PAGE執(zhí)法文書規(guī)范化制度一、總則（一）目的為加強執(zhí)法文書管理，確保執(zhí)法文書制作的合法性、規(guī)范性和嚴肅性，提高執(zhí)法效率和質(zhì)量，保障執(zhí)法工作的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及執(zhí)法文書制作、使用、管理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：執(zhí)法文書的制作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定，確保文書內(nèi)容和形式合法有效。2.規(guī)范性原則：執(zhí)法文書應(yīng)符合統(tǒng)一的格式、內(nèi)容要求和制作標準，保證文書的規(guī)范性和一致性。3.準確性原則：文書內(nèi)容應(yīng)準確反映執(zhí)法事實，語言表達清晰、準確、嚴謹，避免歧義。4.嚴肅性原則：執(zhí)法文書是執(zhí)法活動的重要載體，應(yīng)體現(xiàn)執(zhí)法的嚴肅性和權(quán)威性。二、執(zhí)法文書的種類及適用范圍（一）行政處罰決定書適用于對違反法律法規(guī)的當事人作出行政處罰決定時使用。（二）行政強制措施決定書在實施行政強制措施時，如查封、扣押、凍結(jié)等，使用此文書。（三）現(xiàn)場檢查筆錄記錄執(zhí)法人員對現(xiàn)場進行檢查的情況，包括檢查時間、地點、內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)的問題等。（四）詢問筆錄用于詢問當事人、證人等，了解案件相關(guān)情況。（五）證據(jù)登記保存清單對可能滅失或者以后難以取得的證據(jù)進行登記保存時使用。（六）聽證告知書告知當事人有要求舉行聽證的權(quán)利時使用。（七）聽證通知書通知當事人舉行聽證的時間、地點、主持人等信息。（八）送達回證記錄執(zhí)法文書的送達情況，包括送達時間、地點、受送達人等。三、執(zhí)法文書的制作要求（一）格式規(guī)范1.執(zhí)法文書應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)定的格式，包括紙張規(guī)格、字體、字號、排版等。2.文書的編號、日期、印章等應(yīng)齊全、清晰。（二）內(nèi)容完整1.準確填寫文書的首部，包括文書名稱、文號、當事人基本信息等。2.詳細記錄執(zhí)法過程和事實，做到內(nèi)容真實、客觀、全面。3.明確適用的法律法規(guī)條款，引用準確、完整。4.準確表述執(zhí)法決定的內(nèi)容，如處罰種類、幅度等。5.尾部應(yīng)注明當事人的權(quán)利和救濟途徑，以及文書的制作日期、執(zhí)法人員簽名等。（三）語言規(guī)范1.文書語言應(yīng)使用規(guī)范的漢字，避免使用錯別字、繁體字、異體字。2.表述準確、簡潔，避免模糊不清、歧義性語言。3.引用法律法規(guī)條文應(yīng)準確無誤，寫明條款序號。（四）簽名蓋章1.執(zhí)法文書必須由具有執(zhí)法資格的人員簽名，并加蓋執(zhí)法部門印章。2.多人參與執(zhí)法的，應(yīng)分別簽名。四、執(zhí)法文書的制作流程（一）立案階段1.執(zhí)法人員在發(fā)現(xiàn)違法行為后，應(yīng)及時填寫立案審批表，詳細記錄案件來源、當事人基本情況、違法事實等。2.立案審批表經(jīng)部門負責人審核后，報分管領(lǐng)導批準立案。（二）調(diào)查取證階段1.執(zhí)法人員按照法定程序進行調(diào)查取證，收集相關(guān)證據(jù)材料。2.根據(jù)調(diào)查情況，制作現(xiàn)場檢查筆錄、詢問筆錄、證據(jù)登記保存清單等文書，詳細記錄調(diào)查過程和證據(jù)情況。3.證據(jù)材料應(yīng)真實、合法、有效，能夠證明案件事實。（三）告知階段1.在作出行政處罰決定前，應(yīng)向當事人送達行政處罰告知書，告知當事人擬作出的處罰決定、事實、理由及依據(jù)，以及當事人享有的陳述、申辯權(quán)利。2.當事人要求陳述、申辯的，應(yīng)充分聽取當事人的意見，并制作陳述、申辯筆錄。（四）聽證階段1.符合聽證條件的案件，當事人要求聽證的，應(yīng)按照規(guī)定組織聽證。2.制作聽證告知書、聽證通知書等文書，通知當事人聽證的相關(guān)事項。3.聽證過程應(yīng)制作聽證筆錄，如實記錄聽證情況。（五）決定階段1.執(zhí)法人員根據(jù)調(diào)查取證、告知、聽證等情況，制作行政處罰決定書等執(zhí)法文書。2.行政處罰決定書應(yīng)經(jīng)部門負責人審核、分管領(lǐng)導審批后，加蓋執(zhí)法部門印章。（六）送達階段1.執(zhí)法文書應(yīng)按照法定程序及時送達當事人。2.送達回證應(yīng)詳細記錄送達時間、地點、受送達人等信息，由受送達人或其代收人簽字確認。五、執(zhí)法文書的審核與審批（一）初審1.執(zhí)法人員制作完成執(zhí)法文書后，應(yīng)首先進行自我審核，確保文書內(nèi)容準確、格式規(guī)范。2.初審內(nèi)容包括文書的完整性、準確性、語言規(guī)范性、簽名蓋章等。（二）部門審核1.執(zhí)法文書初審通過后，提交所在部門負責人進行審核。2.部門負責人應(yīng)重點審核文書內(nèi)容是否符合法律法規(guī)規(guī)定，執(zhí)法程序是否合法，處罰決定是否適當?shù)取?.審核意見應(yīng)明確、具體，如有問題應(yīng)及時提出修改意見。（三）分管領(lǐng)導審批1.經(jīng)部門審核后的執(zhí)法文書，報分管領(lǐng)導審批。2.分管領(lǐng)導應(yīng)對執(zhí)法文書的合法性、合理性進行全面審查，作出審批決定。3.審批通過的執(zhí)法文書方可加蓋執(zhí)法部門印章。六、執(zhí)法文書的歸檔與保管（一）歸檔要求1.執(zhí)法文書應(yīng)按照一案一卷的原則進行歸檔，確保文書的完整性和關(guān)聯(lián)性。2.歸檔材料應(yīng)包括立案審批表、調(diào)查取證材料、告知文書、聽證材料、處罰決定書、送達回證等相關(guān)文書。3.文書應(yīng)按照時間順序排列，編號清晰，便于查閱。（二）保管期限1.一般執(zhí)法文書的保管期限為[X]年。2.涉及重大案件、復雜案件或具有重要歷史意義的執(zhí)法文書，應(yīng)長期保管。（三）保管責任1.設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保執(zhí)法文書的安全保管。2.明確檔案管理人員的職責，負責執(zhí)法文書的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.檔案管理人員應(yīng)定期對執(zhí)法文書進行檢查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。七、執(zhí)法文書的查閱與借閱（一）查閱程序1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱執(zhí)法文書的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。3.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（二）借閱程序1.需要借閱執(zhí)法文書的，應(yīng)填寫借閱申請表，說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人和分管領(lǐng)導批準后，方可借閱。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的執(zhí)法文書，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞。4.借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時歸還執(zhí)法文書。八、執(zhí)法文書的電子管理（一）電子文檔的制作1.執(zhí)法文書應(yīng)同時制作電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。2.電子文檔應(yīng)按照規(guī)范的命名規(guī)則進行命名，便于查找和管理。（二）電子文檔的存儲1.設(shè)立專門的電子文檔存儲服務(wù)器，對執(zhí)法文書電子文檔進行集中存儲。2.定期對電子文檔進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子文檔的查閱與使用1.本公司/組織內(nèi)部人員可通過授權(quán)的方式查閱執(zhí)法文書電子文檔。2.查閱電子文檔應(yīng)遵守相關(guān)保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.定期對執(zhí)法文書的制作、使用、管理情況進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括執(zhí)法文書的格式規(guī)范、內(nèi)容完整、審核審批、歸檔保管等方面。（二）考核評價1.將執(zhí)法文書規(guī)范化工作納入績效考核體系，對執(zhí)法人員的執(zhí)法文書制作質(zhì)量進行考核評價。2.考核評價結(jié)果作為執(zhí)法人員評先評優(yōu)、晉升晉級的重要依據(jù)。（三）責任追究1.對違反執(zhí)法