PAGE采購(gòu)清單查看制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)清單查看流程，確保采購(gòu)活動(dòng)的透明、公正、高效，保障公司利益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及采購(gòu)活動(dòng)的部門及人員，包括采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)清單查看活動(dòng)必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.公正性原則：確保所有參與采購(gòu)的人員在查看采購(gòu)清單時(shí)享有平等的權(quán)利，不受任何歧視或偏袒。3.保密性原則：對(duì)于采購(gòu)清單中涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.及時(shí)性原則：相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行采購(gòu)清單查看，確保采購(gòu)工作的順利推進(jìn)。二、采購(gòu)清單的構(gòu)成與內(nèi)容要求（一）采購(gòu)清單的構(gòu)成采購(gòu)清單應(yīng)涵蓋采購(gòu)項(xiàng)目的基本信息、需求明細(xì)、預(yù)算安排、供應(yīng)商信息等主要內(nèi)容。1.基本信息：包括采購(gòu)項(xiàng)目名稱、編號(hào)、采購(gòu)日期、采購(gòu)方式（公開招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)等）、采購(gòu)周期等。2.需求明細(xì)：詳細(xì)列出采購(gòu)項(xiàng)目所需的貨物、服務(wù)或工程的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等具體要求。3.預(yù)算安排：明確采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額，包括分項(xiàng)預(yù)算及總預(yù)算，如有價(jià)格波動(dòng)范圍或成本控制要求也應(yīng)注明。4.供應(yīng)商信息：記錄參與采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方式、資質(zhì)情況、過(guò)往業(yè)績(jī)等。（二）內(nèi)容要求1.準(zhǔn)確性：采購(gòu)清單中的各項(xiàng)信息必須準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購(gòu)失誤或糾紛。2.完整性：應(yīng)全面涵蓋采購(gòu)項(xiàng)目的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利開展。3.規(guī)范性：采購(gòu)清單的格式、填寫方式等應(yīng)符合公司內(nèi)部規(guī)定及相關(guān)行業(yè)慣例，便于查看和管理。三、采購(gòu)清單查看流程（一）采購(gòu)部門準(zhǔn)備階段1.采購(gòu)項(xiàng)目確定后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)整理并編制采購(gòu)清單。2.對(duì)采購(gòu)清單進(jìn)行初步審核，確保信息準(zhǔn)確、完整、規(guī)范。3.將采購(gòu)清單提交至公司內(nèi)部指定的共享平臺(tái)或文件夾，設(shè)置相應(yīng)的查看權(quán)限和密碼。（二）需求部門查看1.需求部門收到采購(gòu)清單查看通知后，由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)查看。2.查看人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)采購(gòu)清單中與本部門需求相關(guān)的內(nèi)容，包括貨物規(guī)格、服務(wù)要求、數(shù)量等。3.如發(fā)現(xiàn)采購(gòu)清單與本部門需求不符或存在疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通，提出修改建議或疑問(wèn)反饋。4.需求部門查看人員在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成查看后，應(yīng)在采購(gòu)清單查看記錄表格上簽字確認(rèn)，并注明查看意見。（三）財(cái)務(wù)部門查看1.財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)清單查看通知后，安排財(cái)務(wù)人員進(jìn)行查看。2.財(cái)務(wù)人員重點(diǎn)審核采購(gòu)清單中的預(yù)算安排、價(jià)格條款、付款方式等財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容。3.檢查采購(gòu)預(yù)算是否合理，是否符合公司財(cái)務(wù)政策和資金狀況。4.對(duì)價(jià)格條款進(jìn)行分析，評(píng)估是否存在成本過(guò)高或不合理的情況。5.確認(rèn)付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)流程和風(fēng)險(xiǎn)控制要求。6.財(cái)務(wù)部門查看人員完成查看后，在采購(gòu)清單查看記錄表格上簽字確認(rèn)，并附上財(cái)務(wù)審核意見。（四）審計(jì)部門查看1.審計(jì)部門根據(jù)公司內(nèi)部審計(jì)計(jì)劃或采購(gòu)項(xiàng)目的重要性，決定是否對(duì)采購(gòu)清單進(jìn)行查看。2.審計(jì)人員從合規(guī)性、內(nèi)部控制等角度對(duì)采購(gòu)清單進(jìn)行審查。3.檢查采購(gòu)流程是否符合公司規(guī)定，采購(gòu)方式的選擇是否恰當(dāng)，是否存在潛在的利益輸送風(fēng)險(xiǎn)等。4.審計(jì)部門查看人員完成查看后，出具審計(jì)意見，并在采購(gòu)清單查看記錄表格上簽字。（五）其他相關(guān)部門查看（如有需要）根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和公司管理要求，可能涉及其他相關(guān)部門對(duì)采購(gòu)清單進(jìn)行查看，如技術(shù)部門對(duì)技術(shù)規(guī)格的審核等。具體查看流程參照上述需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門的查看流程執(zhí)行。（六）反饋與溝通機(jī)制1.在各部門查看采購(gòu)清單過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或有不同意見，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門溝通協(xié)調(diào)。2.采購(gòu)部門應(yīng)認(rèn)真對(duì)待各部門提出的反饋意見，對(duì)于合理的建議應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改和完善采購(gòu)清單。3.如因意見分歧導(dǎo)致無(wú)法達(dá)成一致，可提交至公司采購(gòu)管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行討論決策。四、采購(gòu)清單查看記錄與存檔（一）查看記錄表格1.設(shè)計(jì)統(tǒng)一的采購(gòu)清單查看記錄表格，記錄查看部門、查看人員、查看日期、查看意見等信息。2.查看記錄表格應(yīng)一式多份，分別由采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等留存。（二）存檔要求1.采購(gòu)清單及各部門的查看記錄應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。2.存檔期限應(yīng)符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)定要求，一般為采購(gòu)項(xiàng)目完成后[X]年。3.確保存檔資料的完整性和可追溯性，以便在需要時(shí)進(jìn)行查閱和審計(jì)。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立采購(gòu)監(jiān)督小組，定期對(duì)采購(gòu)清單查看制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括各部門是否按照規(guī)定流程進(jìn)行采購(gòu)清單查看、查看記錄是否完整準(zhǔn)確、反饋溝通機(jī)制是否有效運(yùn)行等。3.對(duì)于違反采購(gòu)清單查看制度的行為，及時(shí)進(jìn)行糾正，并根據(jù)公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）外部監(jiān)督1.接受公司上級(jí)主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位的監(jiān)督檢查。2.積極配合外部監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供采購(gòu)清單查看相關(guān)資料，對(duì)于提出的問(wèn)題及時(shí)整改落實(shí)。六、培訓(xùn)與宣貫（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門會(huì)同采購(gòu)部門制定采購(gòu)清單查看制度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括制度規(guī)范的解讀、查看流程的操作要點(diǎn)、記錄表格的填寫要求等。（二）宣貫方式1.通過(guò)內(nèi)部會(huì)議、培訓(xùn)講座、工作手冊(cè)等多種形式向公司全體員工宣貫采購(gòu)清單查看制度。2.確保員工了解制度的重要性和具體要求，提高員工對(duì)采購(gòu)清單查看工作的重視程度和執(zhí)行能力。七、附則（一）解釋權(quán)