PAGE外包工作規(guī)范制度一、總則（一）目的本規(guī)范制度旨在明確公司外包工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，確保外包工作的順利開展，保障公司利益，維護(hù)合作關(guān)系，提高工作效率和質(zhì)量，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司所有外包工作，包括但不限于信息技術(shù)外包、人力資源外包、業(yè)務(wù)流程外包等各類外包業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：外包工作必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)活動(dòng)合法合規(guī)。2.質(zhì)量保障原則：明確外包工作的質(zhì)量要求和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保外包成果符合公司需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：識(shí)別和評(píng)估外包工作中的風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)防范和控制，保障公司利益。4.合作共贏原則：與外包商建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)互利共贏，共同發(fā)展。二、外包工作流程（一）外包需求提出1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提出外包工作需求。需求應(yīng)明確工作內(nèi)容、要求、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、預(yù)算等關(guān)鍵信息。2.填寫《外包工作需求申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司外包管理部門。（二）外包商選擇與評(píng)估1.外包管理部門收到需求申請(qǐng)表后，根據(jù)公司外包工作分類和標(biāo)準(zhǔn)，篩選潛在的外包商。2.對(duì)外包商進(jìn)行初步評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括公司資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、技術(shù)能力、服務(wù)水平等方面。3.組織相關(guān)部門和人員對(duì)初步篩選的外包商進(jìn)行實(shí)地考察或面試，進(jìn)一步了解外包商的實(shí)際情況。4.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的外包商，并簽訂《外包服務(wù)意向書》。（三）外包合同簽訂1.外包管理部門組織相關(guān)部門和法律專業(yè)人員，與選定的外包商進(jìn)行合同談判。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草《外包服務(wù)合同》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、工作內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、費(fèi)用支付方式、保密條款、違約責(zé)任等條款。3.《外包服務(wù)合同》經(jīng)公司內(nèi)部審核、審批通過后，與外包商簽訂正式合同。（四）外包工作實(shí)施1.外包商按照合同要求組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，制定工作計(jì)劃和實(shí)施方案，并提交給公司外包管理部門審核。2.公司相關(guān)部門與外包商保持密切溝通，及時(shí)協(xié)調(diào)解決工作中出現(xiàn)的問題。3.外包商按照工作計(jì)劃和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)開展工作，定期向公司匯報(bào)工作進(jìn)展情況。（五）外包工作驗(yàn)收1.外包工作完成后，外包商向公司提交《外包工作成果報(bào)告》和相關(guān)資料。2.公司外包管理部門組織相關(guān)部門和人員，按照合同約定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的，出具《外包工作驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收不合格的，要求外包商限期整改，直至驗(yàn)收合格。（六）費(fèi)用結(jié)算與支付1.外包商根據(jù)合同約定，向公司提交費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)。2.公司外包管理部門對(duì)費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門按照合同約定的費(fèi)用支付方式和時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行支付。三、外包工作質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定1.根據(jù)外包工作的內(nèi)容和要求，制定明確、具體、可衡量的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括工作成果的質(zhì)量要求、性能指標(biāo)、驗(yàn)收流程等方面。（二）質(zhì)量監(jiān)控與檢查1.公司相關(guān)部門定期對(duì)外包工作進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。2.通過現(xiàn)場(chǎng)檢查、文檔審查、測(cè)試驗(yàn)證等方式，對(duì)外包工作成果進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估。（三）質(zhì)量問題處理1.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，及時(shí)與外包商溝通，要求其限期整改。2.跟蹤外包商的整改情況，直至質(zhì)量問題得到徹底解決。3.對(duì)于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，按照合同約定追究外包商的違約責(zé)任。四、外包工作風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.對(duì)外包工作可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面識(shí)別，包括但不限于法律風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、安全風(fēng)險(xiǎn)、保密風(fēng)險(xiǎn)、人員風(fēng)險(xiǎn)等。2.對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。2.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同管理，確保合同合法合規(guī)；對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)質(zhì)量控制，嚴(yán)格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于安全風(fēng)險(xiǎn)，建立安全管理制度，加強(qiáng)安全防范；對(duì)于保密風(fēng)險(xiǎn)，簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)保密教育；對(duì)于人員風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)外包商人員的管理和監(jiān)督。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)外包工作風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。2.當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生變化或達(dá)到預(yù)警閾值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、外包工作保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.在與外包商簽訂外包服務(wù)合同的同時(shí)，簽訂《保密協(xié)議》，明確雙方的保密義務(wù)和責(zé)任。2.《保密協(xié)議》應(yīng)包括保密范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等條款。（二）保密措施實(shí)施1.要求外包商采取必要的保密措施，如物理隔離、數(shù)據(jù)加密、人員管理等，防止公司機(jī)密信息泄露。2.對(duì)外包商人員進(jìn)行保密教育，提高其保密意識(shí)。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司定期對(duì)外包工作的保密情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)要求外包商整改。2.對(duì)于違反保密協(xié)議的外包商，按照合同約定追究其違約責(zé)任。六、外包工作溝通與協(xié)調(diào)（一）溝通機(jī)制建立1.建立公司與外包商之間的定期溝通機(jī)制，如周會(huì)、月會(huì)等，及時(shí)溝通工作進(jìn)展情況、解決問題。2.明確溝通的方式、頻率、內(nèi)容和責(zé)任人，確保溝通順暢、有效。（二）協(xié)調(diào)機(jī)制建立1.建立公司內(nèi)部各部門之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，共同解決外包工作中涉及的跨部門問題。2.明確協(xié)調(diào)的流程、方式和責(zé)任人，提高協(xié)調(diào)效率。（三）溝通與協(xié)調(diào)問題處理1.對(duì)于溝通與協(xié)調(diào)中出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行記錄和分析，找出問題的根源。2.采取有效的措施進(jìn)行解決，如調(diào)整溝通方式、優(yōu)化協(xié)調(diào)流程、加強(qiáng)人員培訓(xùn)等。七、外包工作文檔管理（一）文檔分類與歸檔1.對(duì)外包工作過程中產(chǎn)生的各類文檔進(jìn)行分類，包括需求文檔、合同文檔、工作計(jì)劃文檔、工作成果文檔、驗(yàn)收文檔等。2.按照文檔分類，建立相應(yīng)的文檔檔案，進(jìn)行歸檔管理。（二）文檔保管與查閱1.明確文檔保管的責(zé)任人和保管期限，確保文檔的安全和完整。2.制定文檔查閱制度，規(guī)定查閱文檔的流程、權(quán)限和審批要求。（三）文檔備份與恢復(fù)1.定期對(duì)重要文檔進(jìn)行備份，備份方式包括本地備份和異地備份。2.建立文檔恢復(fù)機(jī)制，確保在文檔丟失或損壞時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)。八、外包工作監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制建立1.建立公司對(duì)外包工作的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)外包商的工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。2.監(jiān)督內(nèi)容包括工作進(jìn)度、質(zhì)量、安全、保密等方面。（二）考核指標(biāo)制定1.根據(jù)外包工作的目標(biāo)和要求，制定科學(xué)合理的考核指標(biāo)體系。2.考核指標(biāo)應(yīng)包括工作成果指標(biāo)、工作效率指標(biāo)、服務(wù)質(zhì)量指標(biāo)、成本控制指標(biāo)等方面。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.定期對(duì)外包商的考核結(jié)果進(jìn)行通報(bào)，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的外包商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不