PAGE規(guī)范辦公郵箱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司辦公郵箱的使用，提高工作效率，保障信息安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：辦公郵箱的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.安全性原則：確保郵箱信息的安全，防止信息泄露、丟失或被非法篡改。3.規(guī)范性原則：?jiǎn)T工應(yīng)按照規(guī)定的流程和要求使用辦公郵箱，保證郵件內(nèi)容的規(guī)范、準(zhǔn)確。4.高效性原則：充分發(fā)揮辦公郵箱在溝通協(xié)作中的作用，提高工作效率。二、郵箱管理（一）郵箱申請(qǐng)與開(kāi)通1.新員工入職時(shí)，由人力資源部門(mén)統(tǒng)一向信息技術(shù)部門(mén)提交開(kāi)通辦公郵箱的申請(qǐng)。2.信息技術(shù)部門(mén)根據(jù)員工崗位及工作需要，為員工分配相應(yīng)的郵箱賬號(hào)，并設(shè)置初始密碼。3.員工應(yīng)在收到開(kāi)通通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，登錄郵箱修改初始密碼，確保密碼的安全性。（二）郵箱賬號(hào)維護(hù)1.員工離職時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知信息技術(shù)部門(mén)，信息技術(shù)部門(mén)在確認(rèn)離職手續(xù)辦理完畢后，注銷(xiāo)該員工的辦公郵箱賬號(hào)。2.因工作調(diào)動(dòng)等原因需要更換郵箱賬號(hào)的，員工應(yīng)向所在部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行賬號(hào)變更操作。3.員工應(yīng)妥善保管自己的郵箱賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或異常情況，應(yīng)立即向信息技術(shù)部門(mén)報(bào)告，并配合采取相應(yīng)的措施。（三）郵箱容量與存儲(chǔ)1.公司為員工提供的辦公郵箱初始容量為[X]GB，并根據(jù)員工的工作表現(xiàn)和需求適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。2.員工應(yīng)合理使用郵箱存儲(chǔ)空間，定期清理無(wú)用郵件，避免因郵箱空間不足影響郵件的接收和發(fā)送。3.對(duì)于重要的郵件和文件，員工應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，以防郵箱數(shù)據(jù)丟失。三、郵件使用規(guī)范（一）郵件主題1.郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，準(zhǔn)確概括郵件的主要內(nèi)容，避免使用過(guò)于模糊或冗長(zhǎng)的主題。2.主題中應(yīng)包含關(guān)鍵信息，如項(xiàng)目名稱(chēng)、事項(xiàng)類(lèi)別、日期等，以便收件人快速了解郵件的大致內(nèi)容。（二）郵件正文1.郵件正文應(yīng)結(jié)構(gòu)清晰，條理分明。開(kāi)頭應(yīng)簡(jiǎn)要說(shuō)明郵件的目的，中間詳細(xì)闡述具體內(nèi)容，結(jié)尾應(yīng)明確提出要求或期望的回復(fù)。2.使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用錯(cuò)別字、生僻字和網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)。表述應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔，避免歧義。3.如有附件，應(yīng)在正文中明確說(shuō)明附件的名稱(chēng)和內(nèi)容，以便收件人在查看郵件時(shí)能夠及時(shí)了解附件信息。（三）郵件格式1.統(tǒng)一使用公司規(guī)定的郵件格式，包括字體、字號(hào)、行距等。一般情況下，正文字體為宋體，字號(hào)為小四，行距為1.5倍。2.合理分段，每段開(kāi)頭空兩格，使郵件內(nèi)容易于閱讀。3.對(duì)于重要的內(nèi)容或需要強(qiáng)調(diào)的部分，可以使用加粗、下劃線(xiàn)、顏色等方式進(jìn)行突出顯示，但應(yīng)避免過(guò)度使用，以免影響郵件的整體美觀(guān)。（四）郵件發(fā)送1.發(fā)送郵件前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)收件人地址、主題、正文及附件等信息，確保無(wú)誤后再發(fā)送。2.根據(jù)郵件的重要性和緊急程度，合理選擇發(fā)送方式。對(duì)于重要且緊急的郵件，可選擇“加急”或“重要性高”等標(biāo)記；對(duì)于一般性郵件，可選擇普通發(fā)送。3.嚴(yán)禁發(fā)送涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的郵件。如因工作需要必須發(fā)送的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并采取加密等安全措施。（五）郵件回復(fù)1.收到郵件后，應(yīng)及時(shí)回復(fù)。對(duì)于緊急郵件，原則上應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)回復(fù)；對(duì)于一般性郵件，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)。2.回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)明確針對(duì)原郵件的內(nèi)容進(jìn)行答復(fù)，避免答非所問(wèn)。如有需要，可在回復(fù)中引用原郵件的部分內(nèi)容，以便收件人對(duì)照查看。3.如果對(duì)原郵件的內(nèi)容有疑問(wèn)或需要進(jìn)一步溝通，應(yīng)在回復(fù)中明確提出，并尋求解決方案。四、信息安全與保密（一）安全意識(shí)1.員工應(yīng)增強(qiáng)信息安全意識(shí)，了解辦公郵箱使用過(guò)程中的安全風(fēng)險(xiǎn)，如病毒感染、網(wǎng)絡(luò)攻擊、信息泄露等，并采取相應(yīng)的防范措施。2.不隨意點(diǎn)擊來(lái)路不明的郵件鏈接或下載附件，避免因感染病毒而導(dǎo)致郵箱信息泄露或系統(tǒng)受損。（二）保密要求1.涉及公司機(jī)密信息的郵件，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格控制收件人范圍。2.員工不得將公司機(jī)密信息通過(guò)辦公郵箱發(fā)送給無(wú)關(guān)人員，不得在郵件中談?wù)撁舾性?huà)題或泄露公司內(nèi)部信息。3.離職員工在離職后，應(yīng)立即刪除郵箱中涉及公司機(jī)密信息的郵件，并將個(gè)人郵箱賬號(hào)及相關(guān)密碼等信息移交給公司指定的人員。（三）安全措施1.定期更換郵箱密碼，密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，長(zhǎng)度不少于[X]位，且具有一定的復(fù)雜性。2.安裝公司指定的殺毒軟件和防火墻，并定期進(jìn)行更新和掃描，確保郵箱系統(tǒng)的安全。3.如發(fā)現(xiàn)郵箱存在安全隱患或異常情況，應(yīng)及時(shí)向信息技術(shù)部門(mén)報(bào)告，并配合進(jìn)行處理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的郵箱使用監(jiān)督小組，由信息技術(shù)部門(mén)、行政部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)員工辦公郵箱的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組通過(guò)查看郵件記錄、檢查郵箱設(shè)置、收集員工反饋等方式，對(duì)郵箱使用的規(guī)范性、信息安全等方面進(jìn)行監(jiān)督。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。情節(jié)較輕的，給予警告、責(zé)令改正等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，給予通報(bào)批評(píng)、扣發(fā)績(jī)效獎(jiǎng)金、解除勞動(dòng)合同等處理。2.如因員工違規(guī)使用辦公郵箱導(dǎo)致公司信息泄露、遭受經(jīng)濟(jì)損失或其他不良后果的，員工應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。（三）考核指標(biāo)1.將辦公郵箱的使用情況納入員工績(jī)效考核體系，考核指標(biāo)包括郵件回復(fù)及時(shí)性、郵件內(nèi)容規(guī)范性、信息安全意識(shí)等方面。2.具體考核標(biāo)準(zhǔn)由人力資源部門(mén)會(huì)同信息技術(shù)部門(mén)