采購需求與招標流程規(guī)范工具模板一、適用范圍與場景描述本規(guī)范適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的采購活動，涵蓋貨物（如辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料）、服務（如咨詢服務、運維服務）及工程項目（如基建改造、裝修工程）的采購需求提出與招標流程管理。適用于年度常規(guī)采購、臨時緊急采購、戰(zhàn)略框架協(xié)議采購等多種場景，旨在保證采購過程的合規(guī)性、公平性和效率，降低采購風險，保障采購質(zhì)量。二、標準化操作流程指南采購需求與招標流程需嚴格遵循“需求導向、合規(guī)優(yōu)先、公開透明、競爭擇優(yōu)”原則，分為以下關(guān)鍵步驟：步驟1：采購需求提出與確認責任主體：業(yè)務需求部門（如行政部、生產(chǎn)部、項目部）操作內(nèi)容：需求部門根據(jù)實際工作需要（如新增設(shè)備、服務升級、項目實施），填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、預估單價、預算總價、用途、交付時間等核心要素；需求部門負責人對需求的必要性、合理性進行審核，保證需求與部門職能、年度目標匹配；采購部門對接需求部門，對技術(shù)參數(shù)的完整性、預算的合規(guī)性（是否符合公司預算制度）進行復核，避免“超需求”“超預算”采購；對于復雜采購（如大型設(shè)備定制、專業(yè)服務），組織技術(shù)專家、財務人員、采購專員召開需求評審會，最終形成《采購需求確認單》。輸出文件：《采購需求申請表》《采購需求確認單》步驟2：采購計劃編制與審批責任主體：采購部門、財務部門、分管領(lǐng)導操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)《采購需求確認單》，結(jié)合采購金額、項目緊急程度、市場供應情況，編制《采購計劃表》，明確采購方式（公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價或單一來源采購）、采購時間節(jié)點、責任分工等；財務部門審核采購計劃的預算匹配性，保證總預算不超出年度采購預算額度；采購計劃按審批權(quán)限逐級報批（如部門負責人→采購總監(jiān)→總經(jīng)理→董事會），重大采購計劃（如金額超過萬元或涉及核心業(yè)務）需提交決策委員會審議。輸出文件：《采購計劃審批表》《采購計劃表》步驟3：招標方式確定與招標文件編制責任主體：采購部門、法務部門、技術(shù)專家操作內(nèi)容：根據(jù)采購計劃確定的采購方式，啟動招標程序：公開招標：通過指定媒介發(fā)布招標公告，邀請不特定的潛在投標人；邀請招標：從合格供應商庫中隨機抽取3家及以上供應商發(fā)出邀請函（僅適用于因技術(shù)復雜、受自然地域限制等特殊原因，公開招標難以實施的情況）；競爭性談判/詢價：適用于緊急采購、規(guī)格標準不統(tǒng)一的貨物或服務（需提前獲得分管領(lǐng)導特批）；單一來源采購：只能從唯一供應商處采購（如專利產(chǎn)品、原廠配件），需提供唯一性說明并經(jīng)高層審批。采購部門牽頭編制招標文件，內(nèi)容需包括：投標邀請函（或招標公告）；投標人須知（包括投標截止時間、開標地點、投標保證金要求等）；采購需求及技術(shù)規(guī)格（需與《采購需求確認單》一致，避免傾向性條款）；評標辦法（如最低評標價法、綜合評分法，需明確評分標準、權(quán)重）；合同主要條款（付款方式、交付期限、違約責任等）；投標文件格式（包括投標函、技術(shù)方案、商務報價、資質(zhì)證明等）。法務部門對招標文件的合規(guī)性（如是否符合《招標投標法》《采購法》及公司內(nèi)部制度）進行審核，技術(shù)專家對技術(shù)參數(shù)的準確性進行把關(guān)，最終形成《招標文件審批表》。輸出文件：《招標文件》《招標文件審批表》步驟4：招標公告發(fā)布與供應商邀請責任主體：采購部門操作內(nèi)容：采用公開招標方式的，需在省級以上人民指定的媒介（如公共資源交易平臺、行業(yè)招標網(wǎng)站）發(fā)布招標公告，公告期不少于5個工作日；采用邀請招標方式的，向被邀請供應商發(fā)出《投標邀請函》，說明招標項目概況、招標文件獲取方式等；對于潛在供應商的疑問，采購部門應在招標公告發(fā)布后3個工作日內(nèi)統(tǒng)一組織答疑，形成《答疑紀要》并書面通知所有已獲取招標文件的供應商。輸出文件：《招標公告》《答疑紀要》步驟5：投標人資格預審（如需）責任主體：采購部門、評標委員會操作內(nèi)容：對于復雜或高金額采購，可設(shè)置資格預審環(huán)節(jié)，要求潛在供應商提交《資格預審申請文件》，包括：營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書（如ISO認證、行業(yè)特許資質(zhì)）；財務狀況報告（近1年審計報告或財務報表）；類似項目業(yè)績證明（近3年合同復印件）；信譽證明（如無重大違法記錄聲明）。采購部門整理資格預審申請文件，評標委員會（由采購人代表及技術(shù)、經(jīng)濟專家組成，專家人數(shù)占比≥2/3）根據(jù)資格預審文件進行評審，確定通過資格預審的供應商名單，并向所有申請人發(fā)出《資格預審結(jié)果通知書》。輸出文件：《資格預審申請文件》《資格預審結(jié)果通知書》步驟6：招標文件發(fā)售與踏勘答疑責任主體：采購部門、需求部門操作內(nèi)容：向通過資格預審的供應商（或所有獲取招標文件的供應商）發(fā)售招標文件，發(fā)售時間不得少于5個工作日，售價僅收回成本；招標文件發(fā)售后，采購部門組織需求部門、技術(shù)專家召開“投標預備會”，組織供應商踏勘項目現(xiàn)場（如涉及工程或復雜設(shè)備），解答疑問，形成《踏勘答疑紀要》作為招標文件的補充文件。輸出文件：《投標預備會記錄》《踏勘答疑紀要》步驟7：投標文件接收與開標責任主體：采購部門、監(jiān)審部門（或第三方公證機構(gòu)）操作內(nèi)容：采購部門在投標截止時間前接收投標文件，核對供應商身份、密封情況，填寫《投標文件接收記錄表》，并由供應商簽字確認；投標截止時間后，接收的投標文件不得開啟（或由監(jiān)審部門密封保管）；按照招標文件規(guī)定的時間、地點組織開標，邀請所有投標人參加（或通過線上方式），由監(jiān)審部門人員檢查投標文件密封情況，確認無誤后拆封；公布投標人名稱、投標報價、技術(shù)方案要點、工期/交付期等主要內(nèi)容，填寫《開標記錄表》，所有投標人簽字確認；開標過程中如遇異議，當場提出并記錄，由采購部門會同需求部門、監(jiān)審部門當場答復或啟動異議處理程序。輸出文件：《投標文件接收記錄表》《開標記錄表》步驟8：評標與定標責任主體：評標委員會、采購部門、決策層操作內(nèi)容：依法組建評標委員會，成員為5人及以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟專家不得少于總?cè)藬?shù)的2/3，與投標人有利害關(guān)系的人員需主動回避；評標委員會依據(jù)招標文件確定的評標辦法（如綜合評分法），對各投標文件進行獨立評審，重點評審：技術(shù)方案是否符合需求、先進性、可行性；商務報價是否合理、是否超出預算；企業(yè)資質(zhì)、業(yè)績、信譽、售后服務等；對投標文件的偏差（如細微偏差、重大偏差）進行書面說明。評標委員會形成《評標報告》，推薦1-3名中標候選人（按得分或評標價排序），并注明排序理由；采購部門將《評標報告》報決策層（如采購決策委員會、總經(jīng)理辦公會）審批，確定最終中標人。輸出文件：《評標報告》《定標審批表》步驟9：中標結(jié)果公示與合同簽訂責任主體：采購部門、法務部門、需求部門操作內(nèi)容：采購部門在確定中標人后，通過原招標公告發(fā)布媒介發(fā)布《中標結(jié)果公示》，公示期不少于3個工作日，公示內(nèi)容包括中標人名稱、中標金額、評標辦法等；公示期內(nèi)無異議或異議不成立的，采購部門向中標人發(fā)出《中標通知書》，同時將結(jié)果通知未中標人；需求部門與采購部門共同與中標人對接，根據(jù)招標文件及投標文件內(nèi)容起草《采購合同》，法務部門審核合同條款（特別是違約責任、付款條件、知識產(chǎn)權(quán)等），經(jīng)雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章后生效；合同簽訂后，采購部門將采購全流程文件（需求申請、招標文件、投標文件、評標報告、合同等）整理歸檔，保存期限不少于15年（工程類項目不少于25年）。輸出文件：《中標結(jié)果公示》《中標通知書》《采購合同》《采購檔案歸檔清單》三、配套工具表單模板模板1：采購需求申請表申請部門申請日期需求編號需求基本信息采購物品/服務名稱規(guī)格/型號/技術(shù)參數(shù)需求數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明期望交付時間緊急程度（□普通□緊急□特急）需求部門意見部門負責人簽字：日期：采購部門審核意見審核人：日期：分管領(lǐng)導審批意見審批人：日期：模板2：采購計劃表計劃編號編制日期計劃部門項目基本信息采購項目名稱對應需求編號采購預算（元）采購方式（□公開招標□邀請招標□競爭性談判□詢價□單一來源）計劃啟動時間計劃完成時間采購內(nèi)容清單序號物品/服務名稱規(guī)格/型號數(shù)量12審批意見部門負責人：日期：財務審核：日期：總經(jīng)理審批：日期：模板3：評標報告項目名稱招標編號開標時間開標地點評標委員會主任：成員：（技術(shù)專家：經(jīng)濟專家：采購人代表：）評標辦法□最低評標價法□綜合評分法（技術(shù)分權(quán)重%商務分權(quán)重%價格分權(quán)重%）投標人評審情況序號投標人名稱投標報價（元）技術(shù)得分123評標意見經(jīng)綜合評審，推薦中標候選人為：1.第一中標候選人：2.第二中標候選人：3.第三中標候選人：評標委員會主任簽字：日期：采購部門意見負責人簽字：日期：決策層審批意見審批人：日期：模板4：采購合同（簡化版）合同編號簽訂日期甲方（采購方）：法定代表人/授權(quán)代表：地址：乙方（中標方）：法定代表人/授權(quán)代表：地址：合同標的物品/服務名稱規(guī)格/型號數(shù)量單價（元）質(zhì)量標準與驗收1.質(zhì)量標準：符合國家/行業(yè)標準及招標文件要求；2.驗收方式：甲方在收到標的物后[]個工作日內(nèi)驗收，驗收合格后簽署《驗收合格單》。付款方式1.合同簽訂后[]個工作日內(nèi)，甲方向乙方支付預付款（合同總額的%）；2.標的物交付驗收合格后[]個工作日內(nèi)，支付至合同總額的%；3.質(zhì)保期滿無質(zhì)量問題后[]個工作日內(nèi)，支付剩余%。違約責任1.乙方逾期交付的，每逾期1日按合同總額的%支付違約金；2.標的物質(zhì)量不合格的，乙方應在甲方要求期限內(nèi)免費更換或修復，否則甲方有權(quán)解除合同并要求賠償損失；3.甲方逾期付款的，每逾期1日按應付未付金額的%支付違約金。爭議解決因本合同引起的爭議，雙方應友好協(xié)商解決；協(xié)商不成的，提交甲方所在地人民法院訴訟解決。其他約定（如質(zhì)保期、知識產(chǎn)權(quán)、保密條款等）合同生效本合同一式[]份，甲乙雙方各執(zhí)[]份，自雙方簽字蓋章之日起生效。甲方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：乙方（蓋章）：法定代表人/授權(quán)代表（簽字）：四、關(guān)鍵風險控制要點需求描述風險：技術(shù)參數(shù)需明確、量化，避免“品牌唯一”“傾向性條款”，防止排斥潛在投標人；需求變更需重新履行審批程序，避免“先采購后補流程”。招標合規(guī)風險：嚴格依法確定采購方式，公開招標項目不得以化整為零等方式規(guī)避招標；招標文件需經(jīng)法務、技術(shù)、財務多部門審核，保證符合法律法規(guī)及公司制度。評標公平風險：評標專家需從專家?guī)祀S機抽取，與投標人存在利害關(guān)系的需回避；評標過程需全程記