PAGE公文印發(fā)制度規(guī)范一、總則（一）目的為了確保公司/組織公文印發(fā)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高公文處理效率和質(zhì)量，保證公文的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性和權(quán)威性，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有公文的印發(fā)工作，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、通報(bào)、決定、意見(jiàn)等各類公文。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則公文內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、格式規(guī)范。2.及時(shí)高效原則公文處理應(yīng)遵循時(shí)效性要求，確保公文及時(shí)印發(fā)、傳遞，提高工作效率，避免延誤。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文印發(fā)過(guò)程中的安全保密措施，防止公文泄露。二、公文種類及格式要求（一）公文種類1.請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。2.報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。3.通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。4.通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。5.決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。6.意見(jiàn)適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。（二）格式要求1.公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。2.份號(hào)：公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。3.密級(jí)和保密期限：公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。4.緊急程度：公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號(hào)：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。9.主送機(jī)關(guān)：公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。10.正文：公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。11.附件說(shuō)明：公文附件的順序號(hào)和名稱。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱。13.成文日期：署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。15.附注：公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。16.附件：公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。17.抄送機(jī)關(guān)：除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。19.頁(yè)碼：公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。三、公文起草（一）起草要求1.公文起草應(yīng)當(dāng)做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉。2.起草公文前，應(yīng)當(dāng)深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文；如有分歧，起草部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，起草部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。3.公文的語(yǔ)言應(yīng)當(dāng)符合語(yǔ)法規(guī)范，避免使用生僻字、異體字、繁體字以及表述不清、容易產(chǎn)生歧義的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。（二）起草流程1.明確公文主題和目的，確定發(fā)文范圍、內(nèi)容要點(diǎn)和格式要求。2.收集相關(guān)資料和信息，進(jìn)行必要的調(diào)研和分析。3.擬定公文初稿，由起草人按照公文格式和內(nèi)容要求進(jìn)行撰寫(xiě)。4.初稿完成后，起草人應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和邏輯性，語(yǔ)言表達(dá)是否規(guī)范、通順。四、公文審核（一）審核內(nèi)容1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。2.內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)和黨的路線方針政策；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。（二）審核流程1.公文初稿完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容是否符合要求、格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^(guò)后，將公文送辦公室審核。辦公室審核人員應(yīng)從公文的整體質(zhì)量、政策法規(guī)依據(jù)、格式規(guī)范等方面進(jìn)行全面審核，并提出審核意見(jiàn)。3.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、重大決策或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的公文，辦公室應(yīng)組織相關(guān)部門或?qū)＜疫M(jìn)行會(huì)審，充分聽(tīng)取各方意見(jiàn)，確保公文的科學(xué)性、合理性和可行性。4.審核人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核工作，并將審核意見(jiàn)反饋給起草部門。起草部門應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)公文進(jìn)行修改完善，直至審核通過(guò)。五、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以公司/組織名義制發(fā)的公文，由公司/組織負(fù)責(zé)人簽發(fā)。2.重要公文和涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)當(dāng)由公司/組織負(fù)責(zé)人集體討論決定后簽發(fā)，或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。3.部門發(fā)文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）簽發(fā)流程1.公文經(jīng)審核通過(guò)后，起草部門將公文呈送相應(yīng)的簽發(fā)人。2.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后簽署姓名和日期。3.對(duì)于需集體討論決定的公文，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行討論，并由主持人簽署意見(jiàn)。六、公文印發(fā)（一）印發(fā)準(zhǔn)備1.辦公室根據(jù)簽發(fā)后的公文進(jìn)行編號(hào)、排版、校對(duì)等工作。2.確保公文格式符合要求，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，頁(yè)碼連續(xù)，附件齊全。3.準(zhǔn)備好公文的印制材料，如紙張、油墨等，保證印制質(zhì)量。（二）印發(fā)流程1.經(jīng)校對(duì)無(wú)誤的公文，由辦公室按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印制。2.印制過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格控制質(zhì)量，確保公文的字跡清晰、頁(yè)面整潔、裝訂牢固。3.公文印制完成后，由專人負(fù)責(zé)進(jìn)行份數(shù)清點(diǎn)和封裝，并在封口處加蓋印章。4.根據(jù)公文的發(fā)送范圍和緊急程度，及時(shí)安排分發(fā)和傳遞。七、公文歸檔與保管（一）歸檔要求1.公文辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本及有關(guān)材料整理歸檔。2.歸檔的公文應(yīng)齊全完整，符合公文格式要求，能夠準(zhǔn)確反映公文的形成過(guò)程和歷史面貌。3.歸檔的公文應(yīng)按照年度、保管期限、組織機(jī)構(gòu)等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄，便于查找和利用。（二）保管期限1.公文的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.對(duì)公司/組織具有重要查考利用價(jià)值的公文，如涉及重大決策、重要業(yè)務(wù)、歷史沿革等的公文，應(yīng)列為永久保管。3.對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的公文，如一般性業(yè)務(wù)文件、階段性工作文件等，可列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為10年至30年。4.對(duì)只在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的公文，如臨時(shí)性通知、便函等，可列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（三）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保公文檔案的安全保管。2.建立健全檔案管理制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的日常管理和維護(hù)。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。八、公文保密與銷毀（一）保密措施1.嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、秘密的公文，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。2.限定公文的知悉范圍，嚴(yán)格控制公文的傳閱、借閱和使用，防止公文泄露。3.涉密公文應(yīng)在符合保密要求的場(chǎng)所進(jìn)行起草、審核、印制、傳遞等操作，涉密人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）銷毀規(guī)定1.對(duì)于已過(guò)保管期限或不需要繼續(xù)保存的公文，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.銷毀公文