PAGE公證處規(guī)范化運行制度一、總則（一）目的本制度旨在確保公證處各項工作依法、規(guī)范、有序運行，提高公證服務(wù)質(zhì)量和效率，維護公證機構(gòu)的公信力，保障當事人的合法權(quán)益，促進公證行業(yè)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本公證處全體工作人員，包括公證員、公證員助理、行政管理人員等，以及公證處開展的各類公證業(yè)務(wù)活動。（三）基本原則1.依法原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公證行業(yè)規(guī)范，依法辦理公證業(yè)務(wù)，確保公證行為的合法性和有效性。2.公正原則：秉持公正、公平、公開的理念，對待每一位當事人，確保公證結(jié)果客觀、公正，不受任何利益因素干擾。3.規(guī)范原則：建立健全各項工作流程和標準，規(guī)范業(yè)務(wù)操作，保證公證工作的一致性和準確性。4.高效原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，在法定時限內(nèi)及時辦結(jié)公證業(yè)務(wù)，為當事人提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。5.保密原則：嚴格保守當事人的商業(yè)秘密、個人隱私等信息，不得泄露，維護當事人的合法權(quán)益。二、業(yè)務(wù)受理（一）接待當事人1.公證處應(yīng)設(shè)立專門的接待窗口，安排專人負責(zé)接待當事人。接待人員應(yīng)熱情、耐心、禮貌地接待當事人，認真傾聽當事人的陳述，了解公證事項的基本情況。2.向當事人介紹公證處的業(yè)務(wù)范圍、辦理公證的程序、所需材料及收費標準等事項，提供必要的咨詢服務(wù)，確保當事人對公證業(yè)務(wù)有清晰的了解。（二）受理審查1.對當事人提交申請的公證事項，接待人員應(yīng)進行初步審查。審查內(nèi)容包括當事人的身份信息、申請材料的真實性、完整性和合法性，以及申請事項是否屬于公證處的業(yè)務(wù)范圍。2.對于符合受理條件的申請，應(yīng)予以受理，并向當事人出具受理通知書，明確告知當事人受理日期、公證事項辦結(jié)期限及所需補充材料等信息。3.對于不符合受理條件的申請，應(yīng)向當事人說明理由，并告知其有權(quán)依法申請復(fù)議或提起訴訟。（三）特殊情況處理1.對于重大、復(fù)雜、疑難的公證事項，或涉及群體性利益的公證事項，接待人員應(yīng)及時報告公證處負責(zé)人，并組織相關(guān)人員進行研究討論，制定專門的工作方案。2.在受理過程中，如發(fā)現(xiàn)當事人提供虛假材料或存在欺詐行為，應(yīng)立即終止受理，并依法追究當事人的法律責(zé)任。同時，將相關(guān)情況記錄在案，作為日后防范類似風(fēng)險的參考。三、公證員管理（一）任職資格1.公證員應(yīng)具備《中華人民共和國公證法》規(guī)定的任職條件，經(jīng)司法行政機關(guān)核準，取得公證員執(zhí)業(yè)證書。2.公證員應(yīng)熟悉國家法律法規(guī)和公證業(yè)務(wù)知識，具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)素養(yǎng)，能夠獨立、公正地辦理公證業(yè)務(wù)。（二）崗位職責(zé)1.認真審查當事人提交的公證申請材料，對申請事項的真實性、合法性進行調(diào)查核實。2.根據(jù)審查結(jié)果，依法出具公證書，確保公證書內(nèi)容準確、規(guī)范、合法。3.解答當事人關(guān)于公證業(yè)務(wù)的疑問，提供專業(yè)的法律意見和建議。4.做好公證卷宗的整理、歸檔工作，妥善保管公證檔案。5.積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）考核評價1.建立公證員考核評價制度，定期對公證員的業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、職業(yè)道德等方面進行考核評價。2.考核評價結(jié)果作為公證員晉升、獎懲、續(xù)聘的重要依據(jù)。對于考核優(yōu)秀的公證員，給予表彰和獎勵；對于考核不稱職的公證員，視情節(jié)輕重給予警告、暫停執(zhí)業(yè)或吊銷執(zhí)業(yè)證書等處理。四、公證程序（一）申請與受理1.當事人申請辦理公證，應(yīng)當向公證處提出書面申請，并提交相關(guān)證明材料。申請材料應(yīng)當真實、合法、充分，能夠證明申請事項的真實性和合法性。2.在受理當事人申請時，公證處應(yīng)當對申請材料進行認真審查，符合受理條件的，予以受理；不符合受理條件的，不予受理，并告知當事人理由。（二）審查與核實1.受理申請后，公證處應(yīng)當對申請事項進行全面審查，包括對當事人身份、申請材料真實性合法性、申請事項真實性合法性等方面的審查。2.對于重大、復(fù)雜、疑難的公證事項，公證處應(yīng)當進行調(diào)查核實。調(diào)查核實可以通過詢問當事人、證人，查閱有關(guān)文件、檔案、資料，現(xiàn)場勘查，委托專業(yè)機構(gòu)鑒定等方式進行。3.在審查核實過程中，公證處應(yīng)當制作詳細的工作記錄，記錄審查核實的過程、結(jié)果及相關(guān)證據(jù)材料。（三）出證與送達1.經(jīng)審查核實，申請事項真實、合法、充分的，公證處應(yīng)當依法出具公證書。公證書應(yīng)當按照司法部規(guī)定的格式制作，內(nèi)容應(yīng)當準確、規(guī)范、清晰。2.公證書出具后，公證處應(yīng)當及時送達當事人。送達方式可以根據(jù)當事人的要求選擇直接送達、郵寄送達或委托送達等方式。送達時，應(yīng)當由當事人或其代理人在送達回執(zhí)上簽字確認。（四）期限與收費1.公證處應(yīng)當在法定或約定的期限內(nèi)辦結(jié)公證業(yè)務(wù)。對于復(fù)雜、疑難的公證事項，經(jīng)當事人同意，可以適當延長辦理期限，但應(yīng)當及時告知當事人延長的理由和期限。2.公證處應(yīng)當按照國家規(guī)定的收費標準收取公證費用，并向當事人出具合法有效的收費票據(jù)。收費標準應(yīng)當在公證處顯著位置公示，不得擅自提高或降低收費標準。五、檔案管理（一）檔案收集1.公證員在辦結(jié)公證業(yè)務(wù)后，應(yīng)當及時將公證卷宗整理歸檔。公證卷宗應(yīng)當包括當事人提交的申請材料、受理通知書、審查核實記錄、公證書原本及副本等相關(guān)材料。2.檔案管理人員應(yīng)當定期對公證卷宗進行收集，確保檔案材料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.檔案管理人員收到公證卷宗后，應(yīng)當按照檔案管理的要求進行整理。整理內(nèi)容包括對卷宗材料進行分類、編號、編目、裝訂等，確保卷宗整齊、規(guī)范。2.在整理過程中，應(yīng)當對卷宗材料進行認真核對，發(fā)現(xiàn)問題及時與公證員溝通解決。（三）檔案保管1.公證處應(yīng)當設(shè)立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。檔案保管場所應(yīng)當具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.檔案管理人員應(yīng)當定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)當及時報告并采取相應(yīng)的補救措施。3.檔案保管期限應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對于超過保管期限的檔案，應(yīng)當按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。（四）檔案查閱與利用1.公證處內(nèi)部人員因工作需要查閱公證檔案的，應(yīng)當填寫查閱申請表，經(jīng)公證處負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)當在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案材料。2.外部單位或個人因工作需要查閱公證檔案的，應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)，并提供合法有效的證明文件。查閱檔案時，應(yīng)當嚴格遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。3.公證處應(yīng)當積極開展檔案利用工作，為公證業(yè)務(wù)辦理、法律研究、社會公益等提供必要的檔案信息支持。六、財務(wù)管理（一）預(yù)算管理1.公證處應(yīng)當根據(jù)年度工作計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，編制年度財務(wù)預(yù)算。年度財務(wù)預(yù)算應(yīng)當包括收入預(yù)算、支出預(yù)算、資金預(yù)算等內(nèi)容。2.年度財務(wù)預(yù)算應(yīng)當經(jīng)公證處領(lǐng)導(dǎo)班子審議通過，并報上級主管部門備案。在預(yù)算執(zhí)行過程中，應(yīng)當嚴格按照預(yù)算控制各項收支，確保預(yù)算的嚴肅性。（二）收入管理1.公證處應(yīng)當按照國家規(guī)定的收費標準收取公證費用，確保收費合法合規(guī)。收費收入應(yīng)當及時足額上繳財政專戶，實行收支兩條線管理。2.加強對其他收入的管理，如利息收入、捐贈收入等，確保收入真實、合法、有效。（三）支出管理1.嚴格控制各項支出，按照國家有關(guān)財務(wù)制度和本單位的財務(wù)規(guī)定，合理安排經(jīng)費使用。支出應(yīng)當遵循勤儉節(jié)約、效益優(yōu)先的原則，確保經(jīng)費使用的合理性和必要性。2.加強對費用報銷的審核管理，嚴格執(zhí)行費用報銷審批制度。報銷憑證應(yīng)當真實、合法、有效，報銷手續(xù)應(yīng)當齊全。對于不符合規(guī)定的報銷申請，應(yīng)當予以拒絕。3.定期對財務(wù)支出情況進行分析和總結(jié)，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以改進，提高財務(wù)管理水平。（四）資產(chǎn)管理1.加強對固定資產(chǎn)的管理，建立固定資產(chǎn)臺賬，定期進行清查盤點，確保固定資產(chǎn)賬實相符。固定資產(chǎn)購置、處置等應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.加強對流動資產(chǎn)的管理，如庫存現(xiàn)金、銀行存款、應(yīng)收賬款等，確保資金安全。定期對流動資產(chǎn)進行清查盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理存在的問題。3.嚴格控制資產(chǎn)損失，對于因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成的資產(chǎn)損失，應(yīng)當及時進行清理和核銷，并按照規(guī)定進行報告和處理。七、信息化建設(shè)（一）系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的公證業(yè)務(wù)信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)公證業(yè)務(wù)受理、審查、出證、檔案管理等全過程的信息化操作。2.信息化管理系統(tǒng)應(yīng)當具備數(shù)據(jù)錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為公證業(yè)務(wù)管理和決策提供有力支持。（二）信息安全1.加強對信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行。2.嚴格控制用戶權(quán)限，對不同崗位的人員設(shè)置不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止信息泄露和濫用。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（三）數(shù)據(jù)管理1.建立健全數(shù)據(jù)管理制度，加強對公證業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集、整理、存儲和使用管理。數(shù)據(jù)應(yīng)當真實、準確、完整，能夠反映公證業(yè)務(wù)的實際情況。2.定期對數(shù)據(jù)進行備份，確保數(shù)據(jù)安全。備份數(shù)據(jù)應(yīng)當存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.加強對數(shù)據(jù)的分析和利用，通過數(shù)據(jù)分析為公證業(yè)務(wù)發(fā)展、質(zhì)量控制、風(fēng)險防范等提供決策依據(jù)。八、投訴與處理（一）投訴受理1.設(shè)立專門的投訴受理渠道，如投訴電話、投訴郵箱、投訴窗口等，方便當事人投訴。2.對當事人的投訴，應(yīng)當及時受理，并做好記錄。記錄內(nèi)容包括投訴人的基本信息、投訴事項、投訴時間等。（二）調(diào)查處理1.受理投訴后，應(yīng)當及時組織人員對投訴事項進行調(diào)查核實。調(diào)查人員應(yīng)當客觀、公正地開展調(diào)查工作，收集相關(guān)證據(jù)材料。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，依法依規(guī)對投訴事項進行處理。對于投訴屬實的，應(yīng)當責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，并依法追究其