PAGE訪客查詢制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的安全管理，規(guī)范訪客查詢流程，保障公司/組織的正常運(yùn)營秩序，保護(hù)公司/組織及員工的合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有部門及辦公區(qū)域，包括總部大樓、分支機(jī)構(gòu)、生產(chǎn)車間、倉庫等場所的訪客管理。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保訪客查詢制度規(guī)范的合法性和有效性。2.安全第一原則：將保障公司/組織的安全放在首位，通過規(guī)范訪客查詢流程，防止未經(jīng)授權(quán)人員進(jìn)入公司/組織，避免安全事故的發(fā)生。3.便捷高效原則：在確保安全的前提下，盡量簡化訪客查詢流程，提高工作效率，為訪客提供便利。4.信息保密原則：訪客信息屬于公司/組織的敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、訪客定義（一）外部訪客1.客戶：前來公司/組織洽談業(yè)務(wù)、參觀考察、簽訂合同等的合作伙伴。2.供應(yīng)商：與公司/組織有業(yè)務(wù)往來的原材料供應(yīng)商、設(shè)備供應(yīng)商等。3.合作伙伴：包括戰(zhàn)略合作伙伴、技術(shù)合作方、行業(yè)協(xié)會成員等。4.政府部門人員：前來公司/組織進(jìn)行檢查、調(diào)研、指導(dǎo)等工作的政府工作人員。5.其他人員：如律師、會計(jì)師、審計(jì)師等因工作需要前來公司/組織的專業(yè)人士，以及前來參加會議、培訓(xùn)、活動等的外部人員。（二）內(nèi)部訪客1.公司/組織內(nèi)部員工：因工作需要到其他部門辦事、交流的員工。2.臨時(shí)工作人員：如實(shí)習(xí)生、臨時(shí)工等在公司/組織內(nèi)短期工作的人員。三、訪客查詢流程（一）預(yù)約登記1.提前預(yù)約：外部訪客應(yīng)至少提前[X]個(gè)工作日通過電話、郵件、傳真或公司/組織指定的在線預(yù)約系統(tǒng)等方式向接待部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人預(yù)約來訪時(shí)間、事由、人數(shù)等信息。預(yù)約信息應(yīng)包括訪客姓名、聯(lián)系方式、身份證號碼（或其他有效身份證件號碼）、來訪單位、來訪時(shí)間、來訪目的等。2.填寫申請表：接待部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人收到預(yù)約信息后，應(yīng)及時(shí)向訪客發(fā)送《訪客申請表》，訪客應(yīng)如實(shí)填寫申請表中的各項(xiàng)內(nèi)容，并簽字確認(rèn)。申請表應(yīng)包括訪客基本信息、來訪信息、接待部門及接待人信息等。3.審核預(yù)約：接待部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到《訪客申請表》后[X]個(gè)工作日內(nèi)對預(yù)約信息進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括訪客身份信息的真實(shí)性、來訪事由的合理性、接待部門及接待人的安排是否妥當(dāng)?shù)?。如審核通過，接待部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知訪客預(yù)約成功，并告知其來訪時(shí)需要攜帶的證件及相關(guān)材料；如審核不通過，應(yīng)及時(shí)向訪客說明原因，并拒絕其預(yù)約申請。（二）身份驗(yàn)證1.到達(dá)登記：訪客應(yīng)在預(yù)約時(shí)間到達(dá)公司/組織指定的訪客接待處，接待人員應(yīng)首先核對訪客的預(yù)約信息，確認(rèn)無誤后，請?jiān)L客出示有效身份證件（如身份證、駕駛證、護(hù)照等）。2.身份驗(yàn)證：接待人員應(yīng)使用身份證識別儀等設(shè)備對訪客的身份證件進(jìn)行驗(yàn)證，核實(shí)其身份信息的真實(shí)性。如身份證件驗(yàn)證通過，接待人員應(yīng)將訪客的身份信息錄入公司/組織的訪客管理系統(tǒng)，并為訪客發(fā)放臨時(shí)訪客證。臨時(shí)訪客證應(yīng)包括訪客姓名、來訪單位、來訪時(shí)間、有效期等信息，并加蓋公司/組織公章。3.拍照留影：為了加強(qiáng)安全管理，訪客在領(lǐng)取臨時(shí)訪客證時(shí)，接待人員應(yīng)使用攝像頭等設(shè)備為訪客拍照留影。照片應(yīng)清晰顯示訪客的面部特征，并與身份證件上的照片進(jìn)行比對。拍照留影信息應(yīng)錄入公司/組織的訪客管理系統(tǒng)，以便日后查詢和追溯。（三）安全檢查1.物品檢查：訪客進(jìn)入公司/組織前，接待人員應(yīng)對其隨身攜帶的物品進(jìn)行檢查，防止訪客攜帶危險(xiǎn)物品、違禁物品進(jìn)入公司/組織。檢查內(nèi)容包括手提包、背包、公文包、行李箱等。如發(fā)現(xiàn)訪客攜帶危險(xiǎn)物品、違禁物品，接待人員應(yīng)立即予以扣留，并通知公司/組織安全管理部門進(jìn)行處理。2.身體檢查：根據(jù)公司/組織的安全管理需要，接待人員可對訪客進(jìn)行身體檢查，防止訪客攜帶武器、爆炸物等危險(xiǎn)物品進(jìn)入公司/組織。身體檢查應(yīng)在訪客接待處的專門區(qū)域進(jìn)行，由專業(yè)人員按照相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行操作。如發(fā)現(xiàn)訪客身體攜帶危險(xiǎn)物品，接待人員應(yīng)立即予以扣留，并通知公司/組織安全管理部門進(jìn)行處理。（四）陪同引導(dǎo)1.安排陪同人員：接待部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)訪客的來訪事由，安排合適的陪同人員全程陪同訪客。陪同人員應(yīng)熟悉公司/組織的安全規(guī)定和工作流程，負(fù)責(zé)引導(dǎo)訪客前往目的地，并確保訪客在公司/組織內(nèi)的活動安全、有序。2.告知注意事項(xiàng)：陪同人員應(yīng)在訪客進(jìn)入公司/組織前，向訪客告知公司/組織的安全規(guī)定、工作流程、注意事項(xiàng)等信息，提醒訪客遵守公司/組織的各項(xiàng)規(guī)章制度。如訪客需要在公司/組織內(nèi)使用辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)等資源，陪同人員應(yīng)協(xié)助訪客辦理相關(guān)手續(xù)，并告知其使用方法和注意事項(xiàng)。（五）訪客登記1.詳細(xì)登記：陪同人員應(yīng)在訪客到達(dá)目的地后，及時(shí)帶領(lǐng)訪客到公司/組織的訪客登記處進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括訪客姓名、來訪單位、來訪時(shí)間、來訪目的、接待部門及接待人信息、陪同人員信息等。登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，并由訪客和陪同人員簽字確認(rèn)后存檔。2.系統(tǒng)錄入：接待人員應(yīng)將訪客登記信息及時(shí)錄入公司/組織的訪客管理系統(tǒng)，以便日后查詢和追溯。訪客管理系統(tǒng)應(yīng)具備訪客信息錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表生成等功能，并與公司/組織的門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息共享和聯(lián)動控制。（六）訪客離開1.歸還訪客證：訪客離開公司/組織時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)訪客證交還給接待人員。接待人員應(yīng)在訪客管理系統(tǒng)中對訪客信息進(jìn)行注銷，并收回臨時(shí)訪客證。2.再次檢查：接待人員應(yīng)對訪客隨身攜帶的物品進(jìn)行再次檢查，確認(rèn)訪客未攜帶公司/組織的物品離開。如發(fā)現(xiàn)訪客攜帶公司/組織的物品離開，接待人員應(yīng)及時(shí)與訪客溝通，要求其歸還物品；如訪客拒絕歸還，接待人員應(yīng)及時(shí)通知公司/組織相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.登記離開信息：接待人員應(yīng)在訪客管理系統(tǒng)中登記訪客離開時(shí)間、離開方式等信息，并由訪客和陪同人員簽字確認(rèn)后存檔。四、訪客信息管理（一）信息收集1.基本信息：訪客信息收集應(yīng)包括訪客姓名、性別、年齡、身份證號碼（或其他有效身份證件號碼）、聯(lián)系方式、來訪單位、來訪時(shí)間、來訪目的、接待部門及接待人信息、陪同人員信息等。2.其他信息：根據(jù)公司/組織的安全管理需要，訪客信息收集還可包括訪客的職業(yè)背景、犯罪記錄、健康狀況等信息。但在收集這些信息時(shí)，應(yīng)遵循合法、合理、必要的原則，并事先告知訪客收集信息的目的、范圍和方式，取得訪客的同意。（二）信息存儲1.存儲方式：訪客信息應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。電子文檔應(yīng)存儲在公司/組織的服務(wù)器或其他安全可靠的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份；紙質(zhì)文檔應(yīng)存放在專門的文件柜中，并進(jìn)行分類歸檔。2.存儲期限：訪客信息的存儲期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)及公司/組織的相關(guān)規(guī)定確定。一般情況下，訪客信息的存儲期限為[X]年，但對于涉及重要業(yè)務(wù)、重大事件或有特殊安全要求的訪客信息，存儲期限可適當(dāng)延長。（三）信息查詢1.查詢權(quán)限：公司/組織內(nèi)部人員如需查詢訪客信息，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行查詢。一般情況下，只有與訪客接待工作直接相關(guān)的人員（如接待部門負(fù)責(zé)人、陪同人員等）才能查詢訪客的基本信息和來訪信息；如需查詢訪客的其他信息，應(yīng)經(jīng)公司/組織安全管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行查詢。2.查詢用途：訪客信息的查詢應(yīng)僅限于公司/組織內(nèi)部的安全管理、業(yè)務(wù)工作等需要，并嚴(yán)格遵守信息保密原則。嚴(yán)禁將訪客信息用于任何非法目的或泄露給無關(guān)人員。（四）信息保密1.保密措施：公司/組織應(yīng)采取必要的保密措施，確保訪客信息的安全。如對存儲訪客信息的服務(wù)器和存儲設(shè)備進(jìn)行加密處理、設(shè)置訪問權(quán)限、定期進(jìn)行安全檢查等。2.人員管理：接觸訪客信息的公司/組織內(nèi)部人員應(yīng)嚴(yán)格遵守信息保密制度，不得泄露訪客信息。如因工作需要必須使用訪客信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申請和審批，并在使用后及時(shí)銷毀相關(guān)信息。3.違規(guī)處理：如發(fā)現(xiàn)公司/組織內(nèi)部人員違反信息保密制度，泄露訪客信息，公司/組織應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定給予嚴(yán)肅處理；如因泄露訪客信息給公司/組織或訪客造成損失的，應(yīng)依法承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。五、接待部門及接待人職責(zé)（一）接待部門職責(zé)1.預(yù)約管理：負(fù)責(zé)受理外部訪客的預(yù)約申請，審核預(yù)約信息，及時(shí)通知訪客預(yù)約結(jié)果，并做好預(yù)約登記工作。2.信息傳遞：及時(shí)將訪客預(yù)約信息傳遞給相關(guān)部門及接待人，協(xié)調(diào)安排接待工作。3.安全管理：協(xié)助安全管理部門做好訪客的安全檢查工作，確保訪客在公司/組織內(nèi)的活動安全、有序。4.資料歸檔：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔訪客的相關(guān)資料，包括預(yù)約申請表、身份證件復(fù)印件、臨時(shí)訪客證等。（二）接待人職責(zé)1.接待安排：按照接待部門的安排，負(fù)責(zé)接待訪客的具體工作，包括引導(dǎo)訪客前往目的地、介紹公司/組織情況、解答訪客疑問等。2.信息核實(shí)：在訪客到達(dá)時(shí)，負(fù)責(zé)核實(shí)訪客的身份信息，按照規(guī)定的流程為訪客辦理登記手續(xù)，發(fā)放臨時(shí)訪客證，并進(jìn)行安全檢查。3.陪同引導(dǎo)：全程陪同訪客，確保訪客在公司/組織內(nèi)的活動安全、有序，并及時(shí)向接待部門反饋訪客的情況。4.資料保管：負(fù)責(zé)保管訪客的相關(guān)資料，如身份證件復(fù)印件、臨時(shí)訪客證等，并在訪客離開后及時(shí)歸還或銷毀。六、安全管理部門職責(zé)（一）制度制定與完善負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的訪客查詢制度規(guī)范，確保制度符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）培訓(xùn)指導(dǎo)定期組織公司/組織內(nèi)部人員進(jìn)行訪客查詢制度規(guī)范的培訓(xùn)，提高員工的安全意識和業(yè)務(wù)水平，確保制度的有效執(zhí)行。（三）監(jiān)督檢查負(fù)責(zé)對公司/組織內(nèi)各部門的訪客查詢工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，確保訪客查詢流程的規(guī)范、有序。（四）應(yīng)急處理制定訪客查詢工作的應(yīng)急預(yù)案，在發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，及時(shí)組織人員進(jìn)行應(yīng)急處理，保障公司/組織的安全和正常運(yùn)營秩序。（五）信息管理負(fù)責(zé)對訪客管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全；定期對訪客信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的安全管理決策提供依據(jù)。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未按規(guī)定預(yù)約：外部訪客未提前預(yù)約或未如實(shí)填寫預(yù)約信息，擅自前來公司/組織。2.身份驗(yàn)證不符：訪客提供虛假身份證件或冒用他人身份證件進(jìn)入公司/組織。3.拒絕安全檢查：訪客拒絕接受接待人員的安全檢查，強(qiáng)行進(jìn)入公司/組織。4.違規(guī)攜帶物品：訪客攜帶危險(xiǎn)物品、違禁物品進(jìn)入公司/組織。5.未按規(guī)定登記：訪客未按規(guī)定在訪客登記處進(jìn)行詳細(xì)登記或登記信息不實(shí)。6.擅自離開指定區(qū)域：訪客未經(jīng)陪同人員同意，擅自離開指定的活動區(qū)域。7.泄露訪客信息：公司/組織內(nèi)部人員違反信息保密制度，泄露訪客信息。8.其他違規(guī)行為：違反本制度規(guī)范的其他行為。（二）處理措施1.警告：對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的訪客或公司/組織內(nèi)部人員，給予警告處分，并要求其立即改正違規(guī)行為。2.罰款：對于多次違規(guī)或情節(jié)較重的訪客或公司/組織內(nèi)部人員，除給予警告處分外，還可根據(jù)違規(guī)情節(jié)的嚴(yán)重程度，處以一定金額的罰款。3.限制來訪：對于嚴(yán)重違規(guī)的外部訪客，公司/組織可限制其來訪次數(shù)或拒絕其來訪申請。4.辭退/解除合同：對于嚴(yán)