PAGE制度文件落款格式規(guī)范一、總則（一）目的本規(guī)范旨在統(tǒng)一公司/組織制度文件的落款格式，確保制度文件的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性，便于文件的存檔、查閱和執(zhí)行，維護(hù)公司/組織正常的運營秩序。（二）適用范圍本規(guī)范適用于公司/組織內(nèi)部發(fā)布的各類制度文件，包括但不限于管理制度、工作流程、操作規(guī)范、考核辦法等。（三）基本原則1.合法性原則制度文件落款格式應(yīng)符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保文件內(nèi)容和形式的合法性。2.規(guī)范性原則遵循統(tǒng)一、規(guī)范的格式標(biāo)準(zhǔn)，保證制度文件落款的一致性和規(guī)范性，便于識別和管理。3.準(zhǔn)確性原則落款信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)布部門、發(fā)布日期、生效日期等，避免因信息錯誤導(dǎo)致文件執(zhí)行混亂。4.嚴(yán)肅性原則制度文件落款格式體現(xiàn)了文件的權(quán)威性，應(yīng)保持嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度，不得隨意更改或簡化。二、落款格式要素及要求（一）發(fā)布部門1.應(yīng)使用公司/組織全稱或規(guī)范簡稱，不得使用模糊、易混淆的名稱。例如，若公司全稱為“XX科技有限公司”，落款時應(yīng)完整書寫，不得簡稱為“XX科技”或其他不規(guī)范名稱。2.對于聯(lián)合發(fā)布的制度文件，需列出所有聯(lián)合發(fā)布部門的名稱，各部門名稱之間用頓號隔開。例如：“人力資源部、財務(wù)部、行政部”。（二）發(fā)布日期1.采用阿拉伯?dāng)?shù)字完整書寫年、月、日，格式為“XXXX年XX月XX日”。例如：“2023年05月10日”。2.日期應(yīng)準(zhǔn)確反映制度文件實際發(fā)布的時間，不得提前或滯后填寫。（三）生效日期1.生效日期的填寫方式與發(fā)布日期相同，即“XXXX年XX月XX日”。2.若制度文件發(fā)布后立即生效，生效日期與發(fā)布日期一致；若文件發(fā)布后有一定的準(zhǔn)備期或過渡期才生效，則應(yīng)明確填寫生效日期。例如：“本制度自發(fā)布之日起15日后生效，即2023年05月25日生效”。（四）文件編號1.制度文件應(yīng)根據(jù)公司/組織的文件編號規(guī)則進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.編號一般由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號等部分組成，各部分之間用特定的分隔符隔開。例如：“2023RLZD001”，其中“2023”表示年份，“RL”表示人力資源部代碼，“ZD”表示制度文件類別代碼，“001”表示該類別下的順序號。（五）印章1.制度文件應(yīng)加蓋公司/組織公章，印章應(yīng)清晰、端正，蓋在文件落款處的適當(dāng)位置。2.對于一些重要的制度文件，可能還需要相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，簽字應(yīng)使用黑色中性筆或鋼筆，字跡工整、清晰。簽字位置一般在文件落款下方或其他指定位置。三、落款格式排版要求（一）位置1.制度文件落款應(yīng)位于正文結(jié)束后的右下角位置。2.若有附件，落款應(yīng)在附件清單之后。（二）分行1.發(fā)布部門、發(fā)布日期、生效日期等信息應(yīng)分行排列，每行之間保持適當(dāng)?shù)拈g距，一般為0.5行間距。2.例如：發(fā)布部門：XX科技有限公司發(fā)布日期：2023年05月10日生效日期：2023年05月10日（三）對齊方式1.發(fā)布部門、發(fā)布日期、生效日期等信息應(yīng)左對齊，文件編號右對齊。2.示例如下：發(fā)布部門：XX科技有限公司發(fā)布日期：2023年05月10日生效日期：2023年05月10日文件編號：2023RLZD001四、特殊情況處理（一）修訂版制度文件1.在制度文件修訂版的落款中，除了正常的發(fā)布部門、發(fā)布日期、生效日期、文件編號等信息外，還應(yīng)注明修訂版本號及修訂日期。2.例如：發(fā)布部門：XX科技有限公司發(fā)布日期：2023年05月10日生效日期：2023年05月10日文件編號：2023RLZD001修訂版本號：V2.0修訂日期：2023年03月15日（二）電子文檔格式1.在電子文檔中，制度文件落款格式應(yīng)盡量保持與紙質(zhì)文檔一致，可通過設(shè)置段落格式、字體格式等方式實現(xiàn)。2.對于電子文檔的落款，可根據(jù)實際情況適當(dāng)調(diào)整排版，但應(yīng)確保信息清晰、完整，易于識別和打印。（三）不同類型制度文件的特殊要求1.對于一些涉及特定領(lǐng)域或特殊業(yè)務(wù)的制度文件，可能有額外的落款要求。例如，涉及保密協(xié)議的制度文件，可能需要注明保密級別、保密期限等信息，并在落款處進(jìn)行相應(yīng)的排版和標(biāo)注。2.此類特殊要求應(yīng)在制度文件的具體條款中明確規(guī)定，并在落款格式中體現(xiàn)，以確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。五、附則（一）解釋權(quán)歸屬本規(guī)范由公司/組織[具體負(fù)責(zé)部門]負(fù)責(zé)解釋。在制度文件落款格式執(zhí)行過程中，如有任何疑問或需要進(jìn)一步解釋的事項，由該負(fù)責(zé)部門進(jìn)行解答和說明。（二）生效時間本規(guī)范自