī)定的流程進行審批。變更內(nèi)容應(yīng)明確、具體，雙方應(yīng)簽訂書面補充協(xié)議，確保變更后的合同條款依然合法有效，避免因合同變更引發(fā)的風(fēng)險。（二）數(shù)據(jù)風(fēng)險1.數(shù)據(jù)安全保障加強對外包業(yè)務(wù)涉及的數(shù)據(jù)資料的安全管理，要求外包商采取必要的數(shù)據(jù)安全措施，如加密存儲、訪問控制、定期備份等，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改。公司內(nèi)部建立數(shù)據(jù)安全審計機制，定期對外包業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行檢查和評估，確保數(shù)據(jù)安全。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性核實在清算過程中，要對收集到的數(shù)據(jù)進行嚴(yán)格核實，通過多種方式進行驗證，如與相關(guān)人員核對、查閱原始記錄、進行實地抽查等，確保數(shù)據(jù)真實可靠。對于關(guān)鍵數(shù)據(jù)，可要求外包商提供詳細(xì)的說明和證明材料，以保證清算依據(jù)的準(zhǔn)確性。（三）信用風(fēng)險1.外包商信用評估建立外包商信用評估體系，定期對外包商的信用狀況進行評估。評估內(nèi)容包括外包商的經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、履約能力、商業(yè)信譽等方面。根據(jù)信用評估結(jié)果，對不同信用等級的外包商采取相應(yīng)的管理措施，如優(yōu)先選擇信用良好的外包商合作、對信用較差的外包商加強監(jiān)控和風(fēng)險防控等。2.違約處理機制在合同中明確外包商的違約責(zé)任和違約處理方式。一旦發(fā)現(xiàn)外包商存在違約行為，應(yīng)按照合同約定及時采取措施，如要求外包商承擔(dān)違約責(zé)任、支付違約金、解除合同等，以維護公司的合法權(quán)益。建立違約記錄檔案，對違約外包商進行跟蹤管理，避免再次與其合作時出現(xiàn)類似風(fēng)險。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督公司審計部門定期對外包清算管理工作進行審計監(jiān)督，檢查清算流程是否合規(guī)、清算結(jié)果是否準(zhǔn)確、相關(guān)資料是否完整等。通過審計發(fā)現(xiàn)問題，及時提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進行改進，確保外包清算管理工作規(guī)范有序。2.管理層監(jiān)督公司管理層對外包清算管理工作進行日常監(jiān)督，關(guān)注清算工作進展情況，對重大清算事項進行決策和指導(dǎo)。管理層根據(jù)監(jiān)督情況，對公司外包清算管理制度的執(zhí)行效果進行評估，適時調(diào)整和完善相關(guān)制度和流程。（二）外部監(jiān)督1.法律法規(guī)遵循監(jiān)督密切關(guān)注國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化，確保公司外包清算管理工作始終符合相關(guān)要求。定期聘請外部法律專業(yè)機構(gòu)對公司外包業(yè)務(wù)進行合規(guī)審查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的法律