PAGE煙草采購規(guī)范制度范本一、總則（一）目的為了加強公司煙草采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常開展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及煙草采購的所有部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、煙草專賣相關(guān)規(guī)定以及行業(yè)標準，確保采購活動合法合規(guī)。2.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有符合條件的供應商都有機會參與，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證煙草質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信原則：采購活動各方應誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購計劃管理（一）需求預測1.各部門應根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、銷售情況以及歷史數(shù)據(jù)等，提前對煙草需求進行預測。2.定期召開需求預測會議，由各部門負責人匯報本部門煙草需求情況，共同分析市場動態(tài)和趨勢，形成較為準確的需求預測報告。（二）采購計劃編制1.根據(jù)需求預測報告，采購部門負責編制年度、季度和月度煙草采購計劃。2.采購計劃應明確采購煙草的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等詳細信息。3.在編制采購計劃時，應充分考慮庫存水平，避免過度采購或采購不足。（三）計劃審批1.采購計劃編制完成后，提交至采購部門負責人審核。2.采購部門負責人審核通過后，報公司分管領(lǐng)導審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批后的采購計劃作為正式采購依據(jù)，不得隨意變更。如遇特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應按照規(guī)定的審批程序進行。三、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商準入標準，包括供應商的資質(zhì)條件、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽狀況、價格水平等方面。2.通過多種渠道收集供應商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。3.對潛在供應商進行實地考察和評估，了解其實際情況，必要時可要求供應商提供樣品進行檢測分析。4.根據(jù)評估結(jié)果，選擇符合準入標準的供應商，建立供應商名錄。（二）供應商評價1.定期對供應商進行評價，評價周期為每年一次。2.評價內(nèi)容包括供應商品質(zhì)、交貨期、價格、服務等方面，可采用定量與定性相結(jié)合的方式進行綜合評價。3.根據(jù)評價結(jié)果，對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商和不合格供應商。（三）供應商淘汰與更新1.對于評價為不合格的供應商，應及時淘汰，并停止與其合作。2.根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和采購需求變化，適時對供應商名錄進行更新，引入新的優(yōu)質(zhì)供應商。四、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)已審批的采購計劃，填寫采購申請表，詳細說明所需煙草的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對申請內(nèi)容進行審核，核實需求的合理性和準確性。2.審核通過后，報采購部門負責人審批。采購金額較大或涉及重要物資采購的，需報公司分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。（三）采購實施1.根據(jù)審批后的采購申請，采購人員在供應商名錄中選擇合適的供應商進行采購。2.與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務，包括煙草品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.在采購過程中，采購人員應密切跟蹤采購進度，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務。（四）驗收1.煙草到貨后，采購部門應及時通知質(zhì)量檢驗部門進行驗收。2.質(zhì)量檢驗部門按照相關(guān)標準和合同要求對煙草的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進行檢驗。3.驗收合格的，出具驗收報告；驗收不合格的，應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好記錄。（五）付款1.采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，辦理付款手續(xù)。2.付款方式應按照合同約定執(zhí)行，一般采用銀行轉(zhuǎn)賬等方式進行支付。3.在付款前，財務部門應對采購業(yè)務進行審核，確保付款憑證齊全、手續(xù)合規(guī)。五、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同必須采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務。2.合同內(nèi)容應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準要求，包括但不限于煙草品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，應進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。（二）合同執(zhí)行1.采購人員和供應商應嚴格按照合同約定履行各自的義務，確保合同順利執(zhí)行。2.在合同執(zhí)行過程中，如遇合同變更、解除等情況，應按照合同約定的程序進行處理，并簽訂相關(guān)補充協(xié)議。（三）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本進行歸檔保存。2.合同歸檔應按照類別、時間等進行分類整理，便于查詢和管理。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對煙草采購活動進行監(jiān)督檢查，重點檢查采購流程的執(zhí)行情況、合同履行情況、資金使用情況等。2.設(shè)立舉報郵箱和電話，接受公司員工對采購活動中違規(guī)行為的舉報，對舉報內(nèi)容進行及時調(diào)查處理。（二）外部審計1.定期聘請外部審計機構(gòu)對公司煙草采購業(yè)務進行審計，確保采購活動符合法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。2.根據(jù)外部審計意見，及時整改存在的問題，完善采購管理制度。七、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門應收集與煙草采購相關(guān)的各類信息，包括市場價格信息、供應商信息、行業(yè)動態(tài)等。2.對收集到的信息進行整理分析，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）采購檔案管理1.建立完善的采購檔案管理制度，對采購活動中的各類文件