PAGE規(guī)范使用文字制度一、總則（一）目的為確保公司/組織內(nèi)部文字使用的規(guī)范性、準確性和一致性，提高工作效率，避免因文字使用不當而產(chǎn)生的誤解、錯誤或其他不良影響，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、崗位及人員在各類文件、報告、通知、宣傳資料、會議記錄、電子郵件、辦公軟件文檔等工作場景中文字的使用。（三）基本原則1.合法性原則：文字使用必須符合國家現(xiàn)行法律法規(guī)的要求，不得出現(xiàn)違法違規(guī)、違背公序良俗或侵犯他人權益的表述。2.準確性原則：所使用的文字應準確傳達信息，避免模糊、歧義、錯別字、語病等問題，確保信息的真實性和可靠性。3.規(guī)范性原則：遵循國家語言文字規(guī)范標準，使用通用的漢字、標點符號、數(shù)字、計量單位等，保持語言風格和格式的統(tǒng)一。4.一致性原則：在公司/組織內(nèi)部，對于特定的術語、名稱、簡稱等應保持一致，避免同一概念出現(xiàn)多種不同表述。二、文字使用規(guī)范（一）漢字使用規(guī)范1.嚴格使用簡化字，以《通用規(guī)范漢字表》為依據(jù)，不得使用已被簡化的繁體字、異體字。在特殊情況下需要使用繁體字的，應按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，并確保在同一文檔或材料中保持一致。2.書寫要工整、清晰，避免字跡潦草、難以辨認。對于重要文件或需要長期保存的資料，建議采用打印或電子文檔形式，確保文字的清晰和耐久性。3.禁止使用生造字、自造簡化字或不規(guī)范的簡體字。對于一些容易混淆的漢字，如“的”“地”“得”，“做”“作”等，應根據(jù)語法規(guī)則正確使用。（二）標點符號使用規(guī)范1.標點符號的使用應符合國家標準《標點符號用法》的規(guī)定，正確區(qū)分句內(nèi)點號和句末點號，準確表達句子的停頓和語氣。2.注意逗號、句號、頓號、分號、冒號等點號的不同用法，避免因標點使用不當導致句子意思表達不清。例如，并列詞語之間的停頓一般用頓號，但如果并列詞語較長或有層次，可使用逗號；復句內(nèi)部并列分句之間的停頓用分號等。3.引號、括號、破折號、省略號等標號的使用要準確無誤，注意其與正文的搭配和位置關系。如直接引用他人話語時要用引號，句內(nèi)括號應緊跟被注釋的詞語，破折號表示解釋說明或話題轉(zhuǎn)換等。（三）數(shù)字使用規(guī)范1.一般情況下，公歷世紀、年代、年、月、日、時刻、計數(shù)與計量等均應使用阿拉伯數(shù)字。例如：2023年10月15日，9時30分，50米，300人等。2.整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要照顧到上下文，求得局部體例上的一致。如一個人、三本書、四種產(chǎn)品等。3.表示概數(shù)和約數(shù)時，相鄰的兩個數(shù)字并列連用表示概數(shù)，必須使用漢字，且中間不能用頓號隔開。如三四天、五六米、七八十歲等。4.多位整數(shù)與小數(shù)的分節(jié)，按照國際通行的三位分節(jié)法，從小數(shù)點起向左和向右每三位數(shù)字一組，組間空四分之一個漢字位置。例如：1,234.,567,890（四）計量單位使用規(guī)范1.采用國家法定計量單位，如長度單位用米（m）、千米（km），質(zhì)量單位用千克（kg）、克（g），時間單位用秒（s）、分（min）、小時（h）等。2.禁止使用非法定計量單位或已廢止的計量單位，如斤、兩、尺、寸、畝等（在特定的歷史文化、民俗等領域有特殊規(guī)定允許使用的除外）。對于一些已習慣使用的非法定計量單位，如“公里”，應逐步過渡為法定計量單位“千米”。3.在同一文檔或材料中，計量單位應保持一致，不得混用不同的計量單位。如需進行單位換算，應按照正確的換算關系進行準確換算，并在文中明確說明。（五）術語和簡稱使用規(guī)范1.公司/組織內(nèi)部應統(tǒng)一術語和簡稱的使用，對于一些特定的業(yè)務術語、專業(yè)詞匯、組織機構名稱等，應制定明確的標準表述，并在相關的培訓資料、工作手冊等中進行公布。2.新出現(xiàn)的術語或簡稱，應經(jīng)過充分的論證和審批后，方可在正式文件或工作中使用。使用過程中要確保相關人員能夠理解其含義，避免因術語生僻或簡稱不規(guī)范而造成溝通障礙。3.在首次使用術語或簡稱時，應進行必要的解釋說明，以便讀者能夠準確理解其特定含義。對于一些可能引起歧義的簡稱，應盡量避免使用，或在使用時明確其全稱。三、文件起草與審核規(guī)范（一）起草要求1.文件起草人員應具備扎實的文字功底和相關業(yè)務知識，認真梳理文件內(nèi)容，確保文件主題明確、邏輯清晰、層次分明。2.在起草文件前，應充分收集相關資料和信息，進行必要的調(diào)研和分析，使文件內(nèi)容具有充分的依據(jù)和合理性。3.文件語言應簡潔明了、通俗易懂，避免使用過于復雜、生澀或冗長的句子和詞匯。對于專業(yè)性較強的內(nèi)容，應適當進行解釋或說明，以便非專業(yè)人員也能理解。（二）審核流程1.文件起草完成后，應按照規(guī)定的審核流程進行審核。一般先由起草部門負責人進行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合部門工作實際、邏輯是否連貫、文字表述是否準確等。2.初審通過后，將文件提交給相關職能部門或綜合管理部門進行審核。審核部門應從公司整體政策、法規(guī)遵循情況、格式規(guī)范、文字質(zhì)量等方面進行全面審查，并提出修改意見。3.對于涉及多個部門或重要事項的文件，還應組織相關部門進行會審，共同研究文件內(nèi)容，確保文件能夠協(xié)調(diào)各方利益，符合公司整體發(fā)展戰(zhàn)略和要求。4.文件審核通過后，由起草部門根據(jù)審核意見進行修改完善，直至最終定稿。（三）特殊情況處理1.對于緊急文件或因特殊情況無法按照正常審核流程進行審核的文件，應經(jīng)相關領導批準后，可適當簡化審核程序，但仍需確保文件內(nèi)容的準確性和規(guī)范性。2.在審核過程中，如果發(fā)現(xiàn)文件存在重大問題或與公司政策、法規(guī)不符，審核部門應及時與起草部門溝通，要求其重新起草或進行重大修改。起草部門應積極配合，按照要求完成文件的修訂工作。四、公文格式規(guī)范（一）字體字號1.標題：一般采用二號宋體字，加粗，居中排列。標題應準確概括文件的主要內(nèi)容，避免使用過于冗長或模糊的標題。2.正文：一般采用三號仿宋體字，行距一般為固定值28磅，以保證文檔的美觀和易讀性。3.一級標題：采用三號黑體字，序號用“一、”“二、”“三、”等表示，獨占一行，末尾不加標點符號。4.二級標題：采用三號楷體字，序號用“（一）”“（二）”“（三）”等表示，空兩格起寫，末尾不加標點符號。5.三級標題：采用三號仿宋體字加粗，序號用“1.”“2.”“3.”等表示，空兩格起寫，末尾加句號。6.四級標題：采用三號仿宋體字，序號用“（1）”“（2）”“（3）”等表示，空兩格起寫，末尾加句號。（二）頁面設置1.頁邊距：上、下頁邊距一般為2.厘米，左、右頁邊距一般為2.5厘米。2.頁眉頁腳：頁眉一般為公司/組織名稱，采用五號宋體字，居中排列；頁腳一般為頁碼，采用五號宋體字，居右排列。3.紙張大?。阂话悴捎肁4紙（210mm×297mm）縱向打印。對于一些特殊格式要求的文件，如合同、報表等，可根據(jù)實際需要選擇合適的紙張大小和打印方向。（三）排版要求1.段落格式：每段開頭應空兩格，段與段之間應保持適當?shù)拈g距，一般為0.5行。2.頁碼設置：頁碼應連續(xù)編排，起始頁碼為1，位于頁面底部右側(cè)。3.附件標注：如有附件，應在正文末尾注明附件名稱和序號，并在附件首頁左上角標注“附件[x]（共[x]頁）”字樣，其中[x]為附件序號和總頁數(shù)。附件應與正文一起裝訂，并在附件首頁加蓋公司/組織公章（如需要）。五、宣傳資料與廣告規(guī)范（一）內(nèi)容審核1.宣傳資料和廣告的內(nèi)容必須經(jīng)過嚴格審核，確保其符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織的形象和政策要求。審核內(nèi)容包括文字表述、圖片使用、數(shù)據(jù)引用、宣傳重點等方面。2.對于涉及產(chǎn)品宣傳、服務承諾、企業(yè)形象塑造等方面的內(nèi)容，應真實、準確、客觀，不得夸大其詞、虛假宣傳或誤導消費者。嚴禁使用含有欺詐、歧視、詆毀等不良內(nèi)容的文字。3.宣傳資料和廣告中引用的數(shù)據(jù)、案例等應確保來源可靠，并經(jīng)過適當?shù)暮藢嵑万炞C。對于一些重要的數(shù)據(jù)或關鍵信息，應注明出處，以便讀者查閱核實。（二）語言風格1.宣傳資料和廣告的語言應富有感染力和吸引力，能夠突出產(chǎn)品或服務的特點和優(yōu)勢，激發(fā)目標受眾的興趣和購買欲望。同時，要注意語言的簡潔性和易懂性。2.避免使用過于生硬或晦澀的專業(yè)術語，盡量采用通俗易懂、生動形象的語言進行表達?？梢赃m當運用修辭手法、情感化表述等方式，增強宣傳效果，但要避免過度夸張或低俗化的語言。3.在宣傳資料和廣告中，應注重語言的一致性和連貫性，保持整體風格的統(tǒng)一。對于不同版本或不同渠道發(fā)布的宣傳資料，應確保核心信息和語言風格的一致性，避免給受眾造成混亂或誤解。（三）圖片與文字配合1.宣傳資料和廣告中的圖片應與文字內(nèi)容緊密配合，起到輔助說明、增強視覺效果的作用。圖片要清晰、美觀、具有代表性，能夠準確反映產(chǎn)品或服務的真實情況。2.圖片的選擇應符合宣傳主題和目標受眾的審美需求，避免使用過于模糊、低俗、恐怖或與宣傳內(nèi)容無關的圖片。對于一些涉及人物形象的圖片，應確保人物的形象、姿態(tài)、表情等符合公司/組織的形象定位和宣傳要求。3.在圖片上添加文字說明時，應注意文字的字體、字號、顏色等與圖片背景的協(xié)調(diào)性，確保文字清晰可讀。文字說明應簡潔明了，突出圖片的關鍵信息，與圖片內(nèi)容相得益彰。六、會議記錄與文檔管理規(guī)范（一）會議記錄規(guī)范1.會議記錄人員應認真負責，準確、完整地記錄會議內(nèi)容。記錄內(nèi)容包括會議主題、時間、地點、參會人員、主持人、會議議程、發(fā)言要點、討論結果、決議事項等。2.會議記錄應使用規(guī)范的文字表述，避免使用口語化、隨意性較強的詞匯和表述方式。對于參會人員的發(fā)言，應盡量記錄其原話，如無法完全記錄，也要準確概括其主要觀點和意見。3.會議記錄應及時整理，在會議結束后盡快形成初稿，并提交給會議主持人或相關領導審核。審核通過后，將會議記錄存檔保存，以備后續(xù)查閱和參考。（二）文檔命名規(guī)范1.公司/組織內(nèi)的各類文檔應按照統(tǒng)一的命名規(guī)范進行命名，以便于查找、識別和管理。文檔命名應簡潔明了，能夠準確反映文檔的主題、內(nèi)容、時間等關鍵信息。2.一般文檔命名格式為：[部門名稱][文檔主題][時間][版本號]。例如：[人力資源部][員工培訓計劃][20230915][V1.0]3.對于一些重要文檔或具有特定編號的文檔，應在命名中體現(xiàn)其編號信息。如合同文檔命名為：[合同編號][合同名稱][簽訂時間]（三）文檔分類與存儲1.建立完善的文檔分類體系，對公司/組織內(nèi)的各類文檔進行科學分類。分類應根據(jù)文檔的性質(zhì)、用途、所屬部門等因素進行合理劃分，確保文檔存儲有序、便于查找。2.文檔應按照分類存放在相應的文件夾或存儲設備中，并定期進行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。對于一些重要的電子文檔，應設置權限管理，確保只有授權人員能夠訪問和修改。3.在文檔存儲過程中，應注意保持文檔的原始格式和內(nèi)容完整性，避免因格式轉(zhuǎn)換或其他原因?qū)е挛臋n信息丟失或損壞。同時，要定期對文檔進行清理和整理，刪除過期或無用的文檔，提高文檔管理效率。七、培訓與監(jiān)督（一）培訓計劃1.人力資源部門應制定針對文字使用規(guī)范方面的培訓計劃，定期組織相關培訓活動，提高全體員工的文字應用能力和規(guī)范意識。2.培訓內(nèi)容應涵蓋漢字、標點符號、數(shù)字、計量單位、術語簡稱、公文格式以及文件起草審核等方面的規(guī)范要求，并結合實際案例進行講解和分析，使員工能夠更好地理解和掌握。3.根據(jù)不同崗位的需求和特點，培訓計劃應具有針對性和層次性。對于文字工作較多的崗位，如文秘、編輯、文案策劃等，應進行更深入、系統(tǒng)的培訓；對于其他崗位，應側(cè)重于基本的文字使用規(guī)范和常見錯誤的防范等方面的培訓。（二）培訓方式1.采用多種培訓方式相結合，如內(nèi)部培訓課程、線上學習平臺、案例分析研討、實地操作練習等，以提高培訓效果。2.內(nèi)部培訓課程由公司內(nèi)部具有豐富文字工作經(jīng)驗的人員或外聘專家擔任講師，通過面對面授課的方式，向員工傳授文字使用規(guī)范的知識和技能。3.利用線上學習平臺，提供相關的文字使用規(guī)范學習資料，如電子文檔、視頻教程、在線測試等，方便員工隨時隨地進行學習和復習。員工可以根據(jù)自己的時間和進度自主安排學習，提高學習的靈活性和效率。4.定期組織案例分析研討活動，選取公司內(nèi)部或外部出現(xiàn)的文字使用不規(guī)范案例進行分析討論，引導員工從中吸取教訓，增強規(guī)范意識。同時，鼓勵員工分享自己在文字工作中遇到的問題和解決方案，促進員工之間的交流和學習。5.在培訓過程中，安排實地操作練習環(huán)節(jié)，讓員工通過實際撰寫文件、編輯文檔等方式，鞏固所學知識和技能。講師應及時給予指導和反饋，幫助員工發(fā)現(xiàn)問題并改進提高。（三）監(jiān)督檢查1.成立專門的文字使用規(guī)范監(jiān)督小組，定期對公司/組織內(nèi)各類文件、資料、宣傳品等進行檢查，確保文字使用符合本制度要求。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括文字表述的準確性、規(guī)范性、一致性，標點符號和數(shù)字的使用，公文格式的完整性，術語簡稱的使用等方面。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時記錄并反饋給相關部門或人員，要求其限期整改。3.將文字使用規(guī)范情況納入員工績效考核體系，對于在文字工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、嚴格遵守規(guī)范的員工給予適當獎勵；對于違反文字使用規(guī)范、造成不良影響的員工，視情節(jié)輕重給予相應的處罰，如批評教育、績效扣分等。4.鼓勵全體員工對文字使用不規(guī)范的