PAGE機關發(fā)文規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為進一步加強公司/組織機關發(fā)文管理，確保文件質(zhì)量，提高工作效率，推進公司/組織各項工作規(guī)范化、制度化、科學化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織機關各部門制發(fā)的各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、批復、函等。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)文必須符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關規(guī)定。2.準確性原則：文件內(nèi)容應準確無誤，表述清晰，邏輯嚴謹。3.時效性原則：及時傳達公司/組織決策部署，確保各項工作高效運轉(zhuǎn)。4.精簡高效原則：嚴格控制發(fā)文數(shù)量，提高文件質(zhì)量，避免文件冗長繁瑣。二、發(fā)文流程（一）擬稿1.承辦部門：由相關業(yè)務部門負責文件的擬稿工作。擬稿人應深入了解工作實際情況，準確把握發(fā)文意圖，確保文件內(nèi)容具有針對性和可操作性。2.內(nèi)容要求：主題明確：文件應圍繞一個核心主題展開，避免主題分散。觀點清晰：表述觀點要簡潔明了，避免模糊不清或歧義。論據(jù)充分：如有需要，應提供充分的事實依據(jù)和數(shù)據(jù)支持。格式規(guī)范：按照本制度規(guī)定的格式進行擬稿，包括字體、字號、行距、頁邊距等。（二）審核1.初審：擬稿完成后，由擬稿部門負責人進行初審。初審主要對文件內(nèi)容的準確性、完整性、規(guī)范性進行審核，提出修改意見。2.核稿：初審通過后，將文件送辦公室核稿。辦公室核稿人員應從公文格式、行文規(guī)則、語言表達等方面進行全面審核，確保文件符合發(fā)文要求。3.會簽：涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應認真研究文件內(nèi)容，提出意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋。（三）簽發(fā)1.一般文件：經(jīng)審核、會簽后的文件，由部門分管領導簽發(fā)。2.重要文件：涉及公司/組織重大決策、重要事項的文件，需經(jīng)主要領導簽發(fā)。（四）編號與印發(fā)1.編號：辦公室負責對已簽發(fā)的文件進行編號，編號應遵循唯一性、連續(xù)性原則。2.印發(fā)：編號后的文件由辦公室負責印發(fā)。印發(fā)時應確保文件格式規(guī)范、印刷清晰，按照規(guī)定的范圍和份數(shù)進行發(fā)放。三、文件格式（一）字體字號1.標題：一般用二號宋體字，加粗。2.正文：一般用三號仿宋體字。3.一級標題：用三號黑體字。4.二級標題：用三號楷體字加粗。5.三級標題：用三號仿宋體字加粗。（二）行距頁邊距1.行距：一般為固定值28磅。2.頁邊距：上、下、左、右頁邊距均為2.54厘米。（三）頁碼頁碼一般用四號半角宋體阿拉伯數(shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。（四）印章1.加蓋印章：公文加蓋印章應上不壓正文，下壓成文日期，端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。2.聯(lián)合行文：聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。四、行文規(guī)則（一）行文關系1.上行文：向上級機關行文，應當主送一個上級機關；如需其他相關上級機關閱知，可以抄送。不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應當同時抄送被越過的機關。2.下行文：向下級機關行文，主送受理機關，根據(jù)需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送發(fā)文機關的直接上級機關。3.平行文：向同級機關或者不相隸屬機關行文，一般用函。（二）文種使用1.通知：適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。3.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。4.批復：適用于答復下級機關請示事項。5.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。（三）發(fā)文范圍1.嚴格控制發(fā)文范圍：各部門應根據(jù)工作需要，嚴格控制發(fā)文數(shù)量，避免不必要的發(fā)文。能通過電話、電子郵件等方式溝通解決的問題，不另行文。2.明確發(fā)文對象：發(fā)文應明確主送、抄送單位，避免擴大發(fā)文范圍。五、文件歸檔與保管（一）歸檔要求1.及時歸檔：文件印發(fā)后，承辦部門應及時將文件原稿、正式文件及相關材料整理歸檔。2.歸檔內(nèi)容：歸檔內(nèi)容應包括文件的正本、定稿、附件、領導批示等。3.分類歸檔：按照文件的種類、年度、保管期限等進行分類歸檔，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織重大決策、重要歷史資料等文件，應永久保管。2.定期保管：其他文件根據(jù)其重要程度和保存價值，確定保管期限，一般分為30年、10年。（三）保管責任1.檔案部門：公司/組織檔案部門負責文件的集中保管，建立健全檔案管理制度，確保文件安全。2.保管人員：檔案保管人員應嚴格遵守檔案管理規(guī)定，定期對檔案進行檢查、整理和維護，防止檔案損壞、丟失。六、文件保密與查閱（一）保密規(guī)定1.密級劃分：根據(jù)文件內(nèi)容的重要程度和保密要求，將文件劃分為絕密、機密、秘密三個密級。2.保密措施：嚴格控制知悉范圍，對涉及國家秘密、公司/組織商業(yè)秘密等文件，應采取加密存儲、專人保管等保密措施。3.保密責任：文件起草、審核、印發(fā)、保管等人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對因工作失誤導致文件泄密的，將依法依規(guī)追究責任。（二）查閱制度1.查閱權限：因工作需要查閱文件的，應按照規(guī)定的權限進行查閱。查閱絕密級文件，須經(jīng)公司/組織主要領導批準；查閱機密級文件，須經(jīng)部門分管領導批準；查閱秘密級文件，須經(jīng)文件保管部門負責人批準。2.查閱登記：查閱文件應進行登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、查閱文件名稱、查閱目的等。3.查閱要求：查閱人員應在指定地點查閱