PAGE印章使用規(guī)范抽查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，規(guī)范印章使用行為，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本印章使用規(guī)范抽查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位印章的使用管理與抽查監(jiān)督。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：印章使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.審批授權(quán)原則：印章使用需經(jīng)規(guī)定的審批流程，獲得相應(yīng)授權(quán)。3.安全保密原則：確保印章使用過程中的安全，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，對涉及的各類信息嚴(yán)格保密。二、印章分類及管理職責(zé)（一）印章分類1.公司公章：代表公司對外行使權(quán)力的重要標(biāo)志。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人授權(quán)事項(xiàng)。3.財務(wù)專用章：主要用于公司財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽訂各類合同。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部業(yè)務(wù)。（二）管理職責(zé)1.綜合管理部門負(fù)責(zé)公司印章的統(tǒng)一歸口管理，制定印章管理制度并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)印章的刻制、啟用、封存、銷毀等工作的辦理。定期組織對印章使用情況進(jìn)行抽查，對違規(guī)使用行為進(jìn)行調(diào)查和處理。2.印章保管部門負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全。嚴(yán)格按照規(guī)定流程辦理印章使用手續(xù)，對用印文件進(jìn)行登記。配合綜合管理部門的抽查工作，提供相關(guān)資料和信息。3.印章使用部門按照規(guī)定填寫印章使用申請表，明確用印事項(xiàng)、用途、范圍等。在用印后及時將用印文件歸檔保存，并接受綜合管理部門的監(jiān)督檢查。三、印章使用流程（一）申請1.使用部門填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)注明用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印范圍、用印份數(shù)等內(nèi)容。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，重要事項(xiàng)還需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）審核1.印章保管部門對申請表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審查用印事項(xiàng)是否符合規(guī)定、審批手續(xù)是否齊全。2.對于涉及重大事項(xiàng)或金額較大的用印申請，需提交公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行聯(lián)合審核。（三）用印1.審核通過后，印章保管人員在指定地點(diǎn)用印，并在用印文件上加蓋騎縫章。2.用印過程中要嚴(yán)格核對用印文件與申請表內(nèi)容是否一致，確保用印準(zhǔn)確無誤。（四）登記1.印章保管人員對每一次用印進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、用印部門、用印事項(xiàng)、文件名稱、文號、用印份數(shù)、審批人等信息。2.登記臺賬應(yīng)妥善保存，以備查閱。（五）歸檔1.用印文件完成后，使用部門應(yīng)及時將文件歸檔保存，確保文件資料的完整性。2.歸檔文件應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號和存放。四、印章使用規(guī)范（一）使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同協(xié)議、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、營業(yè)執(zhí)照副本等的加蓋。2.法定代表人章：用于法定代表人授權(quán)的特定文件簽署、銀行票據(jù)等。3.財務(wù)專用章：用于公司財務(wù)報表、稅務(wù)申報、銀行結(jié)算等財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專用章：專門用于簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合作協(xié)議等。5.部門章：僅限于部門內(nèi)部工作聯(lián)系、通知、報告等文件的加蓋，不得用于對外簽訂合同或涉及公司重大權(quán)益的事項(xiàng)。（二）禁止事項(xiàng)1.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。2.未經(jīng)審批同意，不得擅自將印章攜帶外出使用。確因工作需要攜帶外出的，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，同時要確保印章的安全攜帶和使用。3.不得超越規(guī)定范圍使用印章，不得將印章轉(zhuǎn)借他人使用。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況來不及履行正常審批流程時，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)電話同意后可先行用印，但事后必須及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對于涉及公司重大利益或存在風(fēng)險的用印事項(xiàng)，應(yīng)在確保風(fēng)險可控的前提下，嚴(yán)格按照規(guī)定流程辦理審批手續(xù)。五、抽查制度（一）抽查頻率1.綜合管理部門每月至少組織一次對印章使用情況的抽查。2.對于重要印章或使用頻率較高的印章，可適當(dāng)增加抽查次數(shù)。（二）抽查內(nèi)容1.印章使用申請表的填寫是否完整、準(zhǔn)確，審批手續(xù)是否齊全。2.用印文件與申請表內(nèi)容是否一致，用印范圍是否符合規(guī)定。3.印章使用登記臺賬記錄是否真實(shí)、詳細(xì)，與實(shí)際用印情況是否相符。4.印章保管是否安全，存放環(huán)境是否符合要求。（三）抽查方式1.查閱印章使用申請表、登記臺賬、用印文件等資料。2.與印章保管人員、使用部門人員進(jìn)行面談，了解印章使用情況。3.實(shí)地檢查印章存放地點(diǎn)的安全狀況。（四）問題處理1.對于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，綜合管理部門應(yīng)及時發(fā)出整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。2.對違規(guī)使用印章的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評教育、警告、罰款等，情節(jié)嚴(yán)重的依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。3.整改完成后，責(zé)任部門應(yīng)向綜合管理部門提交整改報告，綜合管理部門進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對印章使用情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況。2.各部門應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)印章使用違規(guī)行為及時向綜合管理部門報告。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)資料和信息。2.對于涉及公司印章使用的投訴、舉報等，及時進(jìn)行調(diào)查處理，并將處理結(jié)果反饋相關(guān)方。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計劃1.綜合管理部門定期組織印章使用規(guī)范培訓(xùn)，提高員工對印章管理重要性的認(rèn)識和使用規(guī)范的掌握程度。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括印章管理制度、使用流程、規(guī)范要求、案例分析等。（二）宣傳推廣1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道宣傳印章使用規(guī)范，營造良好的管理氛圍。2