PAGE采購(gòu)合同規(guī)范及內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等行為，加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司采購(gòu)活動(dòng)合法、合規(guī)、有序進(jìn)行，保障公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的各類采購(gòu)合同，包括但不限于物資采購(gòu)合同、服務(wù)采購(gòu)合同等。（三）基本原則1.合法性原則采購(gòu)合同的簽訂、履行等必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律法規(guī)的強(qiáng)制性要求。2.公平公正原則合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則確定各自的權(quán)利和義務(wù)，不得損害對(duì)方的合法權(quán)益。3.誠(chéng)實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得欺詐、隱瞞或擅自變更合同內(nèi)容。4.風(fēng)險(xiǎn)防范原則加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，識(shí)別、評(píng)估和應(yīng)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的各種風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損失。二、采購(gòu)合同的簽訂（一）采購(gòu)申請(qǐng)與審批1.各部門根據(jù)實(shí)際需求填寫采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)注明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)交貨日期等信息。2.采購(gòu)申請(qǐng)表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確保采購(gòu)需求的合理性和必要性。對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，還需提交公司管理層審批。（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)收集潛在供應(yīng)商的信息，建立供應(yīng)商檔案，包括供應(yīng)商的基本情況、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括但不限于：供應(yīng)商的信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、交貨期、售后服務(wù)等。評(píng)估可采用實(shí)地考察、問(wèn)卷調(diào)查、參考行業(yè)評(píng)價(jià)等方式進(jìn)行。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商。對(duì)于重要物資或服務(wù)的采購(gòu)，應(yīng)選擇多家供應(yīng)商進(jìn)行比較，確保采購(gòu)的質(zhì)量和成本效益。（三）合同談判與起草1.采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。談判內(nèi)容包括合同標(biāo)的、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.根據(jù)談判結(jié)果，由采購(gòu)部門起草采購(gòu)合同文本。合同文本應(yīng)符合法律法規(guī)的要求，語(yǔ)言規(guī)范、條款明確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)模糊不清或歧義的表述。（四）合同審核與簽訂1.采購(gòu)合同文本起草完成后，提交公司法律部門或法律顧問(wèn)進(jìn)行審核。法律部門應(yīng)對(duì)合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，重點(diǎn)審查合同條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)。2.法律部門審核通過(guò)后，采購(gòu)合同文本提交公司管理層審批。管理層根據(jù)公司的戰(zhàn)略目標(biāo)、財(cái)務(wù)狀況、采購(gòu)需求等因素進(jìn)行審批，確保合同的簽訂符合公司利益。3.經(jīng)公司管理層審批通過(guò)的采購(gòu)合同，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)合同文本的條款，確保合同內(nèi)容與審批意見(jiàn)一致。三、采購(gòu)合同的履行（一）合同交底采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，包括財(cái)務(wù)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等，進(jìn)行合同交底。各部門應(yīng)了解合同的主要內(nèi)容和各自的職責(zé)，確保合同的順利履行。（二）交貨與驗(yàn)收1.供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定的交貨期和交貨地點(diǎn)及時(shí)交貨。采購(gòu)部門應(yīng)提前與供應(yīng)商溝通，了解交貨進(jìn)度，確保公司能夠按時(shí)接收貨物。2.貨物到達(dá)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合合同約定。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)貨物進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，出具檢驗(yàn)報(bào)告。3.如發(fā)現(xiàn)貨物存在數(shù)量短缺、質(zhì)量問(wèn)題或其他不符合合同約定的情況，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施進(jìn)行處理。同時(shí)，應(yīng)做好記錄，作為后續(xù)處理的依據(jù)。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同的約定和驗(yàn)收情況，及時(shí)辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)核對(duì)合同條款、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。2.對(duì)于預(yù)付款項(xiàng)，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的比例和條件支付，避免因預(yù)付款過(guò)多而導(dǎo)致公司資金風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于貨到付款或驗(yàn)收合格后付款的項(xiàng)目，應(yīng)在收到供應(yīng)商提供的合格發(fā)票和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告后及時(shí)付款。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同付款臺(tái)賬，記錄每筆采購(gòu)合同的付款情況，包括付款日期、金額、付款方式等，以便進(jìn)行跟蹤和管理。（四）合同執(zhí)行跟蹤采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤，及時(shí)了解合同履行過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取相應(yīng)的措施加以解決。跟蹤內(nèi)容包括交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況、付款情況、售后服務(wù)等方面。對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題或風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向公司管理層匯報(bào)，共同研究解決方案，確保合同的順利履行。四、采購(gòu)合同的變更與終止（一）合同變更1.在采購(gòu)合同履行過(guò)程中，如因市場(chǎng)變化、不可抗力等原因需要變更合同內(nèi)容，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、生效時(shí)間等條款，確保變更后的合同內(nèi)容合法、合規(guī)、明確。變更協(xié)議作為原采購(gòu)合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同變更情況通知相關(guān)部門，包括財(cái)務(wù)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等，確保各部門能夠根據(jù)變更后的合同內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和操作。（二）合同終止1.采購(gòu)合同履行完畢后，合同自然終止。合同雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算、清理等工作，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到妥善處理。2.在合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一，合同可以提前終止：雙方協(xié)商一致同意終止合同；因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法履行；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同；法律法規(guī)規(guī)定的其他情形。3.合同提前終止時(shí)，合同雙方應(yīng)按照合同約定或法律法規(guī)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，包括結(jié)算、清理、賠償?shù)仁乱?。采?gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同終止情況通知相關(guān)部門，確保各部門能夠進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和處理。五、采購(gòu)合同的檔案管理（一）檔案收集采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同正本、副本、變更協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料收集齊全，整理歸檔。（二）檔案整理與分類采購(gòu)合同檔案應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案目錄和索引，便于查找和使用。（三）檔案保管采購(gòu)合同檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的安全、完整。檔案保管期限應(yīng)按照法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行，一般重要的采購(gòu)合同檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存。檔案保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，防止檔案損壞或丟失。（四）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員如需查閱采購(gòu)合同檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.因工作需要借閱采購(gòu)合同檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.檔案查閱和借閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案資料，確保檔案的安全和保密。六、采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同履行過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于：供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)識(shí)別出的采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，分析風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估和定量評(píng)估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、專項(xiàng)應(yīng)對(duì)等措施；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)事件，應(yīng)采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧┻M(jìn)行防范；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)事件，可進(jìn)行常規(guī)管理。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施應(yīng)包括但不限于：加強(qiáng)供應(yīng)商管理、完善合同條款、建立質(zhì)量檢驗(yàn)制度、加強(qiáng)價(jià)格監(jiān)控、優(yōu)化交貨期管理、加強(qiáng)法律審查等。（四）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)市場(chǎng)變化、法律法規(guī)調(diào)整等因素，及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，確保風(fēng)險(xiǎn)始終處于可控狀態(tài)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同的合法性、合規(guī)性、完整性以及合同執(zhí)行情況。監(jiān)督檢查可采用查閱合同檔案、實(shí)地走訪供應(yīng)商、與相關(guān)人員談話等方式進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)建立采購(gòu)合同管理考核評(píng)價(jià)制度，對(duì)采購(gòu)部門和相關(guān)人員在采購(gòu)合同管理工作中的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。考核評(píng)價(jià)內(nèi)容包括合同簽訂的及時(shí)性、