PAGE公會采購制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公會采購管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公會內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于辦公用品、設(shè)備器材、服務(wù)項目等各類采購事項。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正的原則，對待所有供應(yīng)商，不得偏袒或歧視任何一方。3.公開透明原則：采購信息應(yīng)盡量公開透明，接受公會成員的監(jiān)督。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購效益最大化，降低采購成本。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公會設(shè)立采購決策委員會，由公會負(fù)責(zé)人、財務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購政策和策略，對采購活動進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門公會指定專門的采購部門或人員負(fù)責(zé)具體的采購執(zhí)行工作。采購執(zhí)行部門應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和技能，熟悉采購流程和市場情況。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公會需求，編制采購計劃和預(yù)算。2.尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.協(xié)調(diào)采購項目的實施，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。5.負(fù)責(zé)采購項目的驗收工作，處理采購過程中的問題和糾紛。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，提供詳細的技術(shù)規(guī)格和質(zhì)量要求，參與采購項目的評估和驗收工作。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核。3.審計部門：對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的合規(guī)性和采購結(jié)果的合理性。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)公會業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算、需求時間等信息。2.采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購執(zhí)行部門。（二）采購預(yù)算編制1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購申請表，結(jié)合市場價格情況，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目的各項費用，如商品價格、運輸費、稅費等。2.采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核后，報采購決策委員會審批。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購執(zhí)行部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，篩選標(biāo)準(zhǔn)包括供應(yīng)商的信譽、資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等。3.組織對篩選后的供應(yīng)商進行實地考察或樣品評估，了解供應(yīng)商的實際情況。4.建立供應(yīng)商評估體系，定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性、售后服務(wù)質(zhì)量等。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告或淘汰。（四）采購談判與合同簽訂1.采購執(zhí)行部門與選定的供應(yīng)商進行采購談判，明確采購項目的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.談判過程中，采購執(zhí)行部門應(yīng)充分了解供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和市場行情，爭取有利的采購條件。3.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法、合規(guī)、合理。4.采購合同經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公會負(fù)責(zé)人審核簽字后，加蓋公會公章，與供應(yīng)商簽訂合同。（五）采購項目實施1.采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達采購訂單，明確采購項目的具體要求和交貨時間。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或供應(yīng)貨物，并在規(guī)定的時間內(nèi)將貨物送達指定地點。3.采購執(zhí)行部門應(yīng)及時跟蹤采購項目的實施進度，協(xié)調(diào)解決實施過程中出現(xiàn)的問題。（六）驗收1.采購項目到貨后，采購執(zhí)行部門組織需求部門、質(zhì)量檢驗部門等相關(guān)人員進行驗收。2.驗收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行檢查。3.驗收合格的采購項目，由驗收人員簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗收不合格的采購項目，采購執(zhí)行部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨物。（七）付款1.采購項目驗收合格后，采購執(zhí)行部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單。2.付款申請單經(jīng)采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給公會負(fù)責(zé)人審批。3.公會負(fù)責(zé)人審批通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，向供應(yīng)商支付貨款。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購執(zhí)行部門應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進行識別和評估，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險：在采購合同中明確違約責(zé)任條款，要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔(dān)保；加強對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期評估供應(yīng)商的履約能力。2.質(zhì)量風(fēng)險：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款；加強對采購項目的檢驗和驗收工作，委托專業(yè)機構(gòu)進行質(zhì)量檢測；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證期和售后服務(wù)承諾。3.價格波動風(fēng)險：關(guān)注市場價格動態(tài)，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款；采用套期保值等金融工具鎖定采購價格；合理安排采購時間，避免在價格高峰期采購。4.法律風(fēng)險：加強對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，確保采購行為合法合規(guī)；在采購合同簽訂前，咨詢專業(yè)律師對合同條款進行審核。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公會內(nèi)部設(shè)立采購監(jiān)督小組，由公會成員代表組成。采購監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對采購活動進行日常監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.根據(jù)采購項目的重要性和金額大小，采購監(jiān)督小組可采取全程監(jiān)督或重點監(jiān)督的方式。對于重大采購項目，采購監(jiān)督小組應(yīng)參與采購談判、合同簽訂、驗收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)督。（二）審計監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購項目的合法性、合規(guī)性和效益性。審計內(nèi)容包括采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購合同簽訂與履行情況、采購資金使用情況等。2.審計部門根據(jù)審計結(jié)果出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出審計意見和建議。采購執(zhí)行部門應(yīng)根據(jù)審計意見和建議，及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購執(zhí)行部門負(fù)責(zé)建立采購檔案，對采購活動的相關(guān)文件和資料進行整理、歸檔和保管。采購檔案應(yīng)包括采購申請表、采購預(yù)算、供應(yīng)商評估報告、采購合同、驗收報告、付款憑證等。2.采購檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進行分類、編號和存放，便于查詢和使用。采購檔案的保存期限應(yīng)符合法律法規(guī)和公會規(guī)定的要求。（二）采購信息統(tǒng)計與分析1.采購執(zhí)行部門定期對采購信息進行統(tǒng)計和分析，如采購金額、采購項目類別、供應(yīng)商分布等。通過統(tǒng)計分析，了解采購活動的規(guī)律和趨勢，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。2.根據(jù)采購信息統(tǒng)計與分析結(jié)果，采購執(zhí)行部門可以提出改進采購工作的建議和措施，如優(yōu)化采購流程、調(diào)整供應(yīng)商結(jié)構(gòu)、降低采購成本