PAGE完善規(guī)范采購管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障公司物資供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，保證供應(yīng)商之間的平等競爭。3.效益原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.誠實(shí)守信原則：采購人員和供應(yīng)商應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定，確保采購活動的順利進(jìn)行。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的采購部門，負(fù)責(zé)公司各類物資的采購工作。采購部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購任務(wù)，合理設(shè)置崗位，明確各崗位職責(zé)。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和物資需求情況，編制年度、季度和月度采購計(jì)劃，明確采購物資的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時(shí)間等。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估、篩選和分類管理，建立供應(yīng)商檔案；與合格供應(yīng)商簽訂采購合同，維護(hù)良好的合作關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和采購流程，組織實(shí)施采購活動，選擇合適的采購方式，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、招標(biāo)等工作，確保采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作，跟蹤合同執(zhí)行情況，及時(shí)處理合同糾紛。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判、采購策略優(yōu)化等方式，降低采購成本，提高采購資金使用效益。6.質(zhì)量控制：協(xié)同質(zhì)量管理部門對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購物資符合質(zhì)量要求；對不合格物資及時(shí)進(jìn)行處理，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營的正常進(jìn)行。7.信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，為公司決策提供支持；及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況和存在的問題。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，提出物資采購申請，明確采購物資的詳細(xì)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等；參與采購物資的驗(yàn)收工作，對采購物資的適用性負(fù)責(zé)。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用；參與采購合同的審核，負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和結(jié)算工作。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體預(yù)算和業(yè)務(wù)需求，對采購申請進(jìn)行審批，同意后交采購部門辦理采購事宜。（二）采購計(jì)劃編制采購部門收到經(jīng)審批的采購申請后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況和采購周期等因素，編制詳細(xì)的采購計(jì)劃，明確采購物資的具體規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、采購時(shí)間、采購方式等，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購物資的類別和特點(diǎn)，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄；按照公司供應(yīng)商評估標(biāo)準(zhǔn)，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)人員對入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面；根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，確定合格供應(yīng)商名單。3.供應(yīng)商管理：采購部門建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等；定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，及時(shí)調(diào)整供應(yīng)商名錄，確保供應(yīng)商的質(zhì)量和服務(wù)水平。（四）采購實(shí)施1.采購方式選擇：采購部門根據(jù)采購物資的性質(zhì)、金額、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式，包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競爭性談判采購、單一來源采購等。招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的物資采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司招標(biāo)管理規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。詢價(jià)采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場供應(yīng)充足的物資采購項(xiàng)目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況進(jìn)行比較，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠的供應(yīng)商簽訂采購合同。競爭性談判采購：適用于采購物資技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或者市場競爭不充分的項(xiàng)目。采購部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過談判確定采購價(jià)格、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等條款，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購合同。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購、必須保證原有采購項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求等特殊情況。采購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的程序，對單一來源采購的必要性和合理性進(jìn)行論證，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購談判：采購人員與選定的供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同。談判過程中，采購人員應(yīng)堅(jiān)持原則，維護(hù)公司利益，確保采購合同條款合理、公平、公正。3.采購合同簽訂：采購合同經(jīng)雙方協(xié)商一致后，由采購部門起草合同文本，提交法律部門審核；審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。（五）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購部門在采購合同約定的交貨期前，通知需求部門和質(zhì)量管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作；需求部門和質(zhì)量管理部門應(yīng)根據(jù)采購物資的特點(diǎn)和驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收人員、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收地點(diǎn)、驗(yàn)收方法等。2.到貨驗(yàn)收：供應(yīng)商交貨時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)組織需求部門和質(zhì)量管理部門按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的品種、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等方面；驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的相關(guān)憑證，如發(fā)票、裝箱單、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等，確保驗(yàn)收結(jié)果準(zhǔn)確無誤。3.驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格后由驗(yàn)收人員簽署《驗(yàn)收報(bào)告》；驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施；如因供應(yīng)商原因造成的損失，采購部門應(yīng)按照采購合同的約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。（六）采購付款1.付款申請：采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款時(shí)間，填寫《付款申請表》，詳細(xì)注明采購合同編號、供應(yīng)商名稱、發(fā)票號碼、采購金額、付款金額、付款方式等信息，并提交財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審核：財(cái)務(wù)部門對《付款申請表》進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核采購合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、付款金額的準(zhǔn)確性等；審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司資金管理制度和付款審批流程，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)；付款后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，確保財(cái)務(wù)記錄準(zhǔn)確無誤。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等；分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場價(jià)格波動情況和物資供應(yīng)情況；合理安排采購計(jì)劃，采取適當(dāng)?shù)牟少彶呗裕缣灼诒Ｖ?、簽訂長期合同等，降低市場風(fēng)險(xiǎn)對公司采購成本和物資供應(yīng)的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約束供應(yīng)商的行為；建立供應(yīng)商應(yīng)急管理機(jī)制，在供應(yīng)商出現(xiàn)突發(fā)情況時(shí)，能夠及時(shí)采取應(yīng)對措施，確保公司物資供應(yīng)不受影響。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：協(xié)同質(zhì)量管理部門加強(qiáng)對采購物資的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件和售后服務(wù)承諾；對采購物資進(jìn)行定期抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時(shí)處理，防止不合格物資進(jìn)入公司生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行合同起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等工作；明確合同條款，確保合同的合法性、有效性和可操作性；加強(qiáng)對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)處理合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。5.付款風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：財(cái)務(wù)部門加強(qiáng)對采購付款的審核和管理，嚴(yán)格按照公司資金管理制度和付款審批流程辦理付款手續(xù)；對付款情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，防止出現(xiàn)逾期付款或付款錯(cuò)誤等情況；建立供應(yīng)商信用檔案，對信用狀況不佳的供應(yīng)商采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。五、采購監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況、采購資金的使用情況等；對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常管理和監(jiān)督，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改；采購人員應(yīng)自覺