PAGE集團合同管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強集團合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護集團合法權益，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及各下屬子公司、分公司（以下統(tǒng)稱“集團各單位”）在經(jīng)濟活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、借款合同、技術合同、服務合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關政策規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，不得強迫或欺詐對方。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害一方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）集團法務部門職責1.負責制定和完善集團合同管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.參與重大合同的起草、審核、談判等工作，提供法律意見和建議。3.對合同糾紛進行法律分析，提出解決方案，必要時代表集團參與訴訟或仲裁活動。4.定期組織合同管理培訓，提高集團各單位合同管理人員的法律意識和業(yè)務水平。（二）集團業(yè)務部門職責1.負責本部門合同的起草、發(fā)起、談判等工作，并對合同內容的真實性、準確性、完整性負責。2.配合法務部門對合同進行審核，根據(jù)審核意見及時修改完善合同條款。3.負責合同的履行，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。4.定期向法務部門報送合同簽訂、履行情況等相關信息。（三）集團財務部門職責1.負責審核合同中涉及的財務條款，包括付款方式、結算周期、發(fā)票開具等，確保財務風險可控。2.參與重大合同的財務分析，提供財務建議，協(xié)助評估合同的經(jīng)濟效益。3.根據(jù)合同履行情況，及時辦理款項收付手續(xù)，并做好財務記錄。（四）集團審計部門職責1.負責對合同管理情況進行審計監(jiān)督，檢查合同管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.對重大合同進行專項審計，審查合同簽訂、履行過程中的合規(guī)性、效益性等情況。三、合同簽訂管理（一）合同承辦人1.集團各單位應指定專人作為合同承辦人，負責具體合同的簽訂、履行等工作。合同承辦人應具備相應的業(yè)務知識和法律意識，熟悉合同簽訂流程。2.合同承辦人在簽訂合同前，應充分了解合同對方的主體資格、經(jīng)營范圍、信用狀況等信息，確保合同對方具備履約能力。（二）合同起草1.合同一般由承辦業(yè)務的部門負責起草。合同文本應使用規(guī)范的語言文字，條款應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性表述。2.對于格式合同，承辦部門應認真審查合同文本，根據(jù)實際情況對通用條款進行修改補充，確保合同符合集團業(yè)務需求。（三）合同審核1.合同起草完成后，承辦部門應將合同文本提交法務部門進行審核。法務部門應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。2.審核內容包括合同主體資格、合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等方面。對于重大合同或法律關系復雜的合同，法務部門可組織相關部門進行聯(lián)合審核。3.承辦部門應根據(jù)審核意見對合同文本進行修改完善，再次提交審核，直至審核通過。（四）合同審批1.審核通過的合同，承辦部門應按照集團規(guī)定的審批流程提交審批。審批流程一般包括部門負責人審批、分管領導審批、主要領導審批等環(huán)節(jié)。2.各審批環(huán)節(jié)應在收到合同文本后的[X]個工作日內完成審批。如有特殊情況需要延長審批時間，應向承辦部門說明原因。3.審批通過的合同，由承辦部門負責人在合同文本上簽字確認，并加蓋集團或各單位公章。（五）合同簽訂1.合同簽訂應采用書面形式，由雙方當事人簽字（或蓋章）確認。合同文本一式多份，分別由合同雙方及相關部門留存。2.簽訂合同前，承辦人應確保合同對方的簽字（或蓋章）人具有合法授權，簽字（或蓋章）應清晰、完整。3.對于需要辦理公證、鑒證等手續(xù)的合同，承辦人應按照規(guī)定及時辦理相關手續(xù)。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，承辦部門應及時組織合同交底會議，向相關部門和人員傳達合同主要內容、雙方權利義務、履行要求等信息。2.合同交底會議應形成會議紀要，由參會人員簽字確認，并作為合同履行的重要依據(jù)。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.承辦部門應指定專人負責合同的執(zhí)行跟蹤，及時掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與合同對方溝通協(xié)調，并采取有效措施解決問題。2.合同執(zhí)行跟蹤人員應定期向部門負責人匯報合同履行情況，對于重大問題或可能影響合同履行的情況，應及時向上級領導報告。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，合同雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，合同雙方應按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定辦理解除手續(xù)，并簽訂書面解除協(xié)議。3.合同變更或解除后，承辦部門應及時將相關情況通知法務部門、財務部門等相關部門，并做好后續(xù)工作。（四）合同付款管理1.集團財務部門應根據(jù)合同約定的付款方式和結算周期，及時辦理款項收付手續(xù)。付款前，財務部門應審核相關付款申請及supportingdocuments，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.對于涉及預付款、定金等款項的支付，承辦部門應在合同簽訂后及時提交付款申請，并按照規(guī)定進行審批。財務部門應嚴格控制預付款、定金的支付比例和金額，防范財務風險。3.合同履行過程中，如對方提出提前付款或變更付款方式等要求，承辦部門應及時與財務部門溝通，并報上級領導批準。五、合同檔案管理（一）合同檔案的收集與整理1.合同簽訂后，承辦部門應及時將合同文本及相關supportingdocuments收集整理，并移交集團檔案管理部門存檔。2.合同檔案應包括合同文本、合同審批表、合同交底會議紀要、合同變更協(xié)議、合同解除協(xié)議、往來函件、付款憑證等資料。3.檔案管理部門應按照檔案管理規(guī)定對合同檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。（二）合同檔案的保管與查閱1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫房內。檔案管理人員應定期對合同檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全。2.集團各單位因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。查閱人員不得擅自復制、涂改、銷毀合同檔案資料。3.外部單位因特殊原因需要查閱集團合同檔案的，應經(jīng)集團法務部門同意，并辦理相關查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應安排專人陪同，確保查閱工作的規(guī)范進行。（三）合同檔案的借閱與歸還1.集團各單位因工作需要借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案借閱申請表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱人員應在規(guī)定的借閱期限內歸還合同檔案，如因特殊原因需要延期借閱的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管合同檔案，不得轉借他人或用于非工作目的。歸還時，檔案管理人員應認真檢查檔案資料的完整性和準確性，如有損壞或遺失，借閱人員應承擔相應的賠償責任。六、合同風險管理（一）風險識別與評估1.集團法務部門應定期組織合同風險識別與評估工作，對合同簽訂、履行過程中可能存在的風險進行全面梳理和分析。2.風險識別與評估應結合集團業(yè)務特點、法律法規(guī)變化、市場環(huán)境等因素，采用定性與定量相結合的方法，確定風險等級。3.對于識別出的重大風險，應制定專項應對措施，并明確責任部門和責任人。（二）風險應對措施1.針對不同類型的合同風險，應采取相應的風險應對措施，如完善合同條款、加強合同履行跟蹤、建立風險預警機制、購買保險等。2.對于合同糾紛風險，應加強與合同對方的溝通協(xié)商，及時解決爭議。如協(xié)商不成，應按照合同約定或法律法規(guī)規(guī)定，通過訴訟或仲裁等方式解決糾紛。3.集團各單位應定期對合同風險管理工作進行總結和評估，不斷完善風險管理制度和應對措施，提高合同風險管理水平。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.集團審計部門應定期對集團各單位合同管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行的合規(guī)性、合同檔案管理等方面。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查與不定期抽查相結合的方式進行。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時下達整改通知書，要求相關單位限期整改。3.集團法務部門應配合審計部門做好合同管理監(jiān)督檢查工作，提供法律專業(yè)支持，并對整改情況進行跟蹤復查。（二）考核評價1.集團應建立合同管理考核評價制度，對集團各單位合同管理工作進行量化考核評價。考核評價指標包括合同簽訂質量、合同履行情況、合同風險控制、合同檔案管理等方面。2.考核評價結果應與各單位及相關人員的績效掛鉤，對合同