PAGE文本規(guī)范制度一、總則（一）目的為確保公司/組織內(nèi)部文本的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和一致性，提高工作效率，保障信息傳遞的清晰與準(zhǔn)確，特制定本文本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及員工在工作過程中所涉及的各類文本，包括但不限于文件、報(bào)告、通知、合同、協(xié)議、宣傳資料、電子郵件等。（三）基本原則1.合法性原則：文本內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，不得出現(xiàn)任何違法違規(guī)信息。2.準(zhǔn)確性原則：確保文本所表達(dá)的信息真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠，避免模糊不清、歧義或誤導(dǎo)性表述。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的文本格式、語(yǔ)言風(fēng)格和書寫規(guī)范，使各類文本具有一致性和專業(yè)性。4.簡(jiǎn)潔性原則：在保證內(nèi)容完整準(zhǔn)確的前提下，盡量簡(jiǎn)化語(yǔ)言表達(dá)，避免冗長(zhǎng)復(fù)雜的敘述，提高文本的可讀性和工作效率。二、文本格式規(guī)范（一）頁(yè)面設(shè)置1.邊距：上、下、左、右邊距一般設(shè)置為2.54厘米。2.紙張：采用A4紙，縱向打印。3.頁(yè)眉頁(yè)腳：頁(yè)眉內(nèi)容可設(shè)置為公司/組織名稱及文檔標(biāo)題等，字號(hào)一般為小五，居中顯示；頁(yè)腳內(nèi)容可設(shè)置頁(yè)碼等，字號(hào)為小五，居右顯示。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一級(jí)標(biāo)題：宋體，二號(hào)，加粗，居中。二級(jí)標(biāo)題：宋體，小三，加粗，左對(duì)齊。三級(jí)標(biāo)題：宋體，四號(hào)，加粗，左對(duì)齊。2.正文：宋體，小四號(hào)，1.5倍行距，兩端對(duì)齊。3.特殊強(qiáng)調(diào)內(nèi)容：可采用加粗、下劃線、變色等方式突出顯示，但應(yīng)保持整體格式的協(xié)調(diào)性。（三）段落格式1.首行縮進(jìn)：正文段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。2.行距：一般采用1.5倍行距，對(duì)于圖表、公式等特殊內(nèi)容可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)調(diào)整行距。3.段落間距：段前、段后間距一般設(shè)置為0.5行。（四）編號(hào)與列表1.編號(hào)：對(duì)于有順序要求的內(nèi)容，應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行編號(hào)，如“1.”“2.”“3.”等。編號(hào)后的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)統(tǒng)一使用中文句號(hào)“?！?。2.列表：無(wú)序列表：使用“●”“◆”“■”等符號(hào)表示，符號(hào)后空一格接內(nèi)容。有序列表：按照編號(hào)順序依次排列，編號(hào)后空一格接內(nèi)容。（五）圖表與公式1.圖表：圖表應(yīng)具有明確的標(biāo)題，標(biāo)題位于圖表上方，宋體，五號(hào)，居中。圖表中的文字應(yīng)清晰可讀，字號(hào)一般不小于小五。圖表應(yīng)與正文內(nèi)容緊密相關(guān)，且在正文中有明確的引用說明。2.公式：公式應(yīng)居中排版，編號(hào)在公式右側(cè)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字，如“(1)”“(2)”等，編號(hào)外加圓括號(hào)。公式中的符號(hào)應(yīng)規(guī)范使用，上下標(biāo)應(yīng)清晰準(zhǔn)確。三、語(yǔ)言規(guī)范（一）用詞規(guī)范1.使用規(guī)范漢字：除特殊情況外，一律使用國(guó)家通用的規(guī)范漢字，避免使用生僻字、異體字和繁體字。2.準(zhǔn)確用詞：根據(jù)語(yǔ)境和表達(dá)意圖，選擇恰當(dāng)準(zhǔn)確的詞匯，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。3.避免口語(yǔ)化表達(dá)：盡量避免使用過于隨意、口語(yǔ)化的詞匯和表述方式，保持文本的正式性和專業(yè)性。（二）語(yǔ)法規(guī)范1.句子結(jié)構(gòu)完整：確保每個(gè)句子都有明確的主語(yǔ)和謂語(yǔ)，表達(dá)清晰完整的意思，避免出現(xiàn)成分殘缺、搭配不當(dāng)?shù)日Z(yǔ)法錯(cuò)誤。2.標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用正確：嚴(yán)格按照標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)則正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，避免標(biāo)點(diǎn)符號(hào)誤用或?yàn)E用。（三）語(yǔ)言風(fēng)格1.簡(jiǎn)潔明了：語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)簡(jiǎn)潔扼要，直接闡述觀點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)復(fù)雜、繞圈子的表述方式。2.邏輯清晰：文本內(nèi)容應(yīng)層次分明，邏輯連貫，按照合理的順序組織段落和語(yǔ)句，使讀者能夠輕松理解文本的主旨和要點(diǎn)。3.客觀中立：在表述觀點(diǎn)和事實(shí)時(shí)，應(yīng)保持客觀中立的態(tài)度，避免使用帶有主觀情感色彩或傾向性的詞匯和表述。四、文本內(nèi)容規(guī)范（一）準(zhǔn)確性要求1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：對(duì)于涉及數(shù)據(jù)的文本，必須確保數(shù)據(jù)來(lái)源可靠，計(jì)算準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)的引用和表述應(yīng)清晰明確，避免數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或歧義。2.事實(shí)準(zhǔn)確：所陳述的事實(shí)應(yīng)真實(shí)可靠，有充分的依據(jù)和證明，不得虛構(gòu)或夸大事實(shí)。3.引用規(guī)范：引用他人觀點(diǎn)、數(shù)據(jù)、資料等應(yīng)注明出處，確保引用的準(zhǔn)確性和合法性，避免抄襲和侵權(quán)行為。（二）完整性要求1.內(nèi)容完整：文本應(yīng)涵蓋必要的信息，包括背景、目的、方法、結(jié)果、結(jié)論等，使讀者能夠全面了解相關(guān)事項(xiàng)。2.要素齊全：對(duì)于各類文件、報(bào)告等，應(yīng)包含標(biāo)題、編號(hào)、日期、發(fā)文部門、主送部門、正文、附件等必要要素，確保文本的完整性和規(guī)范性。（三）一致性要求1.內(nèi)部一致：公司/組織內(nèi)部不同部門、不同崗位所產(chǎn)生的相關(guān)文本，在格式、語(yǔ)言風(fēng)格、內(nèi)容要求等方面應(yīng)保持一致，避免出現(xiàn)混亂和矛盾。2.與外部一致：與外部合作伙伴、客戶等進(jìn)行溝通和交流時(shí)所涉及的文本，應(yīng)與公司/組織的整體形象和規(guī)范要求保持一致，體現(xiàn)公司/組織的專業(yè)性和可靠性。（四）保密性要求1.敏感信息保護(hù)：對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的文本，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行處理，采取加密、限制訪問等措施確保信息安全。2.保密標(biāo)識(shí)與管理：對(duì)涉及保密信息的文本應(yīng)明確標(biāo)注保密級(jí)別和保密期限，并按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批、存儲(chǔ)、傳遞和銷毀等管理工作。五、文本審核與批準(zhǔn)規(guī)范（一）審核流程1.初稿撰寫：文本起草人按照相關(guān)要求完成初稿撰寫后，應(yīng)進(jìn)行自我審核，檢查格式、語(yǔ)言、內(nèi)容等方面是否符合規(guī)范要求。2.部門審核：初稿完成后，提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核文本內(nèi)容是否符合部門工作要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，邏輯是否清晰等，并提出修改意見。3.跨部門審核（如有需要）：對(duì)于涉及多個(gè)部門的文本，需組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。各部門應(yīng)從自身業(yè)務(wù)角度出發(fā)，對(duì)文本內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文本的全面性和準(zhǔn)確性。審核過程中如有分歧，應(yīng)通過溝通協(xié)商解決。4.終審：經(jīng)部門審核或跨部門審核通過后的文本，提交至公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)文本的整體質(zhì)量、合規(guī)性、對(duì)公司/組織的影響等方面進(jìn)行全面審查，并做出最終批準(zhǔn)決定。（二）審核要點(diǎn)1.格式規(guī)范：檢查文本格式是否符合本制度規(guī)定的頁(yè)面設(shè)置、字體字號(hào)、段落格式、編號(hào)與列表、圖表與公式等要求。2.語(yǔ)言規(guī)范：審核語(yǔ)言表達(dá)是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、清晰易懂，語(yǔ)法是否正確，用詞是否恰當(dāng)，有無(wú)錯(cuò)別字和語(yǔ)病。3.內(nèi)容規(guī)范：審查文本內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確、合法，是否符合公司/組織的政策方針和業(yè)務(wù)要求，數(shù)據(jù)是否可靠，引用是否規(guī)范，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)。4.一致性：核對(duì)文本與公司/組織內(nèi)部其他相關(guān)文本在格式、語(yǔ)言風(fēng)格、內(nèi)容要求等方面是否保持一致，避免出現(xiàn)沖突和矛盾。（三）批準(zhǔn)權(quán)限1.一般性文本：由部門負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后即可發(fā)布實(shí)施。2.重要文件、報(bào)告等：需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)終審批準(zhǔn)后方可發(fā)布實(shí)施。3.涉及重大決策、合同協(xié)議等關(guān)鍵文本：除公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)終審批準(zhǔn)外，可能還需經(jīng)過相關(guān)專業(yè)委員會(huì)或法律顧問等進(jìn)行審核把關(guān)，確保文本的合法性和風(fēng)險(xiǎn)可控性。六、文本發(fā)布與存檔規(guī)范（一）發(fā)布規(guī)范1.發(fā)布渠道：根據(jù)文本的性質(zhì)、受眾范圍和發(fā)布要求，選擇合適的發(fā)布渠道，如公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、公告欄、紙質(zhì)文件等。2.發(fā)布時(shí)間：明確文本的發(fā)布時(shí)間，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取信息。對(duì)于重要緊急的文本，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)發(fā)布。3.發(fā)布通知：在文本發(fā)布前，應(yīng)根據(jù)需要向相關(guān)人員發(fā)送發(fā)布通知，告知文本的名稱、內(nèi)容概要、發(fā)布渠道、發(fā)布時(shí)間等信息，以便相關(guān)人員做好接收和閱讀準(zhǔn)備。（二）存檔規(guī)范1.存檔方式：文本發(fā)布后，應(yīng)按照規(guī)定的存檔方式進(jìn)行保存，可采用電子文檔存檔和紙質(zhì)文檔存檔相結(jié)合的方式。電子文檔應(yīng)按照公司/組織的文件管理系統(tǒng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，確保文件的可檢索性和安全性；紙質(zhì)文檔應(yīng)進(jìn)行整理裝訂，妥善保管在專門的檔案柜中。2.存檔期限：根據(jù)文本的重要性和性質(zhì)，確定合理的存檔期限。一般重要文件和長(zhǎng)期有效的文件應(yīng)長(zhǎng)期存檔；一般性文件可根據(jù)實(shí)際情況確定存檔期限，期滿后按照規(guī)定進(jìn)行銷毀或清理。3.存檔標(biāo)識(shí)與管理：對(duì)存檔的文本應(yīng)進(jìn)行明確標(biāo)識(shí)，注明文件名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源、存檔期限等信息，并建立相應(yīng)的檔案管理臺(tái)賬，便于查詢和管理。七、文本修訂與廢止規(guī)范（一）修訂規(guī)范1.修訂原因：當(dāng)文本所依據(jù)的法律法規(guī)、政策方針、業(yè)務(wù)情況等發(fā)生變化，或者文本在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題、需要補(bǔ)充完善等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)文本進(jìn)行修訂。2.修訂流程：修訂流程與審核批準(zhǔn)流程基本一致，由原文本起草人或相關(guān)責(zé)任部門提出修訂申請(qǐng)，說明修訂原因和修訂內(nèi)容，經(jīng)部門審核、跨部門審核（如有需要）、終審批準(zhǔn)后，按照發(fā)布規(guī)范進(jìn)行發(fā)布實(shí)施。3.版本控制：對(duì)修訂后的文本應(yīng)進(jìn)行版本控制，明確標(biāo)注版本號(hào)和修訂日期，以便于識(shí)別和追溯文本的歷史版本。（二）廢止規(guī)范1.廢止原因：當(dāng)文本所涉及的事項(xiàng)已經(jīng)完成、不再適