PAGE企業(yè)影像資料制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)企業(yè)影像資料的管理，規(guī)范影像資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和銷(xiāo)毀等流程，確保影像資料的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮影像資料在企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理、文化建設(shè)等方面的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)影像資料，包括但不限于照片、視頻、音頻等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：影像資料應(yīng)如實(shí)反映工作場(chǎng)景、事件經(jīng)過(guò)等實(shí)際情況，不得進(jìn)行虛假拍攝或篡改。2.完整性原則：確保影像資料涵蓋企業(yè)運(yùn)營(yíng)的各個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要事件，避免遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障影像資料的存儲(chǔ)安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或泄露。4.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保影像資料的管理活動(dòng)合法合規(guī)。二、影像資料的分類(lèi)與范圍（一）業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)1.項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程：記錄項(xiàng)目從啟動(dòng)到結(jié)束的各個(gè)階段，包括項(xiàng)目會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)調(diào)研、施工進(jìn)度、驗(yàn)收情況等。2.商務(wù)洽談與合作：拍攝商務(wù)談判、合作簽約儀式、合作項(xiàng)目推進(jìn)等場(chǎng)景。3.市場(chǎng)推廣活動(dòng)：如產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、展會(huì)參展、促銷(xiāo)活動(dòng)等的影像記錄。（二）行政管理類(lèi)1.會(huì)議記錄：公司各類(lèi)會(huì)議的召開(kāi)情況，包括會(huì)議主題、參會(huì)人員、討論內(nèi)容、決議結(jié)果等。2.內(nèi)部培訓(xùn)與學(xué)習(xí)：培訓(xùn)課程的授課過(guò)程、學(xué)員參與情況、培訓(xùn)效果評(píng)估等。3.員工活動(dòng)：公司組織的團(tuán)建活動(dòng)、文體比賽、節(jié)日慶祝等活動(dòng)的影像資料。（三）企業(yè)文化類(lèi)1.企業(yè)形象展示：公司辦公環(huán)境、企業(yè)標(biāo)識(shí)、文化墻等的照片和視頻，展現(xiàn)企業(yè)風(fēng)貌。2.企業(yè)發(fā)展歷程：記錄企業(yè)成立以來(lái)的重要事件、發(fā)展階段、里程碑等，用于傳承企業(yè)歷史文化。3.員工風(fēng)采：?jiǎn)T工的工作瞬間、個(gè)人成就、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面的影像，體現(xiàn)企業(yè)員工的精神面貌。（四）其他類(lèi)1.突發(fā)事件記錄：如自然災(zāi)害、安全事故、公共衛(wèi)生事件等對(duì)企業(yè)產(chǎn)生影響的事件記錄，以便及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施和進(jìn)行事后分析。2.客戶(hù)來(lái)訪與交流：記錄客戶(hù)參觀公司、與公司高層交流、業(yè)務(wù)對(duì)接等情況，有助于維護(hù)客戶(hù)關(guān)系。三、影像資料的收集（一）收集責(zé)任主體1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)影像資料收集的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織和督促本部門(mén)員工及時(shí)收集相關(guān)影像資料。2.涉及跨部門(mén)合作項(xiàng)目的影像資料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各相關(guān)部門(mén)進(jìn)行收集。（二）收集要求1.及時(shí)性：在業(yè)務(wù)活動(dòng)、行政管理、企業(yè)文化建設(shè)等工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行影像資料的拍攝，確保資料的時(shí)效性。2.全面性：拍攝內(nèi)容應(yīng)涵蓋事件的全貌，包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件經(jīng)過(guò)等關(guān)鍵要素，不得遺漏重要信息。3.多角度：盡量從不同角度、不同場(chǎng)景進(jìn)行拍攝，以豐富影像資料的內(nèi)容，增強(qiáng)資料的表現(xiàn)力。（三）收集流程1.員工在完成相關(guān)工作后，應(yīng)及時(shí)將拍攝的影像資料整理并提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)收集到的影像資料進(jìn)行初步審核，確保資料符合收集要求，對(duì)于不符合要求的資料，及時(shí)反饋給拍攝人員進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過(guò)的影像資料，由部門(mén)負(fù)責(zé)人統(tǒng)一匯總后，按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并定期向公司影像資料管理部門(mén)移交。四、影像資料的整理（一）整理原則1.分類(lèi)清晰：按照影像資料的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的資料進(jìn)行準(zhǔn)確分類(lèi)，便于查找和管理。2.標(biāo)注準(zhǔn)確：對(duì)每一份影像資料進(jìn)行詳細(xì)標(biāo)注，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、事件主題、拍攝人員等信息，確保資料的可追溯性。3.邏輯連貫：對(duì)于系列性的影像資料，如項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程的影像，應(yīng)按照時(shí)間順序或事件發(fā)展邏輯進(jìn)行整理，使其具有連貫性。（二）整理方法1.根據(jù)影像資料的類(lèi)別，建立相應(yīng)的文件夾或目錄結(jié)構(gòu)。例如，在“業(yè)務(wù)活動(dòng)類(lèi)”文件夾下，再細(xì)分“項(xiàng)目A”“市場(chǎng)推廣活動(dòng)B”等子文件夾。2.對(duì)每一份影像資料進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)簡(jiǎn)潔明了且包含關(guān)鍵信息，如“20230510項(xiàng)目X啟動(dòng)會(huì)議.jpg”“20230605產(chǎn)品發(fā)布會(huì)視頻.mp4”等。3.為每份影像資料創(chuàng)建詳細(xì)的元數(shù)據(jù)文檔，記錄拍攝背景、目的、參與人員等相關(guān)信息，并與影像資料進(jìn)行關(guān)聯(lián)存儲(chǔ)。（三）整理流程1.公司影像資料管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的影像資料后，首先對(duì)資料進(jìn)行全面檢查，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照整理原則和方法，對(duì)影像資料進(jìn)行分類(lèi)、標(biāo)注和命名，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便后續(xù)查詢(xún)和使用。3.在整理過(guò)程中，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，確保影像資料的整理工作順利完成。五、影像資料的存儲(chǔ)（一）存儲(chǔ)介質(zhì)選擇1.優(yōu)先選用大容量、高可靠性的存儲(chǔ)設(shè)備，如企業(yè)級(jí)硬盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等，以滿(mǎn)足大量影像資料的存儲(chǔ)需求。2.根據(jù)影像資料的重要性和保存期限，合理搭配不同存儲(chǔ)介質(zhì)，對(duì)于長(zhǎng)期保存的重要資料，可采用磁帶庫(kù)等離線存儲(chǔ)方式，以提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）存儲(chǔ)方式1.分級(jí)存儲(chǔ)：根據(jù)影像資料的重要性和使用頻率，將其分為不同級(jí)別進(jìn)行存儲(chǔ)。例如，對(duì)于核心業(yè)務(wù)活動(dòng)的影像資料、企業(yè)發(fā)展歷程中的關(guān)鍵影像等，采用一級(jí)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可快速訪問(wèn)；對(duì)于一般性的業(yè)務(wù)活動(dòng)影像資料，采用二級(jí)存儲(chǔ)，以降低存儲(chǔ)成本。2.異地備份：為防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е掠跋褓Y料丟失，應(yīng)建立異地備份機(jī)制。將重要的影像資料定期備份至異地的數(shù)據(jù)中心或存儲(chǔ)設(shè)施，確保數(shù)據(jù)的冗余性和安全性。（三）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，保持干燥、通風(fēng)、溫度適宜，避免影像資料因環(huán)境因素受損。2.配備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入存儲(chǔ)場(chǎng)所，確保影像資料的安全。（四）存儲(chǔ)管理1.建立影像資料存儲(chǔ)臺(tái)賬，詳細(xì)記錄影像資料的存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)介質(zhì)類(lèi)型、存儲(chǔ)時(shí)間、資料類(lèi)別等信息，便于對(duì)影像資料進(jìn)行跟蹤和管理。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)異常，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)和處理，防止數(shù)據(jù)丟失。3.根據(jù)影像資料的保存期限和存儲(chǔ)介質(zhì)的使用壽命，制定合理的存儲(chǔ)介質(zhì)更換計(jì)劃，確保影像資料的長(zhǎng)期安全存儲(chǔ)。六、影像資料的使用（一）使用權(quán)限1.內(nèi)部使用：公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱和使用影像資料時(shí)，可以向公司影像資料管理部門(mén)提出申請(qǐng)。申請(qǐng)內(nèi)容應(yīng)包括使用目的、資料名稱(chēng)、使用期限等信息。影像資料管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照規(guī)定的流程提供相應(yīng)的影像資料。2.外部提供：如因業(yè)務(wù)合作、政府監(jiān)管、媒體采訪等原因需要向外部單位或個(gè)人提供影像資料時(shí)，必須經(jīng)過(guò)公司嚴(yán)格的審批程序。審批內(nèi)容包括提供的必要性、資料范圍、使用方式、保密要求等。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自向外部提供影像資料。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用部門(mén)或個(gè)人填寫(xiě)影像資料使用申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明使用目的、資料名稱(chēng)、使用期限等信息，并提交給公司影像資料管理部門(mén)。2.審核：影像資料管理部門(mén)對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)使用目的的合理性、資料的可用性以及使用期限的合規(guī)性等。對(duì)于涉及重要或敏感影像資料的使用申請(qǐng)，還需征求相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。3.批準(zhǔn)：經(jīng)審核通過(guò)的申請(qǐng)，由影像資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人或公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，通知使用部門(mén)或個(gè)人按照規(guī)定的流程獲取影像資料。4.獲取與使用：使用部門(mén)或個(gè)人根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)，到影像資料管理部門(mén)指定的地點(diǎn)獲取影像資料，并按照規(guī)定的使用方式進(jìn)行使用。在使用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，不得擅自修改、傳播或用于其他非申請(qǐng)目的用途。5.歸還：使用完畢后，使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)及時(shí)將影像資料歸還至影像資料管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。影像資料管理部門(mén)對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）使用記錄與跟蹤1.建立影像資料使用記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一次影像資料的使用情況，包括申請(qǐng)時(shí)間、使用部門(mén)或個(gè)人、資料名稱(chēng)、使用目的、使用期限、歸還時(shí)間等信息。2.影像資料管理部門(mén)定期對(duì)使用記錄進(jìn)行整理和分析，跟蹤影像資料的使用頻率和使用效果，以便及時(shí)調(diào)整影像資料的管理策略，更好地滿(mǎn)足公司內(nèi)部各部門(mén)的工作需求。七、影像資料的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的影像資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)權(quán)限等措施，防止資料泄露。2.在影像資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和銷(xiāo)毀等過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，確保影像資料的保密性。3.對(duì)于因工作需要接觸到保密影像資料的人員，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和防范能力。（二）安全保障1.建立健全影像資料安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全防護(hù)，防止影像資料受到病毒、黑客攻擊等安全威脅。2.定期對(duì)影像資料進(jìn)行安全檢查和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)影像資料存在安全漏洞或被非法訪問(wèn)的跡象，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，并向上級(jí)報(bào)告。3.制定影像資料安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生自然災(zāi)害、設(shè)備故障、數(shù)據(jù)丟失等緊急情況時(shí)的應(yīng)對(duì)措施和責(zé)任分工，確保能夠迅速恢復(fù)影像資料的正常使用，最大限度減少損失。八、影像資料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件與范圍1.影像資料在超過(guò)規(guī)定的保存期限后，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)，可以進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、資料不再具有保存價(jià)值或其他原因，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，也可對(duì)影像資料進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀流程1.申請(qǐng)：由影像資料管理部門(mén)或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)提出影像資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，說(shuō)明銷(xiāo)毀的原因、資料名稱(chēng)、數(shù)量等信息，并提交給公司檔案管理部門(mén)。2.審核：檔案管理部門(mén)對(duì)銷(xiāo)毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，核實(shí)銷(xiāo)毀原因的合理性、資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性等。對(duì)于涉及重要或敏感影像資料的銷(xiāo)毀申請(qǐng)，還需征求相關(guān)部門(mén)或領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)。3.批準(zhǔn)：經(jīng)審核通過(guò)的申請(qǐng)，由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)后，通知影像資料管理部門(mén)按照規(guī)定的銷(xiāo)毀方式進(jìn)行處理。4.銷(xiāo)毀：影像資料管理部門(mén)組織專(zhuān)人對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的影像資料進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。銷(xiāo)毀方式可采用物理銷(xiāo)毀（如粉碎存儲(chǔ)介質(zhì)）或數(shù)據(jù)擦除等技術(shù)手段，確保影像資料無(wú)法恢復(fù)。5.記錄：對(duì)影像資料的銷(xiāo)毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間地點(diǎn)、銷(xiāo)毀人員、資料名稱(chēng)數(shù)量等信息，并形成銷(xiāo)毀記錄文檔，與影像資料一起歸檔保存。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立影像資料管理監(jiān)督小組，成員由公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)、檔案管理部門(mén)等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)影像資料的管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等，確保監(jiān)督檢查工作的全面性和有效性。（二）檢查內(nèi)容1.影像資料的收集、整理、存儲(chǔ)、使用和銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)是否符合本制度規(guī)范的要求。2.影像資料的真實(shí)性、完整性和安全性是否得到有效保障。3.影像資料管理部門(mén)的工作流程是否規(guī)范，人員職責(zé)是否明確。4.影像資料的使用記錄和存儲(chǔ)臺(tái)賬是否完整準(zhǔn)確。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改要求和整