PAGE街道檔案室利用制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)街道檔案室的管理，規(guī)范檔案利用行為，充分發(fā)揮檔案的作用，為街道各項工作提供有力支持，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于街道機(jī)關(guān)各部門、所屬人員工作人員，以及因工作需要查閱、借閱檔案的其他人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案利用過程中，要確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.服務(wù)高效原則以服務(wù)街道工作為宗旨，簡化利用手續(xù)，提高利用效率，為利用者提供優(yōu)質(zhì)、便捷的服務(wù)。二、檔案利用的范圍（一）本街道形成的各類檔案1.文書檔案包括街道黨工委、辦事處及各部門在工作中形成的各類文件、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.業(yè)務(wù)檔案如民政、計生、社保、城管、綜治等業(yè)務(wù)工作中形成的檔案，涵蓋各類審批文件、登記記錄、統(tǒng)計報表等。3.人事檔案街道工作人員的個人檔案，包括履歷、考核、任免、獎懲、工資等方面的材料。4.財務(wù)檔案財務(wù)收支、預(yù)決算、審計報告等相關(guān)檔案。5.聲像檔案街道工作活動中形成的照片、錄音、錄像等資料。（二）上級機(jī)關(guān)及相關(guān)單位發(fā)來的與本街道工作有關(guān)的檔案1.政策法規(guī)文件上級政府部門頒布的各類政策法規(guī)、規(guī)范性文件等。2.指導(dǎo)性文件上級機(jī)關(guān)對街道工作的指示、意見、通知等指導(dǎo)性文件。3.業(yè)務(wù)對口單位的相關(guān)文件與街道業(yè)務(wù)工作有直接關(guān)聯(lián)的上級對口單位發(fā)來的文件、資料等。三、檔案利用的方式（一）查閱1.利用者需填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需檔案的名稱、年度、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案室。3.檔案室工作人員根據(jù)申請表，在檔案管理系統(tǒng)中檢索檔案信息，并安排利用者到指定查閱地點進(jìn)行查閱。4.查閱時，利用者應(yīng)在檔案室工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（二）借閱1.因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱理由、借閱期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和街道分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案室辦理借閱手續(xù)。3.檔案室工作人員對借閱申請進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，向利用者發(fā)放《檔案借閱證》，并將所借檔案交付利用者。4.利用者應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出街道辦公區(qū)域。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱期滿，利用者應(yīng)按時歸還所借檔案。檔案室工作人員對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究利用者的責(zé)任。（三）出具檔案證明1.街道各部門及其他單位因工作需要，要求檔案室出具檔案證明的，應(yīng)填寫《檔案證明申請表》，注明證明事項、用途等。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至檔案室。3.檔案室工作人員根據(jù)利用者的申請，在核實檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，出具檔案證明。檔案證明應(yīng)加蓋檔案室印章，并注明日期。4.檔案證明應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映檔案內(nèi)容，不得擅自擴(kuò)大或縮小證明范圍。四、檔案利用的審批程序（一）查閱審批1.一般檔案查閱利用者填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，即可到檔案室查閱。2.重要檔案查閱涉及重要事項、機(jī)密內(nèi)容的檔案查閱，利用者除填寫申請表并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字外，還需經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（二）借閱審批1.一般檔案借閱利用者填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，可借閱一般檔案，借閱期限一般不超過[X]個工作日。2.重要檔案借閱涉及重要事項、機(jī)密內(nèi)容的檔案借閱，利用者需填寫申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和街道分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱，借閱期限一般不超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)再次辦理審批手續(xù)。（三）出具檔案證明審批利用者填寫《檔案證明申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，由檔案室工作人員審核出具檔案證明。如遇特殊情況，需經(jīng)街道分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。五、檔案利用的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案的安全存放。2.檔案查閱、借閱場所應(yīng)保持整潔、安靜，嚴(yán)禁吸煙和使用明火。3.利用者在查閱、借閱檔案時，應(yīng)注意保護(hù)檔案，不得隨意折疊、污損、丟棄檔案材料。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案信息予以保密。2.檔案室工作人員應(yīng)嚴(yán)格履行保密職責(zé)，不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容。3.利用者在查閱、借閱檔案過程中，不得擅自摘抄、復(fù)制、傳播檔案信息。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并注明用途。4.檔案利用結(jié)束后，利用者應(yīng)將檔案歸還原位，不得將檔案帶出檔案室或泄露給他人。六、檔案利用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案室應(yīng)建立健全檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、部門、查閱或借閱檔案名稱、數(shù)量、時間、期限等信息。2.定期對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。3.檔案室工作人員應(yīng)加強(qiáng)對檔案利用過程的監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)利用者有違反本制度規(guī)范的行為，應(yīng)及時制止并報告。（二）外部檢查1.接受上級檔案管理部門的監(jiān)督檢查，積極配合上級部門的工作，及時整改存在的問題。2.主動接受街道內(nèi)部審計、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查，對提出的意見和建議認(rèn)真落實。七、檔案利用的違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱、借閱檔案。2.查閱、借閱檔案時違反安全保密規(guī)定，如擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，泄露檔案信息等。3.轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓所借檔案。4.擅自將檔案帶出街道辦公區(qū)域。5.逾期不歸還所借檔案。6.其他違反本制度規(guī)范的行為。（二）處理措施1.對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的利用者，給予口頭警告，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)較重的利用者，視情節(jié)輕重，給予通報批評、暫停其檔案利用資格[X]個月至[X]年等處理措施。3.因違規(guī)行為造成檔案損壞、