PAGE電子收據(jù)制度規(guī)范最新一、總則（一）目的為了規(guī)范公司電子收據(jù)的管理，保障財務信息的準確、安全與高效傳遞，適應數(shù)字化辦公環(huán)境，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及財務行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及電子收據(jù)開具、接收、存儲、使用及核銷等環(huán)節(jié)的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家稅收法律法規(guī)以及財務相關規(guī)定，確保電子收據(jù)的開具與使用合法合規(guī)。2.真實性原則電子收據(jù)所記錄的經(jīng)濟業(yè)務必須真實發(fā)生，數(shù)據(jù)準確無誤，不得虛構或篡改。3.完整性原則電子收據(jù)應包含完整的業(yè)務信息，如交易日期、交易內容、金額、雙方信息等，確保財務核算和業(yè)務追溯的完整性。4.安全性原則采取有效措施保障電子收據(jù)數(shù)據(jù)的安全存儲與傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改，確保財務信息安全。二、電子收據(jù)的開具（一）開具流程1.業(yè)務部門在完成交易并確認符合開具電子收據(jù)條件后，填寫電子收據(jù)開具申請單，詳細注明交易信息，包括交易對方名稱、納稅人識別號、交易內容、金額、付款方式等。2.將開具申請單提交至財務部門審核。財務部門審核人員應仔細核對申請單信息與實際業(yè)務的一致性，確保信息準確無誤。審核通過后簽字確認，并將申請單返回業(yè)務部門。3.業(yè)務部門依據(jù)審核通過的申請單，通過公司指定的電子收據(jù)開具系統(tǒng)進行開具操作。開具時應確保電子收據(jù)格式符合國家規(guī)定和公司要求，準確錄入各項信息，并生成唯一的電子收據(jù)編碼。4.電子收據(jù)開具成功后，系統(tǒng)自動發(fā)送至交易對方預留的接收郵箱或其他指定接收方式。同時，業(yè)務部門應及時將電子收據(jù)開具情況告知財務部門備案。（二）開具要求1.電子收據(jù)應使用國家統(tǒng)一規(guī)定的格式和標準，具備稅務機關認可的電子簽名，以確保其法律效力。2.開具的電子收據(jù)內容應清晰、準確、完整，不得遺漏重要信息。如交易內容應具體明確，金額大小寫一致且計算準確。3.對于涉及多種商品或服務的交易，應分別開具電子收據(jù)或在電子收據(jù)中詳細列示各項商品或服務的明細及金額。4.開具電子收據(jù)的操作人員應具備相應的權限和資質，嚴格按照系統(tǒng)操作流程進行操作，確保開具過程的規(guī)范與準確。三、電子收據(jù)的接收（一）接收方式1.公司接收外部電子收據(jù)的方式主要包括對方通過郵件、電子發(fā)票服務平臺等方式推送至公司指定的接收郵箱或系統(tǒng)。2.業(yè)務部門在收到外部電子收據(jù)后，應及時將其轉發(fā)至財務部門，并在轉發(fā)郵件中注明電子收據(jù)對應的業(yè)務事項及相關信息，以便財務部門進行后續(xù)處理。（二）接收核對1.財務部門收到電子收據(jù)后，應立即進行核對。核對內容包括電子收據(jù)的格式是否符合規(guī)定、信息是否完整準確、電子簽名是否有效等。2.與業(yè)務部門提供的交易信息進行比對，確保電子收據(jù)與實際業(yè)務一致。如發(fā)現(xiàn)電子收據(jù)存在信息錯誤、格式不符或其他問題，應及時與對方聯(lián)系溝通，要求對方重新開具或更正。3.對于重復接收的電子收據(jù)，應進行甄別確認，避免財務數(shù)據(jù)混亂。如確認為重復接收，應做好記錄并與相關部門溝通協(xié)調處理。四、電子收據(jù)的存儲（一）存儲方式1.公司采用電子存儲方式保存電子收據(jù)，建立專門的電子收據(jù)存儲數(shù)據(jù)庫，按照年度、月份、業(yè)務類型等進行分類存儲。2.同時，定期對電子收據(jù)數(shù)據(jù)進行備份，備份存儲介質包括硬盤、光盤、云存儲等多種形式，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的地點，并定期進行檢查和維護。（二）存儲期限電子收據(jù)的存儲期限按照國家法律法規(guī)及財務檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，應保存至少10年，以備稅務機關等相關部門檢查和業(yè)務追溯需要。存儲期限屆滿后，經(jīng)公司相關部門審批同意，方可進行數(shù)據(jù)清理或銷毀。（三）存儲安全1.對電子收據(jù)存儲數(shù)據(jù)庫設置嚴格的訪問權限，只有經(jīng)過授權的財務人員和相關管理人員能夠訪問。2.采用加密技術對電子收據(jù)數(shù)據(jù)進行加密存儲，防止數(shù)據(jù)在存儲過程中被非法獲取或篡改。3.建立數(shù)據(jù)安全審計機制，定期對電子收據(jù)存儲系統(tǒng)進行安全審計和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。五、電子收據(jù)的使用（一）報銷使用1.在員工報銷業(yè)務中，電子收據(jù)可作為合法有效的報銷憑證。員工應將電子收據(jù)打印出來，并在報銷單上注明電子收據(jù)的獲取渠道、日期、金額等信息。2.財務人員在審核報銷單據(jù)時，應對電子收據(jù)的真實性、合法性進行嚴格審核。如發(fā)現(xiàn)電子收據(jù)存在問題，應要求員工提供相關證明或重新獲取合規(guī)的電子收據(jù)。3.審核通過的電子收據(jù)報銷憑證應按照公司財務檔案管理規(guī)定進行整理、裝訂和保存，以備后續(xù)查閱。（二）財務核算1.財務部門依據(jù)電子收據(jù)進行財務核算，按照會計準則和公司財務制度準確記錄相關經(jīng)濟業(yè)務。電子收據(jù)作為記賬憑證的原始附件，確保財務賬目清晰、準確。2.在進行財務報表編制時，應將電子收據(jù)所反映的業(yè)務數(shù)據(jù)準確納入報表體系，保證財務報表的真實性和完整性。（三）其他使用場景電子收據(jù)還可用于公司內部的成本核算、統(tǒng)計分析、業(yè)務對賬等工作。各部門在使用電子收據(jù)進行相關工作時，應遵循公司規(guī)定及財務制度，確保數(shù)據(jù)的準確使用和有效管理。六、電子收據(jù)的核銷（一）核銷流程1.當電子收據(jù)對應的經(jīng)濟業(yè)務完成結算或需要進行核銷處理時，業(yè)務部門應填寫電子收據(jù)核銷申請單，注明電子收據(jù)編碼、業(yè)務事項、核銷原因等信息。2.將核銷申請單提交至財務部門審核。財務部門審核人員應核對電子收據(jù)的使用情況、是否已入賬等信息，確認無誤后簽字批準核銷申請。3.財務部門依據(jù)審核通過的核銷申請，在電子收據(jù)存儲系統(tǒng)中進行核銷操作，標記該電子收據(jù)已核銷，并記錄核銷日期等信息。（二）核銷要求1.電子收據(jù)核銷應遵循“一事一核”原則，確保每一張電子收據(jù)對應唯一的經(jīng)濟業(yè)務且已完成相應的結算或處理。2.核銷后的電子收據(jù)應進行妥善保管，與其他財務檔案一同按照規(guī)定期限保存，以備后續(xù)審計或查詢需要。3.對于已核銷的電子收據(jù)，如發(fā)現(xiàn)存在問題或需要重新處理相關業(yè)務，應按照規(guī)定的流程進行反核銷操作，并重新進行相應的財務處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門定期對電子收據(jù)制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查電子收據(jù)的開具、接收、存儲、使用及核銷等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)定。2.審計部門應抽取一定數(shù)量的電子收據(jù)樣本進行詳細審查，并與相關業(yè)務部門和財務部門進行溝通核實，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.財務部門應定期對電子收據(jù)管理工作進行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保電子收據(jù)管理工作規(guī)范有序。（二）外部檢查應對措施1.積極配合稅務機關及其他相關部門對公司電子收據(jù)的檢查工作，如實提供電子收據(jù)相關資料和信息。2.對于外部檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時組織相關部門進行整改，并將整改情況及時反饋給檢查部門。同時，應分析問題產(chǎn)生的原因，完善相關制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。八、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織公司員工參加電子收據(jù)相關知識和操作技能培訓，培訓對象包括業(yè)務部門人員、財務人員及其他涉及電子收據(jù)管理和使用的人員。2.培訓內容包括電子收據(jù)法律法規(guī)、制度規(guī)范、開具與接收流程、系統(tǒng)操作方法等，確保員工熟悉電子收據(jù)管理要求和操作流程。3.通過案例分析、實際操作演練等方式提高員工的培訓效果，使員工能夠熟練掌握電子收據(jù)在實際工作中的應用。（二）宣傳1.利用公司內部宣傳欄、郵件、辦公系統(tǒng)等渠道宣傳電子收據(jù)制度規(guī)范及相關知識，提高員工對電子收據(jù)管理重要性的認識。2.及時發(fā)布電子收據(jù)管理的最新政策法規(guī)和公司制度更新內容，讓員工及時了解并遵守相關規(guī)定。九、附則（一）解釋權本制度由公司財務部門負責解釋。在執(zhí)行過程中，如遇本制度未涵蓋的情況或對制度