PAGE規(guī)范性文件歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司規(guī)范性文件的管理，確保文件的完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于文件的查閱、利用和保存，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的具有規(guī)范性、指導(dǎo)性、約束性的各類文件，包括但不限于規(guī)章制度、管理辦法、通知、通告、決定、決議等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司規(guī)范性文件的歸檔工作由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保文件的集中存放和有序整理。2.真實完整原則歸檔的文件應(yīng)真實反映公司各項工作的實際情況，保持文件的原始面貌，不得擅自修改、刪減或偽造。3.分類科學(xué)原則按照文件的來源、內(nèi)容、時間等因素進行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則確保歸檔文件的安全，防止文件的損壞、丟失和泄露，嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定。二、歸檔文件的范圍（一）公司制定的各類規(guī)章制度、管理辦法、操作規(guī)程等。（二）公司發(fā)布的各類通知、通告、決定、決議、會議紀要等。（三）公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。（四）公司向上級主管部門報送的請示、報告、報表等。（五）公司內(nèi)部的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。（六）公司開展各類活動形成的文件資料，如活動方案、活動記錄、活動成果等。（七）公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。（八）其他具有保存價值的規(guī)范性文件。三、歸檔文件的形成與收集（一）文件形成1.各部門在工作過程中應(yīng)及時形成各類規(guī)范性文件，確保文件內(nèi)容準確、格式規(guī)范。2.文件起草人應(yīng)嚴格按照公司公文格式要求進行文件的起草和編輯，確保文件的規(guī)范性。（二）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負責文件的收集工作，確保本部門形成的文件及時、完整地收集齊全。2.文件收集人應(yīng)定期對本部門的文件進行清理和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與文件起草人溝通解決。3.對于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先收集，并及時報送檔案管理部門。四、歸檔文件的整理（一）分類標準1.按文件性質(zhì)分類分為規(guī)章制度類、管理辦法類、通知通告類、決定決議類、合同協(xié)議類、請示報告類、工作計劃總結(jié)類、活動資料類、人事檔案類等。2.按文件時間分類分為年度文件、季度文件、月度文件等。3.按文件來源分類分為公司內(nèi)部文件、外部文件等。（二）整理要求1.對收集到的文件進行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。2.去除文件中的金屬物，如訂書釘、回形針等，確保文件的整潔。3.對破損或褪色的文件進行修復(fù)或復(fù)制，保證文件的可讀性。4.按照分類標準對文件進行編號，編號應(yīng)清晰、準確，便于查找和管理。（三）裝訂要求1.對于紙張規(guī)格統(tǒng)一、厚度適中的文件，應(yīng)采用左側(cè)裝訂的方式，確保文件的整齊和牢固。2.對于紙張規(guī)格不一致或厚度較大的文件，可采用三孔一線的裝訂方式，或使用專業(yè)的裝訂設(shè)備進行裝訂。3.裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得遮蓋文件內(nèi)容。五、歸檔文件的編號與編目（一）編號規(guī)則1.歸檔文件的編號應(yīng)按照分類標準進行編制，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號應(yīng)采用數(shù)字編碼的方式，如“11001”，其中第一個數(shù)字表示文件類別，第二個數(shù)字表示文件時間，第三個數(shù)字表示文件順序號。3.對于同一類文件中數(shù)量較多的文件，可在順序號后增加流水號，如“11001001”、“11001002”.（二）編目要求1.編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、文件日期、文件來源、保管期限等內(nèi)容。2.目錄應(yīng)按照文件編號順序排列，便于查找和利用。3.對重要文件或特殊文件，應(yīng)在目錄中注明其特殊標識或說明。六、歸檔文件的存儲與保管（一）存儲方式1.歸檔文件應(yīng)存儲在專門的檔案庫房內(nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的存儲設(shè)備，如檔案柜、檔案架、密集架等，確保文件的安全存放。3.對于電子文件，應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.根據(jù)文件的重要程度和保存價值，確定文件的保管期限，保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的文件主要包括公司的重要規(guī)章制度、合同協(xié)議、財務(wù)報表等；長期保管的文件主要包括公司的一般性規(guī)章制度、工作計劃總結(jié)、人事檔案等；短期保管的文件主要包括公司的臨時性通知、通告、報表等。3.保管期限屆滿的文件，應(yīng)按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案庫房的整潔和安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對歸檔文件進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對破損、褪色、霉變等文件應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保文件的完整性和可讀性。3.嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及公司機密的文件應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。七、歸檔文件的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱歸檔文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，方可到檔案管理部門查閱。2.查閱重要文件或涉及公司機密的文件，應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，并在檔案管理人員的陪同下查閱。3.外部單位查閱公司歸檔文件，應(yīng)提前與公司檔案管理部門聯(lián)系，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并在指定地點查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.所在部門負責人或公司領(lǐng)導(dǎo)對申請表進行審批，簽署意見。3.查閱人持審批后的申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供相應(yīng)的文件。4.查閱人應(yīng)在檔案管理人員指定的地點查閱文件，不得擅自將文件帶出檔案庫房。查閱過程中應(yīng)保持文件的整潔，不得在文件上涂改、標記或損壞。5.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時將文件歸還檔案管理人員，并在《文件查閱登記表》上簽字確認。（三）利用方式1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司各部門提供文件查閱服務(wù)，根據(jù)查閱人的需求，及時提供相應(yīng)的文件。2.對于需要復(fù)印或復(fù)制的文件，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保復(fù)印件或復(fù)制件的質(zhì)量。3.鼓勵公司員工利用歸檔文件開展工作研究、經(jīng)驗總結(jié)等活動，充分發(fā)揮檔案的利用價值。八、歸檔文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)文件的保管期限和實際利用價值，定期對歸檔文件進行鑒定，確定文件是否需要繼續(xù)保存。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果的準確性和可靠性。（二）鑒定組織1.成立文件鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組負責對歸檔文件進行定期鑒定，提出鑒定意見和處理建議。（三）鑒定方法1.查閱文件的內(nèi)容、來源、時間等信息，了解文件的形成背景和實際利用價值。2.參考文件的保管期限和相關(guān)規(guī)定，判斷文件是否仍具有保存意義。3.征求相關(guān)業(yè)務(wù)部門的意見，了解文件在實際工作中的作用和需求。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的文件，由檔案管理部門編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、編號、保管期限等內(nèi)容。2.《文件銷毀清單》經(jīng)鑒定小組組長審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。3.檔案管理部門按照批準的《文件銷毀清單》對文件進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，