PAGE自媒體文件管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司自媒體文件的管理，確保文件的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高工作效率，規(guī)范自媒體運(yùn)營(yíng)行為，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及自媒體文件管理的部門和人員，包括但不限于自媒體運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)、內(nèi)容創(chuàng)作團(tuán)隊(duì)、市場(chǎng)推廣團(tuán)隊(duì)等。（三）基本原則1.合法性原則：自媒體文件管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保公司運(yùn)營(yíng)活動(dòng)合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立統(tǒng)一、規(guī)范的文件管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證文件的格式、內(nèi)容等符合規(guī)定，便于管理和使用。3.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感信息的自媒體文件，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.時(shí)效性原則：及時(shí)更新和處理自媒體文件，確保信息的時(shí)效性和有效性，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.策劃類文件：包括自媒體運(yùn)營(yíng)策劃方案、活動(dòng)策劃方案、內(nèi)容選題策劃等，用于指導(dǎo)自媒體運(yùn)營(yíng)工作的開展。2.內(nèi)容類文件：涵蓋文字稿件、圖片、音頻、視頻等各類自媒體發(fā)布內(nèi)容，是公司自媒體平臺(tái)的核心輸出。3.數(shù)據(jù)類文件：如自媒體賬號(hào)的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)報(bào)表、用戶分析數(shù)據(jù)、傳播效果數(shù)據(jù)等，為運(yùn)營(yíng)決策提供依據(jù)。4.合作類文件：涉及與外部合作伙伴簽訂的合作協(xié)議、合作方案、溝通記錄等文件。5.其他類文件：上述類別以外的文件，如工作匯報(bào)、總結(jié)、通知等。（二）編號(hào)規(guī)則1.為便于文件的識(shí)別和管理，對(duì)每類文件進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用[年份][類別代碼][流水號(hào)]的形式。2.年份：取文件形成年份的后兩位數(shù)字，如2023年形成的文件編號(hào)為“23”。3.類別代碼：根據(jù)文件分類，分別設(shè)定對(duì)應(yīng)的類別代碼。策劃類文件代碼為“CH”，內(nèi)容類文件代碼為“NR”，數(shù)據(jù)類文件代碼為“SJ”，合作類文件代碼為“HZ”，其他類文件代碼為“QT”。4.流水號(hào)：按照文件形成的先后順序，依次編排流水號(hào)，從001開始遞增。例如，2023年第5個(gè)策劃類文件的編號(hào)為“23CH005”。三、文件起草與審核（一）起草要求1.文件起草應(yīng)明確主題，內(nèi)容完整、邏輯清晰、語言準(zhǔn)確。2.對(duì)于策劃類文件，應(yīng)詳細(xì)闡述目標(biāo)、策略、執(zhí)行步驟、時(shí)間安排等內(nèi)容；內(nèi)容類文件應(yīng)符合自媒體平臺(tái)的風(fēng)格和受眾需求，確保質(zhì)量。3.涉及數(shù)據(jù)類文件的起草，應(yīng)保證數(shù)據(jù)來源可靠、統(tǒng)計(jì)方法正確，數(shù)據(jù)呈現(xiàn)清晰易懂。4.合作類文件起草時(shí)，要明確雙方的權(quán)利義務(wù)、合作方式、合作期限等關(guān)鍵條款。（二）審核流程1.初審：文件起草完成后，由起草人所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核文件內(nèi)容是否符合部門工作要求、是否存在邏輯錯(cuò)誤、語言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，在文件上簽署初審意見并簽字確認(rèn)。2.會(huì)審：對(duì)于重要的文件，如涉及公司重大決策、跨部門合作等的文件，需組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審由公司指定的負(fù)責(zé)人主持，各相關(guān)部門代表參與。會(huì)審過程中，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行全面審查，提出修改意見和建議。起草人根據(jù)會(huì)審意見對(duì)文件進(jìn)行修改完善后，再次提交審核。3.終審：經(jīng)初審和會(huì)審?fù)ㄟ^的文件，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。終審主要從公司整體戰(zhàn)略、合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)等方面進(jìn)行把控，確保文件符合公司利益和發(fā)展要求。終審?fù)ㄟ^后，文件方可進(jìn)入發(fā)布或存檔流程。四、文件發(fā)布與推送（一）發(fā)布流程1.內(nèi)容類文件發(fā)布內(nèi)容創(chuàng)作團(tuán)隊(duì)完成內(nèi)容制作后，填寫《自媒體內(nèi)容發(fā)布申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明內(nèi)容主題、發(fā)布平臺(tái)、發(fā)布時(shí)間、預(yù)計(jì)傳播效果等信息。將申請(qǐng)表提交至自媒體運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人審核。運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人根據(jù)公司自媒體運(yùn)營(yíng)計(jì)劃和平臺(tái)規(guī)則，對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后簽字確認(rèn)。審核通過的內(nèi)容由運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)按照預(yù)定的發(fā)布時(shí)間和平臺(tái)要求進(jìn)行發(fā)布操作。發(fā)布過程中要確保內(nèi)容格式正確、排版美觀，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤。2.其他文件發(fā)布對(duì)于策劃類、數(shù)據(jù)類、合作類等其他文件，如需在自媒體平臺(tái)發(fā)布，參照內(nèi)容類文件發(fā)布流程進(jìn)行申請(qǐng)和審核。根據(jù)文件性質(zhì)和受眾需求，選擇合適的發(fā)布方式和平臺(tái)板塊，如發(fā)布在自媒體賬號(hào)的公告欄、資訊板塊等。（二）推送管理1.自媒體運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)根據(jù)內(nèi)容的重要性、時(shí)效性和目標(biāo)受眾特點(diǎn)，制定合理的推送計(jì)劃。推送計(jì)劃應(yīng)明確推送時(shí)間、推送渠道、推送頻率等內(nèi)容。2.在推送過程中，要注意與用戶的互動(dòng)，及時(shí)回復(fù)用戶的評(píng)論和私信，提高用戶參與度。3.定期對(duì)推送效果進(jìn)行分析評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整推送策略，優(yōu)化推送內(nèi)容和時(shí)間安排，以提高信息傳播的效果和影響力。五、文件存檔與保管（一）存檔要求1.各類自媒體文件應(yīng)及時(shí)進(jìn)行存檔，確保文件的完整性和可追溯性。2.存檔文件應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，同一類別的文件集中存放。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)建立電子檔案庫(kù)，按照文件分類和編號(hào)進(jìn)行文件夾命名和存儲(chǔ)，確保文件存儲(chǔ)規(guī)范、易于查找。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.策劃類文件：保管期限為自文件形成之日起[X]年，重要的戰(zhàn)略策劃文件保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。2.內(nèi)容類文件：根據(jù)內(nèi)容的時(shí)效性和重要性確定保管期限。一般發(fā)布后的內(nèi)容保管期限為[X]年，具有長(zhǎng)期價(jià)值的優(yōu)質(zhì)內(nèi)容可適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。3.數(shù)據(jù)類文件：保管期限為自數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)周期結(jié)束之日起[X]年，以便進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和對(duì)比。4.合作類文件：保管期限至合作項(xiàng)目結(jié)束后[X]年，確保在合作期間及結(jié)束后的一段時(shí)間內(nèi)，文件能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供參考。5.其他類文件：按照公司檔案管理的一般規(guī)定執(zhí)行保管期限。（三）保管責(zé)任1.公司指定專人負(fù)責(zé)自媒體文件的保管工作，明確保管人員的職責(zé)和權(quán)限。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)存檔文件進(jìn)行檢查和整理，確保文件存放安全、有序，防止文件損壞、丟失或被盜。3.對(duì)于超過保管期限的文件，應(yīng)按照公司檔案銷毀規(guī)定進(jìn)行處理，確保文件銷毀過程合規(guī)、可追溯。六、文件使用與借閱（一）使用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要使用自媒體文件時(shí)，應(yīng)填寫《自媒體文件使用申請(qǐng)表》，注明使用目的、文件名稱、使用期限等信息。2.使用申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到文件保管人員處領(lǐng)取文件。3.使用人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自修改、刪除或傳播文件內(nèi)容。使用完畢后，應(yīng)及時(shí)將文件歸還保管人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱管理1.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司自媒體文件時(shí)，必須經(jīng)過公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂《自媒體文件借閱協(xié)議》。2.借閱協(xié)議應(yīng)明確借閱范圍、借閱期限、保密義務(wù)、違約責(zé)任等條款，確保公司文件安全。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議要求使用文件，不得將文件轉(zhuǎn)借他人或用于協(xié)議約定以外的用途。借閱期限屆滿后，應(yīng)按時(shí)歸還文件，并由保管人員進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)機(jī)密、技術(shù)秘密、客戶信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息以及尚未公開的自媒體運(yùn)營(yíng)策略、合作計(jì)劃等文件均屬于保密范圍。2.對(duì)于在自媒體文件管理過程中知悉的第三方保密信息，公司員工也應(yīng)承擔(dān)保密責(zé)任。（二）保密措施1.對(duì)保密文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，明確標(biāo)注“機(jī)密”“秘密”等字樣，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等技術(shù)手段進(jìn)行保護(hù)。2.嚴(yán)格控制保密文件的傳播范圍，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員接觸和使用。在文件傳遞過程中，應(yīng)采用安全的傳輸方式，如加密郵件、專人送達(dá)等。3.加強(qiáng)對(duì)員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和違約責(zé)任。4.定期對(duì)保密文件的保管和使用情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，防止保密信息泄露。八、文件變更與廢止（一）變更管理1.當(dāng)自媒體文件的內(nèi)容需要變更時(shí)，由文件起草部門或相關(guān)責(zé)任部門提出變更申請(qǐng)，填寫《自媒體文件變更申請(qǐng)表》。2.變更申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍等信息，并提交原文件審核人進(jìn)行審核。3.審核通過后，對(duì)變更后的文件進(jìn)行編號(hào)、存檔，并按照新的文件進(jìn)行發(fā)布、推送等操作。同時(shí)，要及時(shí)通知相關(guān)部門和人員文件已變更，確保信息的一致性。（二）廢止管理1.對(duì)于因政策調(diào)整、業(yè)務(wù)變化、文件過期等原因不再適用的自媒體文件，由相關(guān)部門提出廢止申請(qǐng)，填寫《自媒體文件廢止申請(qǐng)表》。2.廢止申請(qǐng)表應(yīng)注明廢止文件的名稱、編號(hào)、廢止原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對(duì)文件進(jìn)行廢止處理。3.廢止后的文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和隔離，防止誤使用。同時(shí)，要在文件管理系統(tǒng)和檔案庫(kù)中進(jìn)行相應(yīng)的記錄，確保文件管理的準(zhǔn)確性。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立自媒體文件管理監(jiān)督小組，由公司內(nèi)部審計(jì)、法務(wù)等相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)自媒體文件管理工作進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查文件管理流程的執(zhí)行情況、文件的完整性和準(zhǔn)確性、保密措施是否到位等方面，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。3.對(duì)于違反文件管理制度的行為，監(jiān)督小組有權(quán)責(zé)令相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改，并記錄在案，作為考核依據(jù)。（二）考核辦法1.將自媒體文件管理工作納入公司員工績(jī)效考核體系，對(duì)文件管理相關(guān)部門和人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考