PAGE高校檔案清理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)高校檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，提高檔案利用效率，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于本校各部門、各單位在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，全面反映學(xué)校各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.科學(xué)分類原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，確保檔案信息不泄露，維護(hù)學(xué)校和師生的合法權(quán)益。二、檔案清理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案清理制度規(guī)范，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各單位的檔案清理工作。3.負(fù)責(zé)檔案清理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，組織檔案清理工作的培訓(xùn)和宣傳。4.對檔案清理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）各部門、各單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的清理工作，明確專人負(fù)責(zé)檔案清理工作的具體實(shí)施。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門、本單位的檔案進(jìn)行分類整理、鑒定和銷毀。3.定期向檔案管理部門報送檔案清理工作進(jìn)展情況，接受檔案管理部門的監(jiān)督和檢查。三、檔案清理范圍（一）文書檔案1.上級機(jī)關(guān)和本校制發(fā)的文件、通知、決定、報告等，已辦理完畢且無保存價值的。2.本校內(nèi)部形成的各類會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、簡報等，已完成歷史使命且不再具有查考利用價值的。（二）教學(xué)檔案1.已結(jié)課的課程教案、教學(xué)大綱、考試試卷等，保存期限已滿且無繼續(xù)保存必要的。2.畢業(yè)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、實(shí)習(xí)報告等，超過規(guī)定保存年限且無特殊需求的。（三）科研檔案1.已結(jié)題的科研項(xiàng)目研究資料，包括申請書、研究報告、成果鑒定材料等，保存期限屆滿且不再具有參考價值的。2.科研人員個人的研究筆記、實(shí)驗(yàn)記錄等，經(jīng)過整理篩選后確認(rèn)無保存意義的。（四）基建檔案1.已交付使用的建設(shè)項(xiàng)目檔案，包括工程前期文件、施工過程文件、竣工驗(yàn)收文件等，達(dá)到規(guī)定保存期限且無后續(xù)利用需求的。2.因工程變更、拆除等原因形成的不再具有保存價值的相關(guān)檔案資料。（五）設(shè)備檔案1.已報廢的設(shè)備檔案，包括設(shè)備購置合同、使用說明書、維修記錄等，保存期限已滿且無利用價值的。2.因技術(shù)更新?lián)Q代等原因不再使用且無保存必要的設(shè)備相關(guān)檔案。（六）財會檔案1.已超過規(guī)定保管期限的會計(jì)憑證、賬簿、報表等，經(jīng)審計(jì)等相關(guān)程序確認(rèn)無保存意義的。2.已結(jié)清的財務(wù)往來賬目檔案，不再具有查考價值的。四、檔案清理程序（一）檔案清查1.各部門、各單位定期對本部門、本單位的檔案進(jìn)行全面清查，核對檔案數(shù)量、種類、保管狀況等，確保檔案的完整性。2.檔案清查工作應(yīng)形成詳細(xì)的清查記錄，包括檔案名稱、數(shù)量、存放位置、保管狀況等信息。（二）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案清理范圍和保管期限規(guī)定，對清查后的檔案進(jìn)行逐件鑒定，確定檔案的存毀價值。3.鑒定過程中應(yīng)充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值和法律憑證作用等因素，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（三）檔案銷毀1.對鑒定為無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，詳細(xì)記錄檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用符合環(huán)保要求的銷毀方式，確保檔案信息徹底銷毀。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門人員共同參與，確保銷毀工作合規(guī)、安全。5.檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清單上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（四）檔案留存1.對鑒定為仍有保存價值的檔案，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理、編目和裝訂，確保檔案的規(guī)范化管理。2.檔案留存應(yīng)明確保管期限和保管要求，按照規(guī)定的檔案庫房條件進(jìn)行妥善保管。五、檔案清理期限（一）文書檔案1.上級機(jī)關(guān)和本校制發(fā)的文件，一般保存期限為[X]年；重要文件、法規(guī)性文件等，保存期限為[X]年。2.本校內(nèi)部形成的會議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)等，保存期限為[X]年。（二）教學(xué)檔案1.課程教案、教學(xué)大綱等，保存期限為課程結(jié)束后[X]年。2.畢業(yè)生畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）、實(shí)習(xí)報告等，保存期限為學(xué)生畢業(yè)[X]年。（三）科研檔案1.科研項(xiàng)目研究資料，保存期限為項(xiàng)目結(jié)題后[X]年。2.科研人員個人研究筆記、實(shí)驗(yàn)記錄等，保存期限為[X]年。（四）基建檔案1.建設(shè)項(xiàng)目檔案，保存期限為項(xiàng)目交付使用后[X]年。2.因工程變更、拆除等形成的檔案，保存期限為相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后[X]年。（五）設(shè)備檔案1.設(shè)備檔案，保存期限為設(shè)備報廢后[X]年。2.因技術(shù)更新?lián)Q代不再使用的設(shè)備檔案，保存期限為[X]年。（六）財會檔案1.會計(jì)憑證、賬簿、報表等，保存期限按照國家財務(wù)法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。2.已結(jié)清的財務(wù)往來賬目檔案，保存期限為[X]年。六、檔案清理監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對各部門、各單位的檔案清理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案清理制度執(zhí)行情況、檔案清理程序規(guī)范性、檔案鑒定準(zhǔn)確性等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門、單位限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門的工作，如實(shí)匯報本校檔案清理工作情況。2.主動接受審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督，確保檔案清理工作合法合規(guī)，防止出現(xiàn)違規(guī)違紀(jì)行為。七、檔案清理工作的信息化管理（一）建立檔案清理信息系統(tǒng)1.利用信息技術(shù)手段，建立檔案清理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案清理工作的信息化管理。2.檔案清理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案清查、鑒定、銷毀等功能模塊，能夠?qū)n案清理工作進(jìn)行全程記錄和跟蹤。（二）檔案數(shù)據(jù)錄入與更新1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時將檔案清理相關(guān)信息錄入檔案清理信息系統(tǒng)，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檔案管理部門定期對檔案清理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行審核和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）信息化管理的優(yōu)勢1.提高檔案清理工作效率，減少人工操作誤差，實(shí)現(xiàn)檔案清理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.便于檔案管理部門對檔案清理工作進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控和統(tǒng)計(jì)分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.為檔案利用提供更加便捷的服務(wù)，通過信息化手段可以快速檢索和查詢檔案清理相關(guān)信息，提高檔案利用效率。八、檔案清理工作的培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃制定1.檔案管理部門制定檔案清理工作培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)檔案清理工作的實(shí)際需求和人員情況進(jìn)行合理安排，確保培訓(xùn)工作的針對性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案管理法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使參與檔案清理工作的人員了解檔案管理的相關(guān)規(guī)定和要求。2.檔案清理制度規(guī)范，包括檔案清理范圍、程序、期限等內(nèi)容，確保工作人員熟悉檔案清理工作流程。3.檔案鑒定方法和技巧，提高工作人員對檔案價值的判斷能力，準(zhǔn)確鑒定檔案的存毀價值。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請檔案管理專家或業(yè)務(wù)骨干進(jìn)行授課，系統(tǒng)講解檔案清理工作的相關(guān)知識和技能。2.開展專題培訓(xùn)，針對檔案清理工作中的重點(diǎn)難點(diǎn)問題進(jìn)行深入講解和討論，提高工作人員的實(shí)際操作能力。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺開展在線培訓(xùn)，提供豐富的學(xué)習(xí)資源，方便工作人員隨時隨地進(jìn)行學(xué)習(xí)。（四）宣傳工作1.通過校園網(wǎng)、宣傳欄等渠道，廣泛宣傳檔案清理工作的重要意義和相關(guān)制度規(guī)范，提高全校師生對檔案