PAGE檔案保管規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在建立科學(xué)、規(guī)范、安全的檔案保管體系，確保公司/組織各類檔案的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，為公司/組織的運(yùn)營管理、決策支持、歷史研究等提供可靠的信息資源。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。3.檔案定義本制度所指檔案是公司/組織在各項(xiàng)工作活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報表、圖紙、照片、音像資料等。4.基本原則集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。完整性原則：檔案應(yīng)齊全完整，涵蓋公司/組織工作的各個方面，不得遺漏重要文件和資料。保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為公司/組織的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理部門及職責(zé)1.檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。檔案管理部門可根據(jù)實(shí)際情況配備檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理業(yè)務(wù)。2.檔案管理部門職責(zé)制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案保管規(guī)范制度及相關(guān)操作規(guī)程，確保檔案管理工作有章可循。檔案收集與整理：負(fù)責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的檔案，對收集到的檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。檔案保管：建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，對檔案進(jìn)行安全保管，定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)、核對，確保檔案的安全無損。檔案利用服務(wù)：為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查詢、借閱等利用服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好檔案利用登記工作。檔案鑒定與銷毀：定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)：對各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，組織開展檔案管理人員的培訓(xùn)工作，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。三、檔案的收集與整理1.檔案收集范圍行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場營銷、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)計(jì)劃與報表、質(zhì)量控制文件、客戶資料等。財務(wù)審計(jì)類：包含財務(wù)報表、會計(jì)憑證、審計(jì)報告、稅務(wù)資料等。工程技術(shù)類：涉及工程項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)圖紙、施工方案、竣工驗(yàn)收資料等。其他類：如知識產(chǎn)權(quán)文件、榮譽(yù)證書、對外宣傳資料等具有保存價值的文件和資料。2.檔案收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作：按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整。檔案應(yīng)在形成后及時收集：不得拖延積壓，對于重要緊急的文件和資料應(yīng)優(yōu)先收集整理。收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)：不得擅自涂改、損壞檔案內(nèi)容，如有破損或缺失應(yīng)及時修復(fù)和補(bǔ)充。3.檔案整理原則與方法遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)：保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按照文件的來源、時間、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理。分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)統(tǒng)一：根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途等因素，確定合理的分類方案，如可采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法等。編號應(yīng)規(guī)范：對每一份檔案或每一組檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編目應(yīng)準(zhǔn)確：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容相符。四、檔案的保管1.檔案庫房建設(shè)與管理檔案庫房應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等功能：選址應(yīng)符合安全要求，遠(yuǎn)離火源、水源等危險區(qū)域，配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域：如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序開展。檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生：定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對檔案造成損害。2.檔案裝具選擇與使用根據(jù)檔案的類型和特點(diǎn)選擇合適的檔案裝具：如檔案盒、檔案柜、光盤存儲設(shè)備等，確保檔案能夠得到妥善保存。檔案裝具應(yīng)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)：具有足夠的強(qiáng)度和穩(wěn)定性，能夠有效保護(hù)檔案，防止檔案變形、損壞。檔案裝具應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識：標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.檔案存放方式按照檔案的分類方案進(jìn)行存放：將不同類別的檔案分別存放在相應(yīng)的檔案架或檔案柜中，確保檔案存放的有序性。同一類檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行排列：先存放永久保管的檔案，再依次存放長期、短期保管的檔案。檔案應(yīng)豎放：避免檔案平放導(dǎo)致變形或損壞，同時便于抽取和查閱。4.檔案保管期限劃分永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管：對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為15年至50年。短期保管：對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。5.檔案定期檢查與維護(hù)檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查：檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。每年應(yīng)對檔案進(jìn)行全面清查：核對檔案的數(shù)量、編號、目錄等信息，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。根據(jù)檔案的保管狀況和實(shí)際需要：對檔案進(jìn)行必要的修復(fù)、復(fù)制等維護(hù)工作，延長檔案的使用壽命。五、檔案的利用1.檔案利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要：可查閱、借閱相關(guān)檔案，用于工作參考、決策支持、業(yè)務(wù)辦理等。外部單位因合作、審計(jì)、調(diào)查等需要：經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.檔案利用申請與審批公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案：應(yīng)填寫檔案利用申請表，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。外部單位查閱、借閱檔案：需提交正式的查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍、時間等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)在收到申請后及時進(jìn)行審批：對于符合規(guī)定的申請，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)予以辦理；對于不符合規(guī)定的申請，應(yīng)說明理由并退回申請。3.檔案查閱與借閱規(guī)定檔案查閱應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進(jìn)行：查閱人員應(yīng)遵守查閱場所的管理制度，不得擅自將檔案帶出查閱場所。檔案借閱一般不得超過規(guī)定期限：如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。查閱、借閱檔案時：檔案管理人員應(yīng)做好登記工作，記錄查閱、借閱時間、人員、檔案名稱、數(shù)量等信息，確保檔案的安全和完整。4.檔案利用過程中的保密要求查閱、借閱人員應(yīng)對檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密：不得泄露檔案中涉及的公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容：應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)妥善保管，不得用于非授權(quán)用途。六、檔案的鑒定與銷毀1.檔案鑒定工作組織檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法依據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)：結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案是否仍具有保存價值?？紤]檔案的重要性、完整性、時效性等因素：綜合評估檔案的利用價值，對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)及時予以鑒定。3.檔案銷毀程序檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行審核：形成檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀理由等信息。檔案銷毀清冊經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后：由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案銷毀徹底、安全。檔案銷毀后：檔案管理部門應(yīng)在檔案銷毀清冊上注明銷毀日期，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案信息化管理1.檔案信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)：實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享：方便公司/組織內(nèi)部各部門及員工查詢和利用檔案，為公司/組織的決策支持和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力保障。2.檔案數(shù)字化處理對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描：掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理等工作，保證電子文件的質(zhì)量。對電子檔案進(jìn)行分類、編號、著錄等整理工作：建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。定期對檔案數(shù)字化成果進(jìn)行備份：備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案信息管理系統(tǒng)功能要求具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)等基本功能：能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)檔案信息的管理和利用。具有權(quán)限管理功能：根據(jù)不同人員的工作職責(zé)和權(quán)限，設(shè)置相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。支持?jǐn)?shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案信息進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。具備數(shù)據(jù)安全防護(hù)功能：采取防火墻、加密技術(shù)等措施，防止檔案信息被非法訪問、篡改或泄露。4.檔案信息化安全管理建立健全檔案信息化安全管理制度：明確檔案信息管理系統(tǒng)的操作規(guī)范、安全責(zé)任等，確保檔案信息化工作的安全有序開展。加強(qiáng)對檔案信息管理系統(tǒng)的安