PAGE重大記錄報告制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織對重大記錄的管理，確保重大記錄的真實性、完整性和可追溯性，及時、準(zhǔn)確地報告重大記錄相關(guān)信息，依據(jù)國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及重大記錄的產(chǎn)生、收集、整理、存儲、報告及使用等活動。（三）定義1.重大記錄：指在公司/組織運(yùn)營過程中，涉及重要決策、關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程、重大事件、重要資產(chǎn)變動等方面，具有較高價值和影響力的記錄，包括但不限于文件、合同、報告、數(shù)據(jù)、圖表、影像等形式。2.報告：指按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和流程，將重大記錄相關(guān)信息向上級主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)或其他相關(guān)方進(jìn)行通報的行為。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：重大記錄的管理和報告必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：重大記錄應(yīng)如實反映公司/組織的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，不得虛假、隱瞞或篡改。3.及時有效原則：及時收集、整理重大記錄，并按照規(guī)定及時報告相關(guān)信息，確保信息的時效性和有效性。4.保密安全原則：對重大記錄中的敏感信息進(jìn)行保密管理，確保信息安全，防止泄露。二、重大記錄的范圍與分類（一）重大決策記錄1.公司/組織戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營計劃、重大投資決策等相關(guān)文件和會議記錄。2.涉及公司/組織重組、并購、上市等重大事項的決策過程記錄。（二）關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程記錄1.生產(chǎn)、研發(fā)、銷售、采購等核心業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)記錄，如工藝文件、質(zhì)量檢驗報告、銷售合同、采購訂單等。2.業(yè)務(wù)流程優(yōu)化、創(chuàng)新項目的相關(guān)記錄，包括項目計劃、實施方案、評估報告等。（三）重大事件記錄1.重大安全事故、質(zhì)量事故、環(huán)保事件等的調(diào)查處理記錄，包括事故報告、現(xiàn)場勘查記錄、原因分析報告、處理措施及結(jié)果等。2.重大客戶投訴、媒體曝光事件的應(yīng)對記錄，包括事件詳情、處理過程、整改措施及效果等。3.重要活動、會議、慶典等的組織策劃及實施記錄，如活動方案、嘉賓名單、活動照片、會議紀(jì)要等。（四）重要資產(chǎn)變動記錄1.固定資產(chǎn)購置、處置、報廢等相關(guān)記錄，包括資產(chǎn)清單、購置合同、處置審批文件、報廢鑒定報告等。2.無形資產(chǎn)（如專利、商標(biāo)、著作權(quán)等）的申請、變更、轉(zhuǎn)讓記錄，包括申請文件、變更協(xié)議、轉(zhuǎn)讓合同等。3.重大資產(chǎn)減值、評估等相關(guān)記錄，包括評估報告、減值測試文件等。（五）其他重大記錄根據(jù)公司/組織實際情況，經(jīng)認(rèn)定具有重大價值和影響力，并需納入本制度管理的其他記錄。三、重大記錄的產(chǎn)生與收集（一）記錄產(chǎn)生1.各部門、各崗位在日常工作中應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和規(guī)范要求，及時、準(zhǔn)確地產(chǎn)生各類重大記錄。記錄的內(nèi)容應(yīng)清晰、完整，能夠真實反映業(yè)務(wù)活動的全過程。2.涉及多個部門協(xié)作的重大事項，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同完成記錄的產(chǎn)生工作，確保記錄的一致性和完整性。（二）記錄收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)重大記錄的收集工作，定期對本部門產(chǎn)生的重大記錄進(jìn)行整理和歸集。收集的記錄應(yīng)包括原件及相關(guān)附件，確保記錄的原始性和完整性。2.對于電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進(jìn)行收集，并進(jìn)行備份存儲，防止數(shù)據(jù)丟失。收集過程中應(yīng)注意對記錄的版本控制，確保收集到的是最新、有效的記錄。3.在收集重大記錄時，如發(fā)現(xiàn)記錄存在缺失、錯誤或不完整等情況，應(yīng)及時與記錄產(chǎn)生部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正。四、重大記錄的整理與存儲（一）記錄整理1.收集到的重大記錄應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保同一類記錄集中存放，便于查找和管理。2.對記錄進(jìn)行編號、編目，建立索引目錄，注明記錄的名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查詢。3.對記錄中的文字內(nèi)容進(jìn)行校對、審核，確保記錄的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。對于存在涂改、模糊不清等問題的記錄，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或重新制作。（二）記錄存儲1.根據(jù)記錄的性質(zhì)和保管期限，選擇合適的存儲方式，包括紙質(zhì)存儲、電子存儲或其他存儲介質(zhì)。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和時間順序排列，確保存放整齊、有序。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，定期對紙質(zhì)記錄進(jìn)行檢查和維護(hù)。3.電子記錄應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期進(jìn)行備份。同時，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，對不同級別的人員授予相應(yīng)的訪問權(quán)限，并對訪問操作進(jìn)行記錄。4.對于重要的重大記錄，應(yīng)進(jìn)行異地存儲或多介質(zhì)備份，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е掠涗泚G失。五、重大記錄的報告（一）報告主體與職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門重大記錄報告的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門重大記錄的收集、整理和報告工作。2.涉及重大決策、重大事件及重要資產(chǎn)變動等事項的部門，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)重大記錄報告給公司/組織的管理層或指定的報告接收部門。3.公司/組織設(shè)立專門的報告管理崗位，負(fù)責(zé)對各部門上報的重大記錄進(jìn)行匯總、審核，并按照規(guī)定向監(jiān)管機(jī)構(gòu)、上級主管部門等外部相關(guān)方報告。（二）報告內(nèi)容與格式1.重大記錄報告應(yīng)包括記錄的基本信息、詳細(xì)內(nèi)容、產(chǎn)生背景、影響分析等。報告內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，能夠清晰反映重大記錄所涉及事項的全貌。2.報告格式應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范，采用規(guī)定的模板進(jìn)行撰寫。報告應(yīng)包含封面、目錄、正文、附件等部分，封面應(yīng)注明報告名稱、報告日期、報告部門等信息；目錄應(yīng)列出報告各部分的標(biāo)題及頁碼；正文應(yīng)按照報告內(nèi)容要求進(jìn)行詳細(xì)闡述；附件應(yīng)包括相關(guān)的文件、圖表、數(shù)據(jù)等支持材料。（三）報告流程與時間要求1.各部門在完成重大記錄的收集、整理后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將報告提交給公司/組織的管理層或指定的報告接收部門。2.報告接收部門收到報告后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行審核。審核通過后，按照規(guī)定的時間要求向外部相關(guān)方報告。對于審核不通過的報告，應(yīng)及時反饋給報告部門，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)內(nèi)容，并重新提交報告。3.在向外部相關(guān)方報告重大記錄時，應(yīng)嚴(yán)格按照監(jiān)管機(jī)構(gòu)、上級主管部門等的要求和規(guī)定格式進(jìn)行報送，并確保報告的及時性和準(zhǔn)確性。（四）報告方式1.重大記錄報告可采用紙質(zhì)報告和電子報告兩種方式。紙質(zhì)報告應(yīng)加蓋報告部門公章，并由負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；電子報告應(yīng)通過公司/組織指定的信息系統(tǒng)或電子郵箱發(fā)送，并確保發(fā)送成功的記錄。2.對于涉及敏感信息的重大記錄報告，應(yīng)采取加密傳輸、專人送達(dá)等安全措施，確保信息傳輸過程中的安全性。六、重大記錄的使用與借閱（一）使用權(quán)限1.公司/組織內(nèi)各部門、各崗位人員根據(jù)工作需要，經(jīng)授權(quán)后可查閱、使用相關(guān)重大記錄。查閱和使用應(yīng)遵循“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，確保記錄的安全和完整。2.涉及公司/組織核心機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的重大記錄，應(yīng)嚴(yán)格限制使用權(quán)限，僅允許經(jīng)過授權(quán)的特定人員查閱和使用，并簽訂保密協(xié)議。（二）借閱流程1.因工作需要借閱重大記錄的人員，應(yīng)填寫《重大記錄借閱申請表》，注明借閱記錄的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.部門負(fù)責(zé)人審批通過后，借閱人持申請表到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)核對申請表信息，對符合借閱條件的記錄進(jìn)行登記，并將記錄提供給借閱人。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借記錄，如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。借閱期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)及時收回所借記錄，并進(jìn)行檢查，確保記錄無損壞、丟失等情況。（三）使用要求1.使用重大記錄時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途進(jìn)行使用，不得擅自更改、復(fù)制、傳播或泄露記錄內(nèi)容。如需復(fù)制記錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.使用過程中應(yīng)妥善保管記錄，防止記錄損壞、丟失。使用完畢后，應(yīng)及時將記錄歸還檔案管理部門。3.對于在使用重大記錄過程中發(fā)現(xiàn)的問題或異常情況，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并協(xié)助進(jìn)行處理。七、重大記錄的保密與安全管理（一）保密措施1.對重大記錄中的敏感信息進(jìn)行分類分級管理，明確不同級別信息的保密要求和措施。2.在記錄的產(chǎn)生、收集、整理、存儲、報告及使用等環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施，如加密存儲、限制訪問、簽訂保密協(xié)議等，防止信息泄露。3.加強(qiáng)對員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識，使其了解保密制度和要求，掌握保密技能。（二）安全管理1.建立健全重大記錄的安全管理制度，明確安全管理責(zé)任，加強(qiáng)對記錄存儲場所、設(shè)備等的安全防護(hù)。2.定期對記錄存儲設(shè)備進(jìn)行檢查、維護(hù)和更新，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。3.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、設(shè)備故障、網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)事件，確保重大記錄在緊急情況下能夠及時恢復(fù)和保護(hù)。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督部門或崗位，負(fù)責(zé)對重大記錄報告制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督部門應(yīng)定期或不定期對各部門重大記錄的管理和報告工作進(jìn)行抽查，檢查記錄的產(chǎn)生、收集、整理、存儲、報告等環(huán)節(jié)是否符合制度要求。（二）檢查內(nèi)容1.重大記錄的真實性、完整性和準(zhǔn)確性。2.重大記錄報告的及時性、內(nèi)容和格式是否符合要求。3.重大記錄的整理、存儲、使用及借閱等環(huán)節(jié)的管理情況。4.在重大記錄管理過程中是否存在違規(guī)行為，如泄露信息、篡改記錄等。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。整改通知書應(yīng)明確整改內(nèi)容、整改期限和整改責(zé)任人。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通知書的要求，制定詳細(xì)的整改措施，并認(rèn)真組織實施。整改完成后，應(yīng)向監(jiān)督部門提交整改報告，申請復(fù)查。3.監(jiān)督部門對整改情況進(jìn)行復(fù)查，對整改不到位的部門，應(yīng)責(zé)令其繼續(xù)整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。九、附則