PAGE統(tǒng)一規(guī)范存檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本統(tǒng)一規(guī)范存檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作活動中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)一收集、整理、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，保證檔案內(nèi)容的真實可靠。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)形成的檔案，確保檔案的齊全完整。4.保密性原則：對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、快速檢索的原則，提高檔案的利用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)立公司/組織檔案管理中心，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。檔案管理中心可根據(jù)實際情況，在各部門或分支機(jī)構(gòu)設(shè)立兼職檔案員，協(xié)助檔案管理中心開展檔案收集、整理等工作。（二）檔案管理中心職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案整理工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的時效性和準(zhǔn)確性。6.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和全體員工的檔案意識。7.負(fù)責(zé)向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記和統(tǒng)計工作。8.參與公司/組織重大活動和項目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時歸檔和有效利用。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門或分支機(jī)構(gòu)日常工作中形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理中心移交。2.協(xié)助檔案管理中心開展檔案清查、盤點(diǎn)等工作，及時提供相關(guān)檔案信息。3.按照檔案管理中心的要求，做好本部門或分支機(jī)構(gòu)檔案的臨時保管和保護(hù)工作，確保檔案的安全。4.積極宣傳檔案管理知識，提高本部門或分支機(jī)構(gòu)員工的檔案意識，督促員工及時將工作中形成的檔案資料移交歸檔。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍和檔案形成特點(diǎn)，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計劃與總結(jié)、行政事務(wù)處理文件、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涵蓋市場營銷、銷售合同、客戶資料、項目策劃與實施、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)檔案等與公司/組織業(yè)務(wù)經(jīng)營活動相關(guān)的檔案。3.技術(shù)研發(fā)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利申請等方面的檔案。4.基本建設(shè)類：包括公司/組織的基本建設(shè)項目規(guī)劃、設(shè)計文件、施工圖紙、工程合同、竣工驗收報告等檔案。5.設(shè)備儀器類：有關(guān)公司/組織設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、維護(hù)、報廢等過程中形成的檔案。6.聲像電子類：以照片、錄音、錄像、電子文檔等形式記錄公司/組織重要活動、工作場景、產(chǎn)品形象等內(nèi)容的檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查詢，對每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號采用“大類代碼+年度+流水號”的形式，具體如下：1.大類代碼：采用大寫英文字母表示，如行政管理類用“XZ”表示，業(yè)務(wù)經(jīng)營類用“JY”表示，技術(shù)研發(fā)類用“JS”表示，基本建設(shè)類用“JS”表示，設(shè)備儀器類用“SB”表示，聲像電子類用“SX”表示。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”表示2023年度形成的檔案。3.流水號：從“001”開始依次編號，按檔案形成時間順序排列。例如，2023年度行政管理類的第5份檔案編號為“XZ2023005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工應(yīng)按照檔案管理的要求，及時將工作中形成的各類文件材料收集齊全，并定期移交至檔案管理中心。2.對于重要會議、重大活動、重點(diǎn)項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)整理完畢并移交檔案管理中心。3.檔案管理中心應(yīng)定期對各部門、各分支機(jī)構(gòu)的檔案收集情況進(jìn)行檢查和督促，確保檔案收集工作的及時、完整。（二）檔案整理1.檔案管理中心收到檔案后，應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理工作包括對檔案進(jìn)行分類、排序、編目、裝訂等。2.分類：將收集到的檔案按照預(yù)先確定的檔案分類方案進(jìn)行分類，確保同一類檔案集中存放。3.排序：在每一類檔案中，按照文件材料的形成時間順序或重要程度進(jìn)行排序，使檔案排列有序。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便于查閱和檢索。5.裝訂：對紙張較多、較厚的檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件內(nèi)容。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案安全保管。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，確保檔案的完整無缺。3.對于電子檔案，應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立電子檔案的索引目錄，便于快速檢索和利用。4.對于聲像檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，采用光盤、磁帶等介質(zhì)存儲，并注明相關(guān)信息，如拍攝時間、地點(diǎn)、內(nèi)容等。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要人事任免文件、財務(wù)審計報告等。2.長期保管：對公司/組織在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。如年度工作計劃與總結(jié)、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料等。3.短期保管：對公司/組織在較短時間內(nèi)具有查考利用價值的檔案，保管期限為[X]年。如一般性的行政文件、臨時性的工作記錄等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理中心應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理中心負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進(jìn)行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，提出檔案的存毀意見。對于確無保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀審批表》，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀審批表》和《檔案銷毀清冊》應(yīng)作為檔案管理的重要資料，長期保存。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理中心查閱。2.檔案管理中心應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行查閱。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案管理中心。（二）借閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案名稱、編號、借閱期限、借閱用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理中心負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案管理中心，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。4.借閱完畢后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案。檔案管理中心應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與借閱人員核實處理。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）檔案數(shù)字化1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為PDF格式，并按照檔案分類編號進(jìn)行命名和存儲。3.建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，通過檔案管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)查詢和利用。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入與維護(hù)：實現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案信息的及時更新和準(zhǔn)確完整。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息。3.借閱管理：記錄檔案借閱情況，包括借閱人員、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)對檔案借閱流程的全程跟蹤和管理。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問和操作相應(yīng)的檔案信息，保障檔案信息的安全。5.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等