PAGE處分決定行文規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織處分決定的行文，確保處分決定的合法性、公正性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，維護(hù)公司/組織正常的工作秩序和管理秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有員工違反公司/組織規(guī)章制度、勞動(dòng)紀(jì)律、法律法規(guī)等行為的處分決定行文。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：處分決定必須嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、公司/組織章程及相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，確保處分決定的合法性。2.事實(shí)清楚原則：處分決定所依據(jù)的事實(shí)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，有充分的證據(jù)支持，不得虛構(gòu)、歪曲事實(shí)。3.公正公平原則：對(duì)所有員工一視同仁，在適用法律和規(guī)章制度上人人平等，不偏袒、不歧視，確保處分決定的公正性和公平性。4.程序正當(dāng)原則：處分決定的作出應(yīng)遵循規(guī)定的程序，保障員工的知情權(quán)、申辯權(quán)和申訴權(quán)等合法權(quán)益。5.教育與懲戒相結(jié)合原則：通過(guò)處分達(dá)到教育員工、糾正錯(cuò)誤、預(yù)防違紀(jì)行為再次發(fā)生的目的，同時(shí)體現(xiàn)公司/組織對(duì)違規(guī)行為的嚴(yán)肅態(tài)度。二、處分種類(lèi)及適用情形（一）警告1.適用情形初次違反公司/組織一般性規(guī)章制度，情節(jié)輕微，未造成明顯不良后果的。雖違反規(guī)章制度，但能及時(shí)認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤并主動(dòng)改正，態(tài)度較好的。2.影響警告處分期限為[X]個(gè)月，期間員工在績(jī)效評(píng)定、晉升等方面可能會(huì)受到一定限制，如績(jī)效評(píng)定不得評(píng)為優(yōu)秀等級(jí)，晉升機(jī)會(huì)相應(yīng)推遲等。（二）記過(guò)1.適用情形違反規(guī)章制度的行為較為嚴(yán)重，已對(duì)工作秩序、工作效率或公司/組織形象造成一定影響，但尚未達(dá)到更嚴(yán)重程度的。多次違反一般性規(guī)章制度，經(jīng)警告后仍未改正的。2.影響記過(guò)處分期限為[X]個(gè)月，在此期間，員工不得參與公司/組織內(nèi)的評(píng)優(yōu)評(píng)先活動(dòng)，獎(jiǎng)金發(fā)放可能會(huì)受到一定比例的扣減，晉升機(jī)會(huì)基本取消。（三）記大過(guò)1.適用情形嚴(yán)重違反公司/組織規(guī)章制度，給公司/組織造成較大經(jīng)濟(jì)損失、業(yè)務(wù)損害或聲譽(yù)影響的。違反法律法規(guī)，雖未造成嚴(yán)重后果，但已構(gòu)成違法事實(shí)的。2.影響記大過(guò)處分期限為[X]個(gè)月，受處分期間，員工工資待遇可能會(huì)下調(diào)[X]%，職業(yè)發(fā)展受到嚴(yán)重阻礙，在較長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)難以獲得晉升機(jī)會(huì)，且可能會(huì)被限制參與某些重要項(xiàng)目或工作任務(wù)。（四）降職/降級(jí)1.適用情形因嚴(yán)重違反公司/組織規(guī)章制度或工作失誤導(dǎo)致工作業(yè)績(jī)嚴(yán)重下滑，不能勝任原崗位工作的。對(duì)公司/組織造成重大損失或惡劣影響，經(jīng)綜合評(píng)估認(rèn)為有必要降低其職務(wù)或職級(jí)的。2.影響降職/降級(jí)后，員工工資、福利待遇相應(yīng)降低，工作權(quán)限和職責(zé)范圍縮小，職業(yè)發(fā)展前景受到極大影響，可能需要較長(zhǎng)時(shí)間才能恢復(fù)到原有的職業(yè)地位。（五）撤職1.適用情形嚴(yán)重違反公司/組織管理規(guī)定，濫用職權(quán)、營(yíng)私舞弊，給公司/組織帶來(lái)重大損失或嚴(yán)重不良影響的。違反職業(yè)道德和職業(yè)操守，嚴(yán)重?fù)p害公司/組織利益和形象的。2.影響撤職后，員工失去原有的職務(wù)和相應(yīng)的權(quán)力，工資待遇大幅降低，在公司/組織內(nèi)的地位一落千丈，可能很難再獲得重要的工作機(jī)會(huì)和職業(yè)發(fā)展空間。（六）開(kāi)除1.適用情形嚴(yán)重違反國(guó)家法律法規(guī)，構(gòu)成犯罪行為的。嚴(yán)重違反公司/組織規(guī)章制度，且拒不改正，造成極其惡劣影響，對(duì)公司/組織的正常運(yùn)營(yíng)和發(fā)展造成毀滅性打擊的。2.影響被開(kāi)除后，員工與公司/組織解除勞動(dòng)關(guān)系，公司/組織不支付經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。員工將失去在公司/組織的一切權(quán)益，且在就業(yè)市場(chǎng)上會(huì)受到嚴(yán)重負(fù)面影響。三、處分決定行文的內(nèi)容要求（一）首部1.標(biāo)題：一般為“關(guān)于[員工姓名]的處分決定”，字體、字號(hào)應(yīng)符合公司/組織公文格式要求，通常為二號(hào)宋體加粗，居中排列。2.文號(hào)：按照公司/組織公文編號(hào)規(guī)則編寫(xiě)，位于標(biāo)題下方，用括號(hào)括起來(lái)，如（[文號(hào)]），字體一般為三號(hào)仿宋體。3.受處分人基本信息：包括姓名、性別、年齡、部門(mén)、職務(wù)等，應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，字體為三號(hào)宋體，內(nèi)容較為詳細(xì)，如：姓名：[員工姓名]性別：[具體性別]年齡：[X]歲部門(mén)：[所在部門(mén)名稱(chēng)]職務(wù)：[具體職務(wù)]（二）正文1.引言：簡(jiǎn)要說(shuō)明作出處分決定的事由，即員工違反規(guī)章制度的事實(shí)經(jīng)過(guò)，如“[員工姓名]在[具體時(shí)間]至[具體時(shí)間]期間，違反了公司/組織的[規(guī)章制度名稱(chēng)]，其行為已構(gòu)成違紀(jì)”。2.違紀(jì)事實(shí)：詳細(xì)闡述員工違紀(jì)行為的具體情況，包括時(shí)間、地點(diǎn)、行為經(jīng)過(guò)、造成的后果等。應(yīng)做到事實(shí)清晰、證據(jù)確鑿，每一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)都要有明確的說(shuō)明。例如：[具體日期]，[員工姓名]在[工作場(chǎng)所]，未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，擅自離崗[X]小時(shí)，導(dǎo)致[具體工作任務(wù)]延誤，影響了整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度。經(jīng)調(diào)查核實(shí)，該員工離崗期間前往[具體地點(diǎn)]辦理個(gè)人事務(wù)，未向任何同事或上級(jí)報(bào)備。[具體日期]，[員工姓名]在處理[業(yè)務(wù)事項(xiàng)]時(shí)，故意違反公司/組織規(guī)定的操作流程，將[重要數(shù)據(jù)/文件]誤刪除，給公司/組織造成了直接經(jīng)濟(jì)損失達(dá)[X]元。經(jīng)技術(shù)部門(mén)恢復(fù)數(shù)據(jù)，雖未造成永久性丟失，但已對(duì)業(yè)務(wù)工作造成了嚴(yán)重干擾。3.處分依據(jù)：明確指出員工違紀(jì)行為所違反的公司/組織規(guī)章制度條款及相關(guān)法律法規(guī)依據(jù)，如“根據(jù)《公司員工手冊(cè)》第[X]條規(guī)定：‘員工應(yīng)遵守工作紀(jì)律，按時(shí)出勤，不得擅自離崗。’以及《中華人民共和國(guó)勞動(dòng)合同法》相關(guān)規(guī)定，[員工姓名]的行為已構(gòu)成嚴(yán)重違紀(jì)”。4.處分決定：清晰寫(xiě)明給予員工的具體處分種類(lèi)及期限，如“經(jīng)公司/組織研究決定，給予[員工姓名]記大過(guò)處分，處分期限為[X]個(gè)月，自[處分決定生效日期]起計(jì)算”。5.申訴途徑：告知員工如對(duì)處分決定不服，有權(quán)在規(guī)定期限內(nèi)通過(guò)何種方式進(jìn)行申訴及申訴的受理部門(mén)，如“如[員工姓名]對(duì)本處分決定不服，可在收到本決定之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，向公司/組織人力資源部提出書(shū)面申訴，公司/組織將在收到申訴材料后的[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行復(fù)查并給予答復(fù)”。（三）尾部1.落款：注明作出處分決定的公司/組織名稱(chēng)及日期，公司/組織名稱(chēng)應(yīng)使用全稱(chēng)并加蓋公章，日期為作出決定的具體年月日，字體為三號(hào)宋體，如：[公司/組織名稱(chēng)][具體日期]2.抄送部門(mén)：如有需要，可列出抄送的相關(guān)部門(mén)，如人力資源部、財(cái)務(wù)部、員工所在部門(mén)等，字體為三號(hào)仿宋體，格式為“抄送：[部門(mén)1]、[部門(mén)2]、……”四、處分決定行文的程序（一）違紀(jì)行為的發(fā)現(xiàn)與調(diào)查1.發(fā)現(xiàn)途徑公司/組織內(nèi)部監(jiān)督檢查：包括日常工作檢查、專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)、績(jī)效考核等過(guò)程中發(fā)現(xiàn)員工的違紀(jì)行為。員工舉報(bào)：其他員工、客戶(hù)或合作伙伴發(fā)現(xiàn)并舉報(bào)員工的違紀(jì)行為。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)現(xiàn)：直接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在日常管理工作中察覺(jué)員工的異常行為或違紀(jì)線(xiàn)索。2.調(diào)查程序成立調(diào)查小組：根據(jù)違紀(jì)行為的性質(zhì)和影響范圍，由相關(guān)部門(mén)人員組成調(diào)查小組，成員應(yīng)具備公正性、專(zhuān)業(yè)性和獨(dú)立性。調(diào)查小組一般由人力資源部門(mén)、法務(wù)部門(mén)（如有）及與違紀(jì)行為相關(guān)的業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。收集證據(jù)：調(diào)查小組通過(guò)查閱文件資料、詢(xún)問(wèn)證人、現(xiàn)場(chǎng)勘查、數(shù)據(jù)分析等方式收集與違紀(jì)行為有關(guān)的各種證據(jù)。證據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，能夠充分證明違紀(jì)行為的存在。撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告：調(diào)查結(jié)束后，調(diào)查小組應(yīng)撰寫(xiě)詳細(xì)的調(diào)查報(bào)告，內(nèi)容包括違紀(jì)行為的事實(shí)經(jīng)過(guò)、證據(jù)情況、調(diào)查過(guò)程、初步定性及處理建議等。調(diào)查報(bào)告應(yīng)經(jīng)調(diào)查小組成員簽字確認(rèn)。（二）處分決定的審批1.初審：調(diào)查小組將調(diào)查報(bào)告提交給人力資源部門(mén)進(jìn)行初審，人力資源部門(mén)對(duì)違紀(jì)事實(shí)、證據(jù)及處理建議進(jìn)行審核，確保處分決定的合法性、合理性和公正性。初審?fù)ㄟ^(guò)后，人力資源部門(mén)在調(diào)查報(bào)告上簽署意見(jiàn)并提交給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。2.審批：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)人力資源部門(mén)的初審意見(jiàn)和調(diào)查報(bào)告，對(duì)處分決定進(jìn)行審批。審批過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮違紀(jì)行為的性質(zhì)、情節(jié)、后果以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定和政策，作出最終的處分決定。對(duì)于涉及重大違紀(jì)行為或處分較重的情況，可能需要經(jīng)過(guò)公司/組織高層會(huì)議或?qū)ｉT(mén)的決策機(jī)構(gòu)討論決定。（三）處分決定的送達(dá)與執(zhí)行1.送達(dá)：處分決定作出后，由人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)將處分決定以書(shū)面形式送達(dá)受處分人。送達(dá)方式可采用直接送達(dá)（當(dāng)面送交受處分人）、郵寄送達(dá)（通過(guò)郵政快遞寄送）或留置送達(dá)（受處分人拒絕簽收時(shí)，在相關(guān)見(jiàn)證人的見(jiàn)證下將處分決定留置在其住所或工作場(chǎng)所）等方式，并要求受處分人在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)收到處分決定。如受處分人拒絕簽字，送達(dá)人員應(yīng)注明情況。2.執(zhí)行：處分決定生效后，各相關(guān)部門(mén)按照決定內(nèi)容執(zhí)行相應(yīng)的措施。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)將處分決定記錄在員工個(gè)人檔案中，并按照規(guī)定調(diào)整員工的工資、績(jī)效、晉升等相關(guān)待遇；財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定扣減或調(diào)整受處分員工的獎(jiǎng)金、福利等；員工所在部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)受處分員工進(jìn)行日常管理和監(jiān)督，確保其改正錯(cuò)誤，遵守公司/組織規(guī)章制度。五、處分決定的變更與解除（一）變更情形1.在處分決定執(zhí)行期間，發(fā)現(xiàn)處分決定所依據(jù)的事實(shí)有誤或證據(jù)不足的。2.受處分人對(duì)處分決定提出申訴，經(jīng)復(fù)查后發(fā)現(xiàn)原處分決定確實(shí)存在不當(dāng)之處的。3.因公司/組織政策調(diào)整、規(guī)章制度修訂等原因，導(dǎo)致原處分決定不再適用或需要調(diào)整的。（二）變更程序1.受處分人或相關(guān)部門(mén)發(fā)現(xiàn)有變更處分決定的情形時(shí)，應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，并提供相關(guān)證據(jù)或說(shuō)明材料。2.人力資源部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。3.根據(jù)調(diào)查核實(shí)結(jié)果，如確實(shí)需要變更處分決定，人力資源部門(mén)起草變更處分決定的文件，經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序送達(dá)受處分人及相關(guān)部門(mén)，并做好記錄。（三）解除情形1.處分期限屆滿(mǎn)，受處分人在處分期間表現(xiàn)良好，未再發(fā)生違紀(jì)行為的。2.受處分人在處分期間積極改正錯(cuò)誤，表現(xiàn)突出，對(duì)公司/組織有重大貢獻(xiàn)的。3.因其他特殊原因，經(jīng)公司/組織研究決定，認(rèn)為可以提前解除處分的。（四）解除程序1.受處分人在處分期限屆滿(mǎn)前，認(rèn)為自己符合解除處分條件的，可向人力資源部門(mén)提交書(shū)面解除處分申請(qǐng)，并詳細(xì)說(shuō)明自己在處分期間的表現(xiàn)及改正錯(cuò)誤的情況。2.人力資源部門(mén)收到申請(qǐng)后會(huì)同受處分人所在部門(mén)對(duì)其進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，了解其在處分期間的工作表現(xiàn)、遵守規(guī)章制度