PAGE規(guī)范郵箱收發(fā)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司郵箱的收發(fā)管理，確保公司信息傳遞的安全、準(zhǔn)確、及時(shí)和高效，保障公司業(yè)務(wù)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用公司郵箱進(jìn)行郵件收發(fā)的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保郵件收發(fā)活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障公司郵箱系統(tǒng)的安全，防止信息泄露、丟失和被非法篡改。3.準(zhǔn)確性原則：郵件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、清晰、完整，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤信息的傳遞。4.及時(shí)性原則：及時(shí)處理郵件，對(duì)重要郵件應(yīng)及時(shí)回復(fù)，不得延誤。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的郵件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、郵箱使用規(guī)范（一）郵箱賬號(hào)管理1.公司為每位員工分配唯一的工作郵箱賬號(hào)，員工應(yīng)妥善保管賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。2.如員工離職或崗位變動(dòng)，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)注銷(xiāo)或調(diào)整其郵箱賬號(hào)權(quán)限。（二）郵件主題填寫(xiě)1.郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括郵件主要內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.對(duì)于重要事項(xiàng)或緊急事項(xiàng)的郵件，應(yīng)在主題中注明“重要”“緊急”等字樣。（三）郵件正文撰寫(xiě)1.郵件正文應(yīng)條理清晰，邏輯連貫，語(yǔ)言規(guī)范。開(kāi)頭應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明郵件目的，中間詳細(xì)闡述主要內(nèi)容，結(jié)尾明確提出要求或期望回復(fù)的內(nèi)容。2.涉及多個(gè)事項(xiàng)的郵件，應(yīng)分點(diǎn)列出，避免內(nèi)容冗長(zhǎng)、混亂。3.對(duì)于引用他人觀(guān)點(diǎn)、數(shù)據(jù)等內(nèi)容，應(yīng)注明出處。（四）郵件附件管理1.如需添加附件，應(yīng)確保附件內(nèi)容與郵件主題相關(guān)，且附件格式清晰、可用。2.對(duì)附件進(jìn)行命名時(shí)，應(yīng)使用準(zhǔn)確、易懂的文件名，避免使用無(wú)意義的字符或亂碼。3.控制附件大小，對(duì)于過(guò)大的附件，應(yīng)考慮通過(guò)其他方式（如共享網(wǎng)盤(pán)等）進(jìn)行傳遞，并在郵件正文中說(shuō)明。（五）郵件簽名設(shè)置1.員工應(yīng)設(shè)置規(guī)范的郵件簽名，簽名內(nèi)容應(yīng)包括姓名、部門(mén)、職位、聯(lián)系電話(huà)等信息。2.簽名格式應(yīng)簡(jiǎn)潔統(tǒng)一，不得包含與工作無(wú)關(guān)的廣告、鏈接等內(nèi)容。三、郵件收發(fā)流程（一）郵件發(fā)送1.員工在撰寫(xiě)郵件時(shí)，應(yīng)仔細(xì)檢查郵件內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無(wú)誤后再發(fā)送。2.根據(jù)郵件的性質(zhì)和收件對(duì)象，選擇合適的發(fā)送方式（如普通發(fā)送、抄送、密送等）。3.對(duì)于重要郵件，在發(fā)送前應(yīng)進(jìn)行必要的審核，確保郵件內(nèi)容符合公司政策和相關(guān)規(guī)定。審核可由部門(mén)負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)主管進(jìn)行。（二）郵件接收1.員工應(yīng)定期登錄郵箱，及時(shí)查看收件箱，不得因未及時(shí)查看郵件而延誤工作。2.對(duì)于收到的郵件，應(yīng)根據(jù)郵件內(nèi)容和重要程度進(jìn)行分類(lèi)處理，可分為待辦事項(xiàng)、重要通知、一般性信息等類(lèi)別，并分別采取相應(yīng)的措施。3.如郵件涉及多個(gè)部門(mén)或需要協(xié)同處理的事項(xiàng)，收件人應(yīng)及時(shí)將郵件轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員，并明確說(shuō)明要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（三）郵件回復(fù)1.對(duì)于收到的需要回復(fù)的郵件，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)。如遇特殊情況無(wú)法及時(shí)回復(fù)，應(yīng)向發(fā)件人說(shuō)明原因，并告知預(yù)計(jì)回復(fù)時(shí)間。2.回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)針對(duì)發(fā)件人的問(wèn)題進(jìn)行準(zhǔn)確回答，避免答非所問(wèn)。如有需要進(jìn)一步說(shuō)明或補(bǔ)充的內(nèi)容，應(yīng)詳細(xì)闡述。3.對(duì)于重要郵件的回復(fù)，應(yīng)進(jìn)行必要的審核，確?；貜?fù)內(nèi)容準(zhǔn)確、恰當(dāng)。四、郵件安全管理（一）賬號(hào)安全1.員工應(yīng)定期更換郵箱密碼，密碼應(yīng)具備一定的強(qiáng)度，包含字母、數(shù)字和特殊字符，且不得使用與個(gè)人信息相關(guān)的簡(jiǎn)單密碼。2.避免在公共場(chǎng)所或不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下登錄郵箱，防止賬號(hào)被盜用。3.如發(fā)現(xiàn)郵箱賬號(hào)異常（如收到不明來(lái)源的郵件、登錄異常提示等），應(yīng)立即采取措施，如修改密碼、聯(lián)系公司IT部門(mén)進(jìn)行處理。（二）信息安全1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的郵件，不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)或泄露給無(wú)關(guān)人員。2.對(duì)于含有敏感信息的郵件，應(yīng)采用加密或其他安全措施進(jìn)行傳輸，確保信息在傳輸過(guò)程中的安全性。3.定期對(duì)郵箱中的重要信息進(jìn)行備份，防止因系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等原因?qū)е滦畔G失。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.不得在公司郵箱系統(tǒng)中進(jìn)行非法活動(dòng)，如發(fā)送垃圾郵件、惡意軟件、病毒等。2.注意防范網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)郵件，對(duì)于來(lái)源不明或可疑鏈接應(yīng)謹(jǐn)慎點(diǎn)擊，避免泄露個(gè)人信息和公司機(jī)密。3.配合公司IT部門(mén)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全檢查和維護(hù)工作，及時(shí)更新郵箱系統(tǒng)的安全補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)的安全性。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)公司郵箱的使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查員工郵箱的收發(fā)記錄、郵件內(nèi)容等，確保郵箱使用符合本制度規(guī)定。2.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，并通知相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行整改。（二）考核辦法1.將郵箱使用規(guī)范納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)遵守制度、郵件收發(fā)工作表現(xiàn)良好的員工給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于違反本制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，處罰方式包括但不限于警告、績(jī)效扣分、通報(bào)批評(píng)等。如因違規(guī)行為給公司造成損失的，應(yīng)依法追究其責(zé)任。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.定期組織公司員工進(jìn)行郵箱使用規(guī)范培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括本制度的各項(xiàng)規(guī)定、郵件撰寫(xiě)技巧、安全注意事項(xiàng)等。2.根據(jù)員工的崗位需求和實(shí)際情況，制定有針對(duì)性的培訓(xùn)課程，提高培訓(xùn)效果。（二）宣傳推廣1.通過(guò)公司內(nèi)部公告、宣傳欄、郵件等方式，宣傳本制度的重要性和具體內(nèi)容，提高員工對(duì)郵箱收發(fā)管理的重視程度。2.及時(shí)發(fā)布郵箱使用過(guò)程中的常見(jiàn)問(wèn)題