PAGE外企禮品制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司禮品的管理與使用，確保禮品的發(fā)放符合公司文化、業(yè)務(wù)需求以及相關(guān)法律法規(guī)要求，維護(hù)公司良好形象，促進(jìn)與合作伙伴、客戶及員工之間的良好關(guān)系。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、各部門以及涉及禮品往來的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品的管理與使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，杜絕任何違法違規(guī)行為。2.適度性原則：禮品的價(jià)值和形式應(yīng)與業(yè)務(wù)目的、對方身份及公司實(shí)際情況相匹配，避免過度或不當(dāng)贈(zèng)送。3.公正性原則：禮品的發(fā)放應(yīng)基于公平、公正的原則，不得因個(gè)人關(guān)系或其他不當(dāng)因素而區(qū)別對待。4.記錄與透明原則：對禮品的發(fā)放、接收等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保禮品管理的透明度和可追溯性。二、禮品的定義與分類（一）定義本制度所指禮品是公司為實(shí)現(xiàn)特定業(yè)務(wù)目標(biāo)或表達(dá)對相關(guān)方的感謝、尊重等目的，而向外部合作伙伴、客戶或內(nèi)部員工贈(zèng)送的具有一定價(jià)值或紀(jì)念意義的物品。（二）分類1.商務(wù)禮品：用于商務(wù)往來，如與合作伙伴洽談業(yè)務(wù)、維護(hù)客戶關(guān)系等場合贈(zèng)送的禮品，通常具有一定的品牌標(biāo)識或公司特色。2.節(jié)日禮品：在重要節(jié)日（如春節(jié)、中秋節(jié)等）向合作伙伴、客戶或員工發(fā)放的禮品，體現(xiàn)節(jié)日氛圍和公司關(guān)懷。3.員工福利禮品：為員工提供的福利性質(zhì)的禮品，如生日禮品、年終禮品等，增強(qiáng)員工歸屬感和忠誠度。4.獎(jiǎng)勵(lì)禮品：對在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工或團(tuán)隊(duì)進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)的禮品，激勵(lì)員工積極工作，提升業(yè)績。三、禮品的采購與預(yù)算（一）采購流程1.需求申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫禮品采購申請表，詳細(xì)說明禮品的用途、對象、預(yù)計(jì)數(shù)量、預(yù)算金額等信息，并提交至行政部門。2.審批：行政部門對申請表進(jìn)行初步審核，確保需求合理、預(yù)算合規(guī)后，提交公司管理層審批。3.采購執(zhí)行：經(jīng)審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)按照公司采購流程進(jìn)行禮品采購。選擇供應(yīng)商時(shí)，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，通過招標(biāo)、詢價(jià)、比價(jià)等方式確定合適的供應(yīng)商。4.驗(yàn)收：禮品采購到貨后，行政部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購要求，如有問題應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。（二）預(yù)算管理1.預(yù)算編制：每年年初，行政部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)計(jì)劃和禮品需求預(yù)測，編制年度禮品預(yù)算草案，提交公司管理層審議通過后執(zhí)行。2.預(yù)算調(diào)整：在預(yù)算執(zhí)行過程中，如因業(yè)務(wù)發(fā)展需要或其他特殊原因?qū)е露Y品預(yù)算不足，相關(guān)部門應(yīng)提出預(yù)算調(diào)整申請，經(jīng)審批后進(jìn)行調(diào)整。3.預(yù)算控制：行政部門應(yīng)定期對禮品預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，確保預(yù)算使用合理、合規(guī)，避免超預(yù)算支出。四、禮品的發(fā)放與使用（一）商務(wù)禮品1.發(fā)放對象：主要針對與公司有業(yè)務(wù)往來的合作伙伴、客戶等，包括但不限于供應(yīng)商、經(jīng)銷商、代理商、重要客戶等。2.發(fā)放時(shí)機(jī)：在商務(wù)洽談、合作簽約、業(yè)務(wù)合作周年紀(jì)念等重要商務(wù)活動(dòng)場合，或根據(jù)業(yè)務(wù)需要定期向合作伙伴、客戶發(fā)放。3.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：商務(wù)禮品的價(jià)值應(yīng)根據(jù)對方在業(yè)務(wù)合作中的重要程度、合作規(guī)模等因素綜合確定，一般控制在合理范圍內(nèi)。禮品應(yīng)體現(xiàn)公司的專業(yè)形象和企業(yè)文化，避免過于奢華或低俗。4.發(fā)放流程：禮品選擇：由相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求和對方特點(diǎn)，提出禮品選擇建議，經(jīng)行政部門審核后確定具體禮品。禮品包裝與標(biāo)識：對商務(wù)禮品進(jìn)行統(tǒng)一包裝，并印上公司標(biāo)志、名稱等信息，確保禮品的規(guī)范性和一致性。禮品發(fā)放：由業(yè)務(wù)人員或指定人員將禮品親自送達(dá)對方手中，并簡要介紹禮品的意義和公司的感謝之情。如因特殊原因無法親自送達(dá)，應(yīng)通過快遞等方式寄送，并附上賀卡說明。記錄備案：行政部門對商務(wù)禮品的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括發(fā)放時(shí)間、對象、禮品名稱、數(shù)量、價(jià)值等信息，并存檔備查。（二）節(jié)日禮品1.發(fā)放對象：包括合作伙伴、客戶以及公司全體員工。2.發(fā)放時(shí)機(jī)：在重要節(jié)日前夕，如春節(jié)、中秋節(jié)等。3.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：節(jié)日禮品應(yīng)注重體現(xiàn)節(jié)日氛圍和公司關(guān)懷，價(jià)值不宜過高。對于合作伙伴和客戶，可根據(jù)合作關(guān)系的緊密程度和業(yè)務(wù)規(guī)模進(jìn)行差異化發(fā)放；對于員工，應(yīng)確保公平、統(tǒng)一。4.發(fā)放流程：禮品策劃與采購：行政部門負(fù)責(zé)節(jié)日禮品的策劃和采購工作，根據(jù)預(yù)算和員工反饋意見，選擇合適的節(jié)日禮品。禮品發(fā)放：對于合作伙伴和客戶，由行政部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門按照既定名單進(jìn)行發(fā)放；對于員工，可通過集中發(fā)放或部門領(lǐng)取等方式進(jìn)行。反饋收集：鼓勵(lì)員工對節(jié)日禮品提出意見和建議，行政部門及時(shí)收集反饋信息，以便改進(jìn)后續(xù)禮品發(fā)放工作。記錄備案：行政部門對節(jié)日禮品的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括發(fā)放對象、禮品名稱、數(shù)量、價(jià)值等信息，并存檔備查。（三）員工福利禮品1.發(fā)放對象：公司全體員工。2.發(fā)放時(shí)機(jī)：根據(jù)不同的福利禮品類型確定發(fā)放時(shí)機(jī)，如生日禮品在員工生日當(dāng)月發(fā)放，年終禮品在年底發(fā)放等。3.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：員工福利禮品應(yīng)體現(xiàn)公司對員工的關(guān)懷和重視，注重禮品的實(shí)用性和多樣性。根據(jù)公司實(shí)際情況和預(yù)算安排，合理確定福利禮品的標(biāo)準(zhǔn)和范圍。4.發(fā)放流程：禮品策劃與采購：行政部門根據(jù)員工需求調(diào)研結(jié)果和公司預(yù)算，策劃員工福利禮品方案，并進(jìn)行采購。禮品登記與發(fā)放：建立員工福利禮品登記系統(tǒng)，員工可根據(jù)自身情況選擇合適的禮品。行政部門按照員工選擇的禮品進(jìn)行發(fā)放，確保禮品準(zhǔn)確無誤地送達(dá)員工手中。記錄備案：行政部門對員工福利禮品的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括員工姓名、禮品名稱、數(shù)量、價(jià)值等信息，并存檔備查。（四）獎(jiǎng)勵(lì)禮品1.發(fā)放對象：在工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的員工或團(tuán)隊(duì)，如業(yè)績突出、創(chuàng)新貢獻(xiàn)、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面表現(xiàn)卓越的人員。2.發(fā)放時(shí)機(jī)：根據(jù)公司獎(jiǎng)勵(lì)制度和評選結(jié)果，及時(shí)發(fā)放獎(jiǎng)勵(lì)禮品。3.發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)：獎(jiǎng)勵(lì)禮品應(yīng)具有一定的激勵(lì)性和榮譽(yù)感，價(jià)值可根據(jù)獎(jiǎng)勵(lì)等級和公司實(shí)際情況確定。禮品應(yīng)與員工的工作表現(xiàn)和貢獻(xiàn)相匹配，體現(xiàn)公司對優(yōu)秀員工的認(rèn)可和鼓勵(lì)。4.發(fā)放流程：評選推薦：各部門按照公司獎(jiǎng)勵(lì)制度的要求，推薦符合條件的員工或團(tuán)隊(duì)，并填寫?yīng)剟?lì)申請表，詳細(xì)說明推薦理由和獎(jiǎng)勵(lì)建議。評審確定：公司成立評審委員會(huì)，對各部門推薦的獎(jiǎng)勵(lì)對象進(jìn)行評審，確定最終的獎(jiǎng)勵(lì)名單和獎(jiǎng)勵(lì)等級。禮品準(zhǔn)備與發(fā)放：行政部門根據(jù)評審結(jié)果，準(zhǔn)備相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)禮品，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行發(fā)放。獎(jiǎng)勵(lì)禮品可采用公開表彰的方式進(jìn)行發(fā)放，增強(qiáng)獎(jiǎng)勵(lì)的激勵(lì)效果。記錄備案：行政部門對獎(jiǎng)勵(lì)禮品的發(fā)放情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括獎(jiǎng)勵(lì)對象、禮品名稱、數(shù)量、價(jià)值、獎(jiǎng)勵(lì)原因等信息，并存檔備查。五、禮品的接收與處理（一）接收原則1.公司員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到外部單位或個(gè)人贈(zèng)送的禮品，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并按照行政部門的要求進(jìn)行處理。2.對于價(jià)值較高、可能影響公正業(yè)務(wù)決策的禮品，員工應(yīng)拒絕接收。如因特殊原因無法拒絕，應(yīng)及時(shí)向公司管理層報(bào)告，并將禮品上交行政部門統(tǒng)一處理。（二）接收流程1.報(bào)告登記：員工收到禮品后，應(yīng)在[具體時(shí)間]內(nèi)填寫禮品接收登記表，詳細(xì)記錄禮品的來源、名稱、數(shù)量、價(jià)值、接收時(shí)間等信息，并提交至行政部門。2.審核處理：行政部門對員工提交的禮品接收登記表進(jìn)行審核，根據(jù)禮品的性質(zhì)和公司規(guī)定，確定處理方式。對于一般性禮品，可由行政部門統(tǒng)一保管或根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行分配；對于價(jià)值較高、可能存在利益關(guān)聯(lián)的禮品，行政部門應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司管理層，由公司管理層決定處理方式。（三）禮品處理方式1.退還：對于不符合公司規(guī)定或可能影響公司利益的禮品，應(yīng)及時(shí)退還贈(zèng)送方，并向?qū)Ψ秸f明原因。2.捐贈(zèng)：對于一些具有紀(jì)念意義但公司無法使用的禮品，經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后，可捐贈(zèng)給慈善機(jī)構(gòu)或其他公益組織。3.內(nèi)部處理：對于一般性禮品，可根據(jù)實(shí)際情況在公司內(nèi)部進(jìn)行合理分配或用于員工福利活動(dòng)等。六、禮品管理的監(jiān)督與審計(jì)（一）監(jiān)督機(jī)制1.行政部門負(fù)責(zé)對禮品的采購、發(fā)放、接收等環(huán)節(jié)進(jìn)行日常監(jiān)督，確保禮品管理工作符合公司制度和相關(guān)法律法規(guī)要求。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對禮品管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查禮品預(yù)算執(zhí)行情況、發(fā)放流程合規(guī)性、禮品使用效果等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，