PAGE規(guī)范性文件發(fā)文登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司規(guī)范性文件管理，確保文件的準(zhǔn)確傳遞、有效執(zhí)行和妥善保存，提高工作效率，保障公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、制度化運(yùn)行，特制定本發(fā)文登記制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門制發(fā)的規(guī)范性文件，包括但不限于規(guī)章制度、管理辦法、通知、通告等。（三）基本原則1.嚴(yán)格規(guī)范原則：發(fā)文登記工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行，確保文件信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.及時(shí)高效原則：及時(shí)對(duì)發(fā)文進(jìn)行登記，保證文件傳遞的及時(shí)性，提高工作效率，避免延誤。3.安全保密原則：妥善保管發(fā)文登記記錄，確保文件信息安全，防止文件內(nèi)容泄露。二、發(fā)文登記的職責(zé)分工（一）發(fā)文部門1.負(fù)責(zé)擬制規(guī)范性文件，確保文件內(nèi)容符合法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況。2.填寫發(fā)文稿紙，詳細(xì)注明文件的標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、緊急程度、主送部門、抄送部門、發(fā)文日期、擬稿人等信息，并提交給部門負(fù)責(zé)人審核。（二）部門負(fù)責(zé)人1.對(duì)發(fā)文稿紙進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查文件內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性以及與公司整體工作的協(xié)調(diào)性。2.簽署審核意見(jiàn)，如同意發(fā)文，則簽字確認(rèn)；如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與擬稿人溝通修改，直至審核通過(guò)。（三）辦公室1.負(fù)責(zé)對(duì)審核通過(guò)的發(fā)文稿紙進(jìn)行編號(hào)、登記。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性原則，確保每份文件都有獨(dú)立的編號(hào)，便于查詢和管理。2.將發(fā)文信息錄入發(fā)文登記系統(tǒng)，包括文件編號(hào)、標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、緊急程度、主送部門、抄送部門、發(fā)文日期、擬稿部門、擬稿人、審核人等詳細(xì)內(nèi)容。3.根據(jù)發(fā)文的密級(jí)和緊急程度，按照規(guī)定的流程進(jìn)行文件的印制、分發(fā)和存檔。三、發(fā)文登記的流程（一）擬稿發(fā)文部門根據(jù)工作需要，由專人負(fù)責(zé)擬制規(guī)范性文件。擬稿人應(yīng)認(rèn)真調(diào)研，充分收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容具有針對(duì)性、可操作性和前瞻性。文件內(nèi)容應(yīng)語(yǔ)言規(guī)范、邏輯清晰、格式統(tǒng)一，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）審核擬稿完成后，發(fā)文稿紙應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及與公司整體工作的協(xié)調(diào)性等方面進(jìn)行全面審查。審核通過(guò)后，部門負(fù)責(zé)人在發(fā)文稿紙上簽署審核意見(jiàn)并簽字確認(rèn)。（三）編號(hào)登記審核通過(guò)的發(fā)文稿紙交至辦公室。辦公室對(duì)發(fā)文進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][流水號(hào)]，如[2023][HR][001]。編號(hào)完成后，將發(fā)文信息詳細(xì)錄入發(fā)文登記系統(tǒng)，并在發(fā)文稿紙上注明登記編號(hào)。（四）印制辦公室根據(jù)發(fā)文登記系統(tǒng)中的信息，安排文件的印制工作。印制過(guò)程中，應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰、印刷質(zhì)量良好。對(duì)于密級(jí)文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行印制，采取必要的保密措施，防止文件泄露。（五）分發(fā)1.辦公室根據(jù)發(fā)文稿紙上注明的主送部門、抄送部門，按照規(guī)定的流程進(jìn)行文件分發(fā)。對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)通過(guò)專人送達(dá)或機(jī)要通信等方式傳遞；對(duì)于電子文件，應(yīng)通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)或指定的電子郵箱發(fā)送，并確保文件傳輸?shù)陌踩院屯暾浴?.在文件分發(fā)過(guò)程中，應(yīng)做好簽收記錄，注明文件接收部門、接收人、接收日期等信息，以便跟蹤文件的傳遞情況。（六）存檔1.文件分發(fā)完畢后，辦公室負(fù)責(zé)將發(fā)文的原稿、發(fā)文稿紙、印制文件、分發(fā)簽收記錄等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔。存檔應(yīng)按照類別、年份、編號(hào)等進(jìn)行分類存放，便于日后查閱。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并建立相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)，方便檢索和查詢。四、發(fā)文登記的內(nèi)容要求（一）基本信息1.文件編號(hào)：按照規(guī)定的編號(hào)格式進(jìn)行編制，確保每份文件編號(hào)的唯一性。2.標(biāo)題：準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，避免使用模糊、歧義性的詞匯。3.文號(hào)：明確文件的發(fā)文標(biāo)識(shí)，格式應(yīng)符合公司的規(guī)定，一般包括年份、部門代碼、流水號(hào)等。4.密級(jí)：根據(jù)文件內(nèi)容涉及的敏感程度，分為絕密、機(jī)密、秘密等不同密級(jí)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。5.緊急程度：分為特急、加急、平急等，以便根據(jù)文件的緊急程度采取相應(yīng)的處理措施。6.主送部門：明確文件的主要送達(dá)對(duì)象，應(yīng)具體、準(zhǔn)確，避免出現(xiàn)多頭主送或主送對(duì)象不明確的情況。7.抄送部門：列出需要知曉文件內(nèi)容的其他相關(guān)部門，抄送部門應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和工作需要合理確定。8.發(fā)文日期：填寫文件實(shí)際發(fā)出的日期，確保日期的準(zhǔn)確性。（二）擬稿及審核信息1.擬稿人：注明文件的起草人員姓名，以便明確責(zé)任。2.擬稿部門：填寫文件的起草部門名稱，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.審核人：記錄對(duì)文件進(jìn)行審核的人員姓名，審核人應(yīng)對(duì)文件的質(zhì)量負(fù)責(zé)。4.審核意見(jiàn)：詳細(xì)記錄審核過(guò)程中提出的修改意見(jiàn)和建議，以及審核人最終的審核結(jié)論。（三）文件內(nèi)容摘要簡(jiǎn)要概括文件的核心內(nèi)容，以便快速了解文件的主旨和重點(diǎn)，為文件的查閱和管理提供便利。五、發(fā)文登記的管理與維護(hù)（一）登記系統(tǒng)管理1.辦公室負(fù)責(zé)發(fā)文登記系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行權(quán)限管理，不同人員根據(jù)其工作職責(zé)和權(quán)限，只能訪問(wèn)和操作與其相關(guān)的發(fā)文信息，確保文件信息的安全性。（二）登記記錄保管期限發(fā)文登記記錄應(yīng)妥善保管，保管期限根據(jù)文件的重要程度和性質(zhì)確定。一般情況下，重要文件的登記記錄保管期限為[X]年，一般性文件的保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。（三）查詢與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢發(fā)文登記信息時(shí)，應(yīng)填寫查詢申請(qǐng)表，注明查詢的文件范圍、查詢目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到辦公室進(jìn)行查詢。2.如需借閱發(fā)文原稿或相關(guān)資料，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱的文件名稱、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件資料，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借或泄露文件內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還所借文件資料。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司定期對(duì)發(fā)文登記制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查發(fā)文登記流程是否規(guī)范、登記內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、文件分發(fā)和存檔是否及時(shí)等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令相關(guān)部門進(jìn)行整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機(jī)制建立發(fā)文登記工作考核機(jī)制，將發(fā)文登記工作納入部門和個(gè)人的績(jī)效考核體系。對(duì)在發(fā)文登記工作中表現(xiàn)出色、嚴(yán)格執(zhí)行制度的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反發(fā)文登記制度、造成文件管理混亂或文件丟失等嚴(yán)重后果的部門和個(gè)人，將視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、經(jīng)濟(jì)處罰或紀(jì)律處分。七、附則（一）