PAGE規(guī)范員工簽字制度一、總則（一）目的為加強公司管理，規(guī)范各類文件、合同、報表等資料的簽字流程，確保簽字行為的真實性、準確性和有效性，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在處理各類涉及公司業(yè)務的文件、合同、協(xié)議、報告、審批表等資料時的簽字行為。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：簽字行為必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準要求，確保公司利益不受侵害。2.真實準確原則：簽字人應如實簽署自己的姓名，確保簽字內(nèi)容與實際情況相符，不得虛假簽字。3.權責明確原則：明確不同崗位、不同層級員工在簽字流程中的職責和權限，避免出現(xiàn)簽字混亂或責任不清的情況。4.流程規(guī)范原則：制定統(tǒng)一、規(guī)范的簽字流程，確保各項簽字工作有序進行，提高工作效率。二、簽字的種類及要求（一）手寫簽字1.適用范圍：適用于各類紙質文件、合同、協(xié)議等需要簽字確認的情況。2.要求簽字人應使用黑色或藍色中性筆進行簽字，確保字跡清晰、工整，易于辨認。簽字應簽在文件規(guī)定的簽字欄內(nèi)，不得超出簽字欄范圍，也不得在簽字欄外隨意添加其他內(nèi)容。多人簽字時，應按照文件要求的順序依次簽字，不得顛倒或遺漏。（二）電子簽字1.適用范圍：適用于通過電子文檔形式處理的文件、合同等，且符合國家電子簽名法規(guī)定的適用場景。2.要求采用符合國家相關標準的電子簽名技術，確保電子簽名的真實性、完整性和不可抵賴性。使用電子簽名前，簽字人應按照公司規(guī)定的流程進行身份認證，確保簽字人的身份真實可靠。電子簽字應與文件內(nèi)容緊密關聯(lián)，不得出現(xiàn)電子簽字與文件內(nèi)容分離或不一致的情況。電子簽字后的文件應按照公司規(guī)定的電子文檔管理流程進行保存和歸檔，確保電子文檔的安全性和可追溯性。三、簽字流程（一）文件起草與審核1.由相關部門或人員負責起草各類文件、合同等資料。起草過程中應確保內(nèi)容準確、完整，符合公司業(yè)務要求和法律法規(guī)規(guī)定。2.文件起草完成后，應提交給部門負責人進行初步審核。審核內(nèi)容包括文件的格式、內(nèi)容準確性、邏輯合理性等方面。部門負責人審核通過后，在文件上簽署審核意見，并注明審核日期。（二）流轉與審批1.根據(jù)文件的性質和涉及范圍，按照公司內(nèi)部的審批流程進行流轉。流轉過程中，相關部門和人員應認真閱讀文件內(nèi)容，對文件提出意見和建議，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成審批簽字。2.對于涉及多個部門或層級的文件，應按照先下級后上級、先業(yè)務部門后職能部門的順序進行審批。審批人應根據(jù)自己的職責和權限，對文件進行全面審查，確保文件符合公司利益和相關規(guī)定。如審批人對文件內(nèi)容有疑問或不同意的地方，應及時與起草部門溝通，提出修改意見，直至文件通過審批。（三）簽字確認1.文件經(jīng)過所有必要的審批環(huán)節(jié)后，由最終簽字人在文件規(guī)定的簽字欄內(nèi)進行簽字確認。簽字人應仔細核對文件內(nèi)容，確保簽字內(nèi)容與自己的意見和審批結果一致。2.對于重要文件或合同，簽字人在簽字前應再次確認文件的關鍵條款和細節(jié)，如有需要，可咨詢相關專業(yè)人員或法律顧問。簽字完成后，簽字人應妥善保管好自己簽字的文件副本，以備日后查閱。（四）存檔與管理1.文件簽字完成后，應按照公司規(guī)定的檔案管理流程進行存檔。存檔人員應確保文件的完整性和準確性，將簽字后的文件及時整理、分類，并妥善保存。2.對于電子簽字的文件，應按照電子文檔管理系統(tǒng)的要求進行存儲和備份，確保電子文件的安全性和可檢索性。同時，應建立電子文件的索引目錄，方便查詢和使用。四、不同崗位人員的簽字職責與權限（一）普通員工1.職責：負責按照公司規(guī)定的流程和要求，起草、填寫各類與自身工作相關的文件、報表等資料，并在規(guī)定位置簽字確認，確保所提供信息的真實性和準確性。2.權限：普通員工在其職責范圍內(nèi)簽署的文件，代表其對文件內(nèi)容的認可和負責。對于超出其職責范圍或涉及重要決策、重大事項的文件，普通員工無簽字決定權，需按照公司審批流程提交上級領導審批簽字。（二）部門負責人1.職責：對本部門起草的文件、合同等資料進行審核把關，確保文件內(nèi)容符合部門業(yè)務要求和公司整體利益。對涉及本部門的各類文件、報告等進行審批簽字，對部門工作的開展和執(zhí)行情況負責。2.權限：部門負責人有權對本部門職責范圍內(nèi)的文件進行審核和簽字批準。對于涉及多個部門或跨部門的重要文件、重大決策事項，部門負責人應在審核后提交公司更高層級領導審批簽字，不得擅自越權簽字。（三）公司高層領導1.職責：對公司重大決策、重要文件、合同協(xié)議等進行最終審批簽字，從公司戰(zhàn)略層面把控公司運營和發(fā)展方向，對公司整體運營情況負責。2.權限：公司高層領導具有最高級別的簽字權限，對公司所有涉及重大事項、重要決策、對外合作等方面的文件具有最終審批權。在簽字前，應充分了解文件背景和相關情況，綜合考慮公司利益和風險因素，做出審慎決策。五、特殊情況的處理（一）代簽情況1.原則上不允許代簽。如因特殊原因（如簽字人出差、生病等）無法親自簽字，必須經(jīng)過簽字人本人書面授權，并注明代簽人姓名、代簽事項及有效期限。代簽人應在授權范圍內(nèi)進行代簽，并在簽字處注明“代簽”字樣及代簽原因。2.代簽行為視同簽字人本人行為，簽字人應對代簽內(nèi)容承擔相應法律責任。公司在審核文件時，如發(fā)現(xiàn)代簽情況，應要求代簽人提供有效的授權證明，并對授權情況進行核實。（二）簽字錯誤或變更1.若簽字人發(fā)現(xiàn)自己簽字存在錯誤（如簽錯名字、簽錯位置等），應及時與文件保管部門或相關人員聯(lián)系，說明情況，并按照公司規(guī)定的流程進行更正。更正后的簽字應清晰可辨，并注明更正原因和日期。2.對于文件內(nèi)容發(fā)生變更需要重新簽字的情況，應按照文件起草與審核、流轉與審批、簽字確認的流程重新進行操作。變更后的文件應注明變更內(nèi)容和變更日期，并確保與原文件的關聯(lián)性和一致性。（三）遺失簽字文件的處理1.如果簽字文件遺失，簽字人應及時向文件保管部門報告，并協(xié)助查找。如確實無法找回，應按照公司檔案管理規(guī)定進行補辦手續(xù)。補辦文件時，應重新按照文件起草與審核、流轉與審批流程進行操作，確保文件內(nèi)容與原文件一致，并注明“補辦”字樣及補辦原因。2.在補辦簽字文件過程中，相關部門和人員應認真核實文件內(nèi)容和簽字情況，確保補辦文件的真實性和有效性。同時，應加強對簽字文件的保管和管理，防止類似情況再次發(fā)生。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對各類簽字文件進行審查，檢查簽字流程是否符合規(guī)定、簽字權限是否正確行使、簽字內(nèi)容是否真實合法等。2.對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反簽字制度的行為，應按照公司相關規(guī)定進行嚴肅處理。（二）日常工作檢查1.各部門負責人應定期對本部門員工簽字文件的管理情況進行檢查，確保簽字流程規(guī)范、文件保存完整。2.公司行政部門或相關管理部門不定期對全公司簽字文件的管理情況進行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（三）責任追究1.對于違反簽字制度的行為，如虛假簽字、越權簽字、代簽未獲授權等，公司將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因簽字違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，簽字人應承擔相應的賠償責任。構成違法犯罪的，將依法追究其法律責任。七、培訓與宣傳（一）培訓1.人力資源部門定期組織員工簽字制度培訓活動，向員工詳細講解簽字制度的目的、適用范圍、流程、要求以及不同崗位人員的簽字職責與權限等內(nèi)容。2.培訓方式可采用集中授課、案例分析、現(xiàn)場演示等多種形式，確保員工能夠深入理解簽字制度的各項規(guī)定，并掌握正確的簽字方法和流程。3.對于新入職員工，應在入職培訓中專門安排簽字制度相關內(nèi)容的培訓，使其在入職初期就了解并遵守公司簽字制度。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部公告欄、OA系統(tǒng)、微信群等渠道，廣泛宣傳簽字制度的重要性和具體要求，提高員工對簽字制度的認知度和重視程度。2.在公司內(nèi)部顯著位置張貼簽字制度的宣傳海報，使員工在日常工作中能夠隨時查閱，加深對簽字制度的記憶和理解。3.定期發(fā)布簽字制度執(zhí)行情況的通報，對遵守制度的部門和個人進行表揚，對違反制度的行為進行曝光，營造良好的制度執(zhí)行氛圍。八、附則（一）解釋