PAGE集團(tuán)公司文件規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)公司文件管理，確保文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和有效性，提高工作效率，促進(jìn)集團(tuán)各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。集團(tuán)公司總部負(fù)責(zé)文件管理的統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)，各子公司、分公司負(fù)責(zé)本單位文件的具體管理工作。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則。文件的起草、審核、印發(fā)等環(huán)節(jié)應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，傳遞及時(shí)高效。3.安全保密原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和集團(tuán)公司保密規(guī)定，確保文件信息安全。二、文件分類（一）行政文件1.集團(tuán)公司發(fā)布的各類決定、決議、通知、通報(bào)等。2.向上級(jí)主管部門報(bào)送的請(qǐng)示、報(bào)告等。3.與外部單位往來的函件等。（二）業(yè)務(wù)文件1.各業(yè)務(wù)部門在工作中形成的規(guī)劃、方案、標(biāo)準(zhǔn)、流程等。2.業(yè)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。（三）財(cái)務(wù)文件1.預(yù)算、決算報(bào)告。2.財(cái)務(wù)制度、會(huì)計(jì)憑證、賬簿等。（四）人事文件1.員工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬福利文件等。2.人事任免、考核、培訓(xùn)等相關(guān)文件。三、文件起草（一）起草職責(zé)1.文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，應(yīng)明確起草人及審核人。2.涉及多個(gè)部門的文件，由牽頭部門組織起草，相關(guān)部門配合。（二）起草要求1.內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定。2.主題明確，邏輯清晰，語言簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、規(guī)范。3.對(duì)文件的背景、目的、依據(jù)、主要內(nèi)容、實(shí)施要求等應(yīng)闡述清楚。四、文件審核（一）審核流程1.部門負(fù)責(zé)人對(duì)起草的文件進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否準(zhǔn)確、格式是否規(guī)范等。2.涉及重要事項(xiàng)或多部門的文件，由集團(tuán)公司辦公室組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。3.需集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審批的文件，經(jīng)審核后報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審定。（二）審核要點(diǎn)1.合法性審核，確保文件符合法律法規(guī)要求。2.合規(guī)性審核，檢查是否符合集團(tuán)公司各項(xiàng)制度規(guī)定。3.準(zhǔn)確性審核，核對(duì)數(shù)據(jù)、事實(shí)等是否準(zhǔn)確無誤。4.完整性審核，查看文件內(nèi)容是否完整，格式是否符合要求。五、文件印發(fā)（一）印發(fā)流程1.審核通過的文件，由集團(tuán)公司辦公室進(jìn)行編號(hào)、排版。2.根據(jù)文件的性質(zhì)和范圍，確定印發(fā)份數(shù)和發(fā)放對(duì)象。3.通過集團(tuán)辦公系統(tǒng)、郵件、紙質(zhì)文件等方式進(jìn)行印發(fā)。（二）印發(fā)要求1.嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和排版要求進(jìn)行印發(fā)。2.注明文件的印發(fā)日期、印發(fā)部門等信息。3.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，確保整齊、牢固。六、文件編號(hào)（一）編號(hào)規(guī)則1.行政文件編號(hào)格式為：集團(tuán)名稱簡(jiǎn)稱+年份+序號(hào)，如[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]〔20XX〕XX號(hào)。2.業(yè)務(wù)文件編號(hào)格式為：業(yè)務(wù)部門簡(jiǎn)稱+年份+序號(hào)，如[業(yè)務(wù)部門簡(jiǎn)稱]〔20XX〕XX號(hào)。3.財(cái)務(wù)文件編號(hào)格式為：財(cái)務(wù)部門簡(jiǎn)稱+年份+序號(hào)，如[財(cái)務(wù)部門簡(jiǎn)稱]〔20XX〕XX號(hào)。4.人事文件編號(hào)格式為：人事部門簡(jiǎn)稱+年份+序號(hào)，如[人事部門簡(jiǎn)稱]〔20XX〕XX號(hào)。（二）編號(hào)管理1.編號(hào)由集團(tuán)公司辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保編號(hào)的唯一性和連續(xù)性。2.每年年初對(duì)編號(hào)進(jìn)行重新排序，以便于文件的管理和查詢。七、文件收發(fā)（一）收文管理1.集團(tuán)公司辦公室負(fù)責(zé)接收外部來文，包括上級(jí)主管部門文件、政府部門文件、合作單位函件等。2.對(duì)收到的文件進(jìn)行登記，注明文件名稱、文號(hào)、來文單位、日期等信息。3.根據(jù)文件內(nèi)容和要求，及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)閱辦。（二）發(fā)文管理1.各部門需對(duì)外發(fā)文時(shí)，應(yīng)填寫發(fā)文審批單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核后報(bào)集團(tuán)公司辦公室。2.集團(tuán)公司辦公室對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)、排版、印發(fā)，并做好發(fā)文記錄。3.及時(shí)跟蹤發(fā)文的送達(dá)情況，確保文件能夠準(zhǔn)確、及時(shí)地傳達(dá)給相關(guān)單位或人員。八、文件歸檔（一）歸檔范圍1.集團(tuán)公司發(fā)布的各類文件。2.各部門在工作中形成的重要文件、資料等。3.與外部單位往來的重要文件。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)在文件辦理完畢后，及時(shí)將文件整理歸檔。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰。3.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔，確保檔案的安全和可查性。（三）檔案保管期限1.永久保管的檔案：集團(tuán)公司重要的決定、決議、規(guī)章制度等。2.定期保管的檔案：一般行政文件、業(yè)務(wù)文件等，保管期限為10年或30年。九、文件查閱與借閱（一）查閱管理1.集團(tuán)公司內(nèi)部人員因工作需要查閱文件，可向集團(tuán)公司辦公室提出申請(qǐng)。2.辦公室根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的文件供查閱，并做好查閱記錄。3.查閱文件時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將文件帶出或復(fù)印。（二）借閱管理1.因特殊情況需要借閱文件的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后報(bào)集團(tuán)公司辦公室。2.辦公室對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)，注明借閱期限、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。十、文件保密（一）保密范圍1.涉及集團(tuán)公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、人事信息等文件。2.尚未公開的重要決策、規(guī)劃等文件。（二）保密措施1.對(duì)保密文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確保密等級(jí)。2.嚴(yán)格限制保密文件的知悉范圍，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴(kuò)大。3.采用加密存儲(chǔ)、專人保管等方式確保保密文件的安全。4.對(duì)涉及保密文件的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。十一、文件清理與銷毀（一）清理1.集團(tuán)公司辦公室定期對(duì)文件進(jìn)行清理，對(duì)超過保管期限、已無保存價(jià)值的文件進(jìn)行鑒定。2.各部門應(yīng)配合辦公室做好文件清理工作，及時(shí)將不需要保存的文件報(bào)送辦公室。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的文件，由集團(tuán)公司辦公室填寫銷毀清單，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.采