PAGE合同備案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同備案流程，保障公司合法權(quán)益，維護公司正常經(jīng)營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同簽訂及備案應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂到備案及履行的全過程。3.風(fēng)險防控原則：注重合同風(fēng)險識別與防范，確保公司利益不受損害。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在合同備案管理中的職責(zé)。二、合同備案管理職責(zé)分工（一）合同承辦部門1.負(fù)責(zé)合同的起草、談判、簽訂等工作。2.對合同的真實性、合法性、完整性負(fù)責(zé)。3.在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同紙質(zhì)版及電子版提交至合同管理部門備案。4.負(fù)責(zé)跟蹤合同履行情況，及時處理合同履行過程中的問題，并向合同管理部門反饋。（二）合同管理部門1.制定和完善合同備案管理制度。2.負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)一編號、登記、歸檔及保管。3.對合同進行合法性、合規(guī)性審查，提出審核意見。4.定期對合同備案情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據(jù)。（三）法務(wù)部門1.參與重大合同的起草、審核工作，提供法律專業(yè)意見。2.對合同的法律風(fēng)險進行評估，協(xié)助處理合同糾紛。（四）財務(wù)部門1.根據(jù)合同約定，負(fù)責(zé)審核合同款項支付條款。2.監(jiān)督合同款項的收付情況，確保資金安全。三、合同起草與審核（一）合同起草1.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，按照法律法規(guī)和公司要求起草合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任等條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免歧義，確保條款清晰、準(zhǔn)確、完整。（二）合同審核1.合同承辦部門完成合同初稿后，應(yīng)提交至合同管理部門進行審核。合同管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。2.審核內(nèi)容包括合同的合法性、合規(guī)性、完整性、條款合理性等。對于重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同管理部門應(yīng)會同法務(wù)部門進行審核。3.合同承辦部門應(yīng)根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，直至審核通過。四、合同簽訂（一）簽訂流程1.合同經(jīng)審核通過后，由合同承辦部門負(fù)責(zé)人與對方當(dāng)事人簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并按照公司印章管理制度進行用印審批。2.合同簽訂人應(yīng)確保合同簽訂過程符合法律法規(guī)和公司規(guī)定，合同文本與雙方協(xié)商一致的內(nèi)容相符。3.合同簽訂后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同副本分送合同管理部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門。（二）授權(quán)委托1.如公司委托代理人簽訂合同，應(yīng)簽訂授權(quán)委托書。授權(quán)委托書應(yīng)明確代理人的姓名、代理事項、權(quán)限和期限等內(nèi)容，并由法定代表人簽字或蓋章。2.授權(quán)委托書應(yīng)作為合同附件一并備案。五、合同備案（一）備案資料1.合同承辦部門提交的合同備案資料應(yīng)包括合同紙質(zhì)版一式[X]份、電子版合同文本、授權(quán)委托書（如有）、對方當(dāng)事人營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書等。2.合同紙質(zhì)版應(yīng)加蓋合同雙方當(dāng)事人公章或合同專用章，并由雙方簽字或蓋章確認(rèn)。（二）備案流程1.合同承辦部門在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)，將合同備案資料提交至合同管理部門。2.合同管理部門對備案資料進行審核，審核無誤后進行編號、登記，并將合同紙質(zhì)版及電子版歸檔保管。3.合同管理部門應(yīng)在合同備案完成后[X]個工作日內(nèi)，將備案情況反饋給合同承辦部門。六、合同履行與變更（一）合同履行1.合同承辦部門負(fù)責(zé)合同履行的具體工作，應(yīng)按照合同約定及時履行己方義務(wù)，并督促對方當(dāng)事人履行合同義務(wù)。2.在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或風(fēng)險，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門報告，并采取有效措施進行處理。3.合同履行完畢后，合同承辦部門應(yīng)及時將合同履行情況反饋給合同管理部門。（二）合同變更1.如合同履行過程中需要變更合同內(nèi)容，合同承辦部門應(yīng)與對方當(dāng)事人協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件進行備案，備案流程與原合同備案流程相同。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同糾紛問題。2.各部門在合同簽訂和履行過程中應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，嚴(yán)格遵守合同約定，避免因疏忽或違約引發(fā)合同糾紛。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合同糾紛，合同承辦部門應(yīng)及時向合同管理部門、法務(wù)部門報告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。2.法務(wù)部門應(yīng)會同合同管理部門對合同糾紛進行分析評估，制定糾紛處理方案。3.根據(jù)糾紛處理方案，可通過協(xié)商、仲裁、訴訟等方式解決合同糾紛。在糾紛處理過程中，應(yīng)注意維護公司合法權(quán)益，避免損失擴大。八、合同檔案管理（一）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)定期對合同檔案進行整理，按照合同類別、簽訂時間等進行分類歸檔。2.合同檔案應(yīng)包括合同紙質(zhì)版、電子版、授權(quán)委托書、對方當(dāng)事人資料、合同履行記錄、糾紛處理文件等相關(guān)資料。（二）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。2.合同檔案保管地點應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止檔案損壞或丟失。（三）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案應(yīng)在合同管理部門指定地點進行，查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案。3.涉及公司商業(yè)秘密或敏感信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對合同備案管理情況進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、備案、履行、糾紛處理等環(huán)節(jié)。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將合同備案管理工作納入公司績效考核體系，對合同承辦部門及相關(guān)人員的合同管理工作進行考核評價。2.考核評價指標(biāo)包括合同簽訂合規(guī)率、合同備案及時率、合同履行率