PAGE如何規(guī)范公文寫作制度一、總則（一）目的為了提高公司公文寫作的質(zhì)量和效率，確保公文的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，使公文能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司的決策、意圖和信息，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在處理對內(nèi)、對外公務(wù)活動中所形成的各類公文，包括但不限于請示、報(bào)告、通知、通報(bào)、函、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：公文寫作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及公司內(nèi)部的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保公文內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：公文表述應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用等應(yīng)真實(shí)可靠，避免產(chǎn)生歧義或誤導(dǎo)。3.規(guī)范性原則：公文格式、語言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)等應(yīng)符合統(tǒng)一的規(guī)范要求，保持公文的一致性和專業(yè)性。4.時(shí)效性原則：公文應(yīng)根據(jù)工作需要及時(shí)撰寫、傳遞和處理，確保信息的及時(shí)性和有效性。二、公文種類及適用范圍（一）請示適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。凡公司在工作中遇到無章可循、政策界限不清、需要上級機(jī)關(guān)明確答復(fù)等情況，應(yīng)使用請示。（二）報(bào)告適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。包括工作報(bào)告、情況報(bào)告、答復(fù)報(bào)告等。（三）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。如會議通知、工作安排通知、人事任免通知等。（四）通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。（五）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。分為商洽函、詢問函、答復(fù)函、請批函等。（六）會議紀(jì)要適用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)，傳達(dá)會議精神，指導(dǎo)工作開展。三、公文格式（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：一般用三號仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。3.正文：一般用三號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：單一機(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。6.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），編排在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行，一般右空四字編排。7.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對齊；每行只編排一個機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。8.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。9.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。（三）排版要求1.行距：一般采用固定值28磅，以保證公文排版的整齊美觀。2.頁碼：一般用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時(shí)，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。四、行文規(guī)則（一）一般規(guī)則1.行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對性和可操作性。2.行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的機(jī)關(guān)。3.向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：原則上主送一個上級機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級機(jī)關(guān)和同級機(jī)關(guān)，不抄送下級機(jī)關(guān)。黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級主管部門。下級機(jī)關(guān)的請示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)請示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級機(jī)關(guān)。請示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級機(jī)關(guān)報(bào)送公文。受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個上級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個上級機(jī)關(guān)。4.向下級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級黨委、政府授權(quán)，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。黨委、政府的部門在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級黨委、政府的相關(guān)部門行文。涉及多個部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級機(jī)關(guān)的另一個上級機(jī)關(guān)。5.同級黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。黨委、政府的部門依據(jù)職權(quán)可以相互行文。部門內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對外正式行文。（二）聯(lián)合行文規(guī)則1.聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)確有必要，且單位不宜過多。2.聯(lián)合行文時(shí)，主辦機(jī)關(guān)排在前，協(xié)辦機(jī)關(guān)按照黨、政、軍、群的順序排列。3.聯(lián)合行文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。（三）其他行文規(guī)則1.屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。2.部門之間對有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。3.向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)。4.“請示”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。5.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。上級機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級機(jī)關(guān)。五、公文起草（一）起草要求1.明確主題：公文起草前應(yīng)明確發(fā)文目的、主題和主要內(nèi)容，確保公文針對性強(qiáng)，重點(diǎn)突出。2.深入調(diào)研：涉及重要事項(xiàng)、重大決策的公文，起草前應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查研究，廣泛收集相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，掌握實(shí)際情況。3.內(nèi)容準(zhǔn)確：表述應(yīng)準(zhǔn)確清晰，避免模糊、歧義或含混不清的語言。引用法律法規(guī)、政策文件等應(yīng)準(zhǔn)確無誤。4.邏輯嚴(yán)謹(jǐn)：公文結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，條理清晰，邏輯連貫。各部分內(nèi)容之間應(yīng)過渡自然，相互銜接緊密。5.語言規(guī)范：使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，避免使用生僻字、方言、口語化表述等。用詞應(yīng)恰當(dāng)、得體，符合公文的莊重性要求。（二）起草流程1.任務(wù)分配：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)公文起草任務(wù)。任務(wù)分配應(yīng)明確起草要求、完成時(shí)間等。2.初稿撰寫：起草人員按照要求進(jìn)行初稿撰寫，認(rèn)真組織語言，梳理內(nèi)容，確保初稿質(zhì)量。3.審核修改：初稿完成后，起草部門負(fù)責(zé)人應(yīng)進(jìn)行審核，提出修改意見，起草人員根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。4.會簽：涉及多個部門的公文，應(yīng)進(jìn)行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核公文內(nèi)容，提出意見和建議，確保公文符合各方要求。六、公文審核（一）審核內(nèi)容1.合法性審核：審核公文內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、公司規(guī)章制度以及相關(guān)政策要求。2.準(zhǔn)確性審核：檢查公文表述是否準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用等是否真實(shí)可靠，有無錯別字、語病等。3.規(guī)范性審核：審查公文格式、排版、語言表達(dá)、邏輯結(jié)構(gòu)等是否符合公文規(guī)范要求。4.完整性審核：核實(shí)公文內(nèi)容是否完整，是否涵蓋了應(yīng)涉及的事項(xiàng)，附件是否齊全等。5.合規(guī)性審核：審核公文的行文關(guān)系、發(fā)文程序等是否符合規(guī)定。（二）審核流程1.初審：公文起草部門完成初稿后，先由本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性和合規(guī)性等。2.復(fù)審：初審?fù)ㄟ^后，將公文送公司辦公室進(jìn)行復(fù)審。辦公室審核人員按照審核內(nèi)容進(jìn)行全面審查，提出復(fù)審意見。3.終審：復(fù)審后的公文，根據(jù)需要送公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核公文的決策性、政策性以及對公司工作的影響等，簽署終審意見。（三）審核反饋與修改審核人員應(yīng)及時(shí)將審核意見反饋給起草部門，起草部門根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。修改后的公文應(yīng)再次提交審核，直至審核通過。七、公文簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.以公司名義發(fā)布的公文，由公司總經(jīng)理簽發(fā)。2.涉及公司重要決策、重大事項(xiàng)的公文，需經(jīng)公司董事會或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)審議通過后，由公司董事長簽發(fā)。3.部門內(nèi)部公文，由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。4.聯(lián)合行文的公文，由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。（二）簽發(fā)流程1.公文審核通過后，起草部門將公文送簽批單，簽批單應(yīng)注明公文標(biāo)題、發(fā)文字號、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、起草部門、審核情況等內(nèi)容。2.送簽批單依次經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，最后由有權(quán)簽發(fā)人進(jìn)行簽發(fā)。3.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、合法性等負(fù)責(zé)，并簽署明確的意見和姓名、日期。八、公文印發(fā)（一）印發(fā)流程1.公文簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。辦公室工作人員按照公文格式要求進(jìn)行排版、校對等工作。2.校對無誤后，進(jìn)行編號、登記，并根據(jù)公文的主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等進(jìn)行印制和分發(fā)。3.印制過程中應(yīng)確保公文質(zhì)量，使用符合要求的紙張、油墨等，保證字跡清晰、頁面整潔。（二）印發(fā)份數(shù)及存檔1.根據(jù)公文的使用范圍和需要，確定印發(fā)份數(shù)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)合理，避免浪費(fèi)。2.公文印發(fā)后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔的公文應(yīng)完整、齊全，便于查閱和利用。九、公文歸檔與保管（一）歸檔范圍公司在公務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的各類公文，包括紙質(zhì)公文、電子公文等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的公文應(yīng)齊全、完整，符合公文格式和內(nèi)容要求。2.按照公文形成的時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類整理，編制歸檔目錄索引，便于查找和管理。（三）保管期限根據(jù)公文的重要程度、性質(zhì)等確定保管期限，一般分為永久、長期和短期。重要的政策性、法規(guī)性公文等應(yīng)永久保存；一般性公文可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（四）保管方式1.紙質(zhì)公文應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案管理要求進(jìn)行分類存放，確保檔案安全、整潔。2.電子公文應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí)，應(yīng)建立電子公文的索引目錄，便于快速檢索和查閱。十、公文保密（一）保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息、重要決策等內(nèi)容的公文，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制公文的知悉范圍，根據(jù)工作需要確定公文的主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等，不得隨意擴(kuò)大知悉范圍。2.對涉及保密內(nèi)容的公文，應(yīng)在文件上標(biāo)注密級和保密期限，如“絕密”“機(jī)密”