PAGE公文寫作規(guī)范化制度一、總則（一）目的為了提高公司公文寫作的質(zhì)量和效率，確保公文的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，使公文能夠更好地傳達(dá)公司的決策、意圖和信息，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)在公務(wù)活動中形成的各類公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：公文寫作必須符合國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)、表述等應(yīng)真實(shí)可靠，避免模糊不清、歧義或錯(cuò)誤信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循公文的格式、體例、語言風(fēng)格等規(guī)范要求，確保公文的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。4.時(shí)效性原則：根據(jù)工作需要及時(shí)撰寫和發(fā)布公文，確保信息傳遞的及時(shí)性，避免延誤工作。5.實(shí)用性原則：公文應(yīng)具有實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，能夠切實(shí)解決工作中的問題，指導(dǎo)工作實(shí)踐。二、公文格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙，縱向排版。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：一般用三號仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。如主送機(jī)關(guān)名稱過多導(dǎo)致公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用三號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍萌柡隗w字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。（三）排版規(guī)則1.公文應(yīng)雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過±4mm。2.一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。三、公文種類及寫作要求（一）通知1.適用范圍：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。2.寫作要求：標(biāo)題：一般由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種組成，如“關(guān)于[事由]的通知”。正文：開頭應(yīng)明確通知的目的和依據(jù)；主體部分詳細(xì)闡述通知的事項(xiàng)，包括工作任務(wù)、要求、措施、時(shí)間節(jié)點(diǎn)等，內(nèi)容應(yīng)具體、清晰、可操作；結(jié)尾可提出執(zhí)行要求或強(qiáng)調(diào)注意事項(xiàng)。語言：簡潔明了，語氣平和，避免使用模糊、歧義性語言。（二）報(bào)告1.適用范圍：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。2.寫作要求：標(biāo)題：一般為“關(guān)于[事由]的報(bào)告”。正文：應(yīng)實(shí)事求是地?cái)⑹龉ぷ鬟M(jìn)展、成績、問題、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等情況，內(nèi)容要全面、準(zhǔn)確、有條理。結(jié)尾可根據(jù)需要提出下一步工作的建議或打算。語言：客觀、平實(shí)，數(shù)據(jù)和事例要真實(shí)可靠。（三）請示1.適用范圍：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。2.寫作要求：標(biāo)題：一般為“關(guān)于[事由]的請示”。正文：應(yīng)明確請示的事項(xiàng)，闡述請示的原因和理由，提出具體的請示意見。內(nèi)容要單一，一事一請示，避免多頭請示。語言：恭敬、得體，語氣誠懇。（四）批復(fù)1.適用范圍：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。2.寫作要求：標(biāo)題：一般為“關(guān)于[對請示事項(xiàng)的答復(fù)]的批復(fù)”。正文：開頭引述下級機(jī)關(guān)的請示文號和標(biāo)題，然后針對請示事項(xiàng)作出明確的答復(fù)，同意或不同意要表述清晰，必要時(shí)可說明理由。語言：簡潔、明確，態(tài)度鮮明。（五）函1.適用范圍：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。2.寫作要求：標(biāo)題：一般為“關(guān)于[事由]的函”。正文：開頭說明發(fā)函的緣由，主體部分闡述函的事項(xiàng)，語言要禮貌、得體，措辭恰當(dāng)。結(jié)尾可根據(jù)需要使用結(jié)束語，如“特此函達(dá)”“請予函復(fù)”等。語言：簡潔、明了，注重禮貌和分寸。（六）會議紀(jì)要1.適用范圍：適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)。2.寫作要求：標(biāo)題：一般為“[會議名稱]紀(jì)要”。正文：開頭簡述會議的基本情況，包括會議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、會議主題等；主體部分準(zhǔn)確、全面地記錄會議討論的主要內(nèi)容、形成的決議、工作部署等，可采用分條列項(xiàng)的方式進(jìn)行整理。語言：準(zhǔn)確、精煉，突出重點(diǎn)，避免冗長和繁瑣。四、公文起草與審核（一）起草1.公文起草應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示進(jìn)行，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)撰寫。2.起草人應(yīng)深入了解公文的主題和目的，收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的調(diào)查研究，確保公文內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.起草過程中應(yīng)注重邏輯結(jié)構(gòu)，層次分明，條理清晰，語言表達(dá)準(zhǔn)確、規(guī)范、簡潔。（二）審核1.公文起草完成后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核工作由起草部門負(fù)責(zé)人初審，然后提交公司辦公室進(jìn)行復(fù)審。2.初審主要審核公文內(nèi)容是否符合要求，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。復(fù)審則從公文的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等方面進(jìn)行全面審查，并提出修改意見。3.審核人應(yīng)認(rèn)真負(fù)責(zé)，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)與起草人溝通，督促其進(jìn)行修改完善，確保公文質(zhì)量。五、公文簽發(fā)與印發(fā)（一）簽發(fā)1.公文經(jīng)審核無誤后，按照公司的審批流程進(jìn)行簽發(fā)。2.一般公文由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要公文由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；涉及全局性、重大事項(xiàng)的公文由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。（二）印發(fā)1.公文簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。2.印發(fā)人員應(yīng)按照公文格式規(guī)范進(jìn)行排版、校對，確保印發(fā)的公文格式正確、內(nèi)容清晰。3.印發(fā)數(shù)量應(yīng)根據(jù)工作需要確定，嚴(yán)格控制發(fā)文范圍，避免不必要的文件印發(fā)。六、公文歸檔與保管（一）歸檔1.公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔工作由公司辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施。2.歸檔人員應(yīng)按照檔案管理的要求，對公文進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性。3.歸檔文件應(yīng)包括公文的正本、定稿、附件、發(fā)文稿紙等相關(guān)材料。（二）保管1.公司