PAGE打字室上墻制度規(guī)范一、總則1.目的為了規(guī)范打字室的工作流程，提高工作效率，確保打字室各項工作的順利開展，特制定本制度規(guī)范。本制度適用于本公司打字室全體工作人員，旨在明確打字室工作人員的職責、工作流程及工作標準，保障打字室工作的規(guī)范化、標準化和科學(xué)化。2.適用范圍本制度適用于本公司內(nèi)部所有需要打字室提供文字處理服務(wù)的部門和人員。打字室負責公司各類文件、資料、報告、通知等的打印、復(fù)印、排版、裝訂等工作。3.基本原則遵守國家法律法規(guī)，嚴格按照公司的各項規(guī)章制度開展工作。秉持高效、準確、及時的服務(wù)原則，為公司各部門提供優(yōu)質(zhì)的文字處理服務(wù)。嚴格保守公司機密，對涉及公司機密的文件、資料等妥善保管，防止信息泄露。二、人員職責1.打字室主管職責全面負責打字室的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。負責打字室工作人員的工作安排、任務(wù)分配和績效考核，確保各項工作任務(wù)按時、高質(zhì)量完成。定期對打字室的設(shè)備、耗材等進行盤點和管理，合理控制成本。負責與公司各部門的溝通協(xié)調(diào)，及時了解需求，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，并反饋工作中存在的問題。組織打字室工作人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習，不斷提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。2.打字員職責負責各類文件、資料的錄入工作，確保錄入內(nèi)容準確無誤，排版規(guī)范美觀。按照工作要求，及時完成打印、復(fù)印、裝訂等任務(wù)，并保證工作質(zhì)量。對錄入的文件進行妥善保管，防止文件丟失或損壞。嚴格遵守保密制度，對涉及公司機密的文件信息予以保密。積極配合打字室主管和其他工作人員的工作，完成臨時交辦的各項任務(wù)。3.復(fù)印員職責負責文件、資料的復(fù)印工作，確保復(fù)印清晰、完整，符合質(zhì)量要求。對復(fù)印設(shè)備進行日常維護和保養(yǎng)，及時處理設(shè)備故障，保證設(shè)備正常運行。合理使用復(fù)印紙張和耗材，做好節(jié)約工作。協(xié)助打字員完成其他相關(guān)工作，如文件整理、裝訂等。4.裝訂員職責負責文件、資料的裝訂工作，保證裝訂牢固、整齊、美觀。按照規(guī)定的裝訂格式和要求進行操作，確保裝訂質(zhì)量。對裝訂好的文件進行分類整理，便于查閱和存檔。協(xié)助打字員和復(fù)印員完成其他相關(guān)工作，如文件排版后的初步檢查等。三、工作流程1.文件接收打字室工作人員接收各部門提交的文件時，應(yīng)認真核對文件的名稱、份數(shù)、內(nèi)容等信息，確保文件完整無誤。對于不符合要求的文件，如字跡模糊、內(nèi)容不完整等，應(yīng)及時與提交部門溝通，要求其補充或修正。對接收的文件進行登記，記錄文件的名稱、提交部門、提交時間、份數(shù)等信息，建立文件接收臺賬。2.錄入排版打字員根據(jù)文件內(nèi)容和格式要求，進行準確錄入。錄入過程中要注意文字的準確性、標點符號的正確使用以及段落格式的規(guī)范。錄入完成后，對文件進行排版，包括字體、字號、行距、頁邊距、對齊方式等的設(shè)置，確保排版符合公司規(guī)定的標準格式。在排版過程中，要對文件內(nèi)容進行仔細校對，避免出現(xiàn)錯別字、語法錯誤等問題。校對工作可采用自查、互查等方式進行，確保文件質(zhì)量。對于重要文件，應(yīng)進行多次校對，確保萬無一失。3.打印復(fù)印根據(jù)文件的使用需求和數(shù)量，確定打印或復(fù)印的方式和份數(shù)。在打印或復(fù)印前，要對排版后的文件進行再次檢查，確保無誤后再進行操作。打印過程中，要注意紙張的放置和打印機的設(shè)置，保證打印質(zhì)量。對于復(fù)印工作，要調(diào)整好復(fù)印設(shè)備的參數(shù)，確保復(fù)印清晰、完整。打印或復(fù)印完成后，對文件進行整理，去除多余的紙張和空白頁，按照順序排列好。4.裝訂裝訂員按照規(guī)定的裝訂格式和要求，對整理好的文件進行裝訂。裝訂時要注意頁面的整齊度和牢固度，確保文件不易散落。對于有封面要求的文件，要制作好封面，并將文件內(nèi)容與封面裝訂在一起。封面內(nèi)容應(yīng)包括文件名稱、編號、日期、部門等信息，確保封面規(guī)范、美觀。裝訂完成后，對裝訂好的文件進行最后的檢查，檢查裝訂是否牢固、頁面是否整齊、封面是否規(guī)范等，如有問題及時進行調(diào)整。5.文件發(fā)放與存檔打字室工作人員將裝訂好的文件按照提交部門進行分類整理，通知各部門前來領(lǐng)取。在文件發(fā)放過程中，要做好發(fā)放登記，記錄領(lǐng)取部門、領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間等信息，確保文件發(fā)放的準確性和可追溯性。對于需要存檔的文件，按照公司檔案管理規(guī)定進行整理和歸檔。將文件存入指定的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)中，并建立相應(yīng)的檔案索引，便于日后查閱。四、設(shè)備管理1.設(shè)備采購與配置根據(jù)打字室的工作需求和業(yè)務(wù)發(fā)展情況，由打字室主管提出設(shè)備采購申請，經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準后進行采購。在設(shè)備采購過程中，要充分考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、價格等因素，選擇符合公司要求的設(shè)備。設(shè)備采購到貨后，由專人負責驗收，檢查設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、外觀等是否與采購合同一致，同時對設(shè)備進行調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。根據(jù)打字室工作人員的工作崗位和職責，合理配置辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、裝訂機等，確保每個工作人員都能方便、高效地使用設(shè)備開展工作。2.設(shè)備日常維護與保養(yǎng)打字室工作人員負責對所使用的設(shè)備進行日常維護和保養(yǎng)，保持設(shè)備的清潔和良好運行狀態(tài)。每天上班前，對設(shè)備進行檢查，包括設(shè)備的電源、連接線路、紙張供應(yīng)等情況，確保設(shè)備正常開機。定期對設(shè)備進行清潔，如擦拭打印機、復(fù)印機的機身，清理設(shè)備內(nèi)部的灰塵等，防止灰塵影響設(shè)備性能。按照設(shè)備的使用說明書要求，定期對設(shè)備進行保養(yǎng)，如更換打印機墨盒、硒鼓，給復(fù)印機添加潤滑油等，確保設(shè)備的使用壽命和性能。對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，打字室工作人員應(yīng)及時進行排查和處理。如無法解決，應(yīng)及時聯(lián)系設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進行維修，并做好維修記錄。3.設(shè)備使用規(guī)范打字室工作人員應(yīng)嚴格按照設(shè)備的操作規(guī)程使用設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或進行違規(guī)操作。在使用電腦時，要注意保護電腦系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全，定期進行殺毒、備份數(shù)據(jù)等操作。使用打印機、復(fù)印機時，要注意紙張的放置和設(shè)備的進紙情況，避免卡紙等故障。在打印或復(fù)印大量文件時，要合理安排打印任務(wù)，避免設(shè)備長時間連續(xù)工作。使用裝訂機時，要注意操作安全，避免手指受傷等事故發(fā)生。在裝訂過程中，要按照規(guī)定的操作流程進行，確保裝訂質(zhì)量。禁止非打字室工作人員擅自使用打字室設(shè)備，如有特殊情況需要使用，須經(jīng)打字室主管批準，并在打字室工作人員的指導(dǎo)下使用。五、耗材管理1.耗材采購打字室主管根據(jù)打字室的工作需求和耗材庫存情況，制定耗材采購計劃。耗材采購計劃應(yīng)明確采購的耗材種類、規(guī)格、數(shù)量等信息，并報公司相關(guān)部門審核批準。在耗材采購過程中，要選擇質(zhì)量可靠、價格合理的供應(yīng)商，確保耗材的質(zhì)量和供應(yīng)穩(wěn)定性。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括耗材的質(zhì)量標準、價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.耗材庫存管理設(shè)立專門的耗材庫存區(qū)域，對采購回來的耗材進行分類存放，并建立詳細的庫存臺賬。庫存臺賬應(yīng)記錄耗材的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購日期、入庫日期、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用數(shù)量等信息，確保庫存數(shù)量準確、可追溯。定期對耗材庫存進行盤點，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致。如發(fā)現(xiàn)庫存差異，應(yīng)及時查明原因并進行處理。根據(jù)耗材的使用情況和庫存數(shù)量，合理控制耗材的庫存水平，避免積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。3.耗材領(lǐng)用打字室工作人員因工作需要領(lǐng)用耗材時，應(yīng)填寫耗材領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用的耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用原因等信息。將耗材領(lǐng)用申請表提交給打字室主管審批，經(jīng)批準后到耗材庫存區(qū)域領(lǐng)取相應(yīng)的耗材。在領(lǐng)取耗材時，要與庫存管理人員進行核對，確保領(lǐng)用的耗材種類、規(guī)格、數(shù)量準確無誤。領(lǐng)用人員要妥善保管領(lǐng)用的耗材，避免浪費或丟失。如因個人原因造成耗材浪費或丟失，應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。六、保密制度1.保密范圍打字室工作人員在工作過程中接觸到的涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、客戶信息等各類機密文件和資料均屬于保密范圍。包括但不限于公司的產(chǎn)品研發(fā)資料、市場調(diào)研報告、財務(wù)報表、合同協(xié)議、客戶名單、營銷計劃等。2.保密措施打字室工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，對涉及公司機密的文件、資料等妥善保管，不得擅自復(fù)印、傳播、泄露給無關(guān)人員。在文件錄入、打印、復(fù)印、裝訂等工作過程中，要注意防止文件信息的泄露。如在打印機密文件時，要選擇安全的打印環(huán)境，避免他人窺視。對于存儲有公司機密信息的電腦，要設(shè)置密碼保護，并定期更換密碼。同時，要安裝殺毒軟件和防火墻，防止病毒入侵和網(wǎng)絡(luò)攻擊導(dǎo)致信息泄露。禁止在工作時間使用打字室設(shè)備處理個人事務(wù)或瀏覽與工作無關(guān)的網(wǎng)站，避免因網(wǎng)絡(luò)風險導(dǎo)致公司機密信息泄露。如因工作需要將機密文件帶出打字室，須經(jīng)公司相關(guān)部門批準，并采取必要的保密措施，確保文件安全。3.保密責任打字室工作人員如違反保密制度，導(dǎo)致公司機密信息泄露，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，包括警告、罰款、辭退等。如因工作人員違反保密制度給公司造成經(jīng)濟損失的，公司將依法追究其賠償責任。對于因工作需要接觸公司機密信息的外部人員，如供應(yīng)商、合作伙伴等，打字室工作人員要與其簽訂保密協(xié)議，明確其保密責任和義務(wù)，并監(jiān)督其遵守保密規(guī)定。七、安全制度1.消防安全打字室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進行檢查和維護，確保消防器材完好有效。打字室工作人員要熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的消防安全知識和技能。保持打字室內(nèi)消防通道暢通，不得在消防通道內(nèi)堆放雜物。禁止在打字室內(nèi)吸煙和使用明火，如因工作需要使用電烙鐵等加熱設(shè)備，須經(jīng)公司相關(guān)部門批準，并采取相應(yīng)的防火措施。定期組織打字室工作人員進行消防安全培訓(xùn)和演練，提高消防安全意識和應(yīng)急處置能力。2.用電安全打字室內(nèi)的電氣設(shè)備應(yīng)符合安全標準，電線不得私拉亂接，避免電線老化、短路等安全隱患。工作人員在使用電氣設(shè)備時，要嚴格按照操作規(guī)程進行操作，不得過載使用電器。下班前，要關(guān)閉所有電氣設(shè)備的電源，拔掉插頭，確保用電安全。如發(fā)現(xiàn)電氣設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時切斷電源，并通知專業(yè)維修人員進行維修，不得擅自處理。3.工作環(huán)境安全保持打字室內(nèi)環(huán)境整潔，地面干凈無雜物，防止人員滑倒摔傷。對打字室的桌椅、設(shè)備等進行定期檢查，確保其牢固穩(wěn)定，無松動、損壞等安全隱患。在使用裝訂機、裁紙刀等工具時，要注意操作安全，防止手指受傷等事故發(fā)生。對于打字室內(nèi)存在的安全隱患，打字室工作人員應(yīng)及時報告打字室主管，并采取相應(yīng)的措施進行整改，確保工作環(huán)境安全。八、績效考核1.考核指標工作質(zhì)量：主要考核打字員錄入文件的準確率、排版規(guī)范程度，復(fù)印員復(fù)印文件的清晰度、完整度，裝訂員裝訂文件的牢固度、整齊度等。工作效率：考核工作人員完成各項任務(wù)的時間和速度，如文件錄入的時長、打印復(fù)印的速度、裝訂文件的效率等。工作態(tài)度：包括工作的積極性、責任心、團隊協(xié)作精神等方面，如是否按時完成工作任務(wù)、是否主動承擔工作、是否與同事配合良好等。保密工作：考核工作人員對公司機密文件的保密意識和執(zhí)行保密制度的情況，如是否發(fā)生機密信息泄露事件等。設(shè)備維護：考核工作人員對辦公設(shè)備的日常維護和保養(yǎng)情況，如設(shè)備是否正常運行、是否及時處理設(shè)備故障等。2.考核方式打字室主管每月對工作人員進行一次績效考核，考核方式包括日常工作檢查、工作成果評估、同事評價等。通過查看工作人員的工作記錄、抽查文件質(zhì)量、觀察工作現(xiàn)場等方式，對工作人員的工作質(zhì)量、工作效率等進行檢查和評估。定期組織同事之間進行互評，評價工作人員的工作態(tài)度、團隊協(xié)作精神等方面的表現(xiàn)。根據(jù)考核指標的完成情況，對工作人員進行量化評分，滿分100分。3.考核結(jié)果應(yīng)用根據(jù)績效考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員給予獎勵，如獎金、榮譽證書、晉升機會等。對于考核結(jié)果不合格的工作人員，打字室主管要與其進行溝通，分析原因，制定改進措施，并進行跟