PAGE會(huì)議紀(jì)要撰寫制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議紀(jì)要的撰寫工作，確保會(huì)議信息準(zhǔn)確傳達(dá)、有效落實(shí)，提高公司運(yùn)營(yíng)管理效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)會(huì)議、管理層會(huì)議、部門例會(huì)、專題研討會(huì)等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議討論的事項(xiàng)、達(dá)成的共識(shí)、做出的決策等，不得歪曲或遺漏重要信息。2.客觀性原則：撰寫過(guò)程中應(yīng)保持客觀中立，避免主觀臆斷和個(gè)人觀點(diǎn)的過(guò)度表達(dá)，如實(shí)反映會(huì)議實(shí)際情況。3.及時(shí)性原則：會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要，確保信息的時(shí)效性，以便相關(guān)人員能夠及時(shí)了解會(huì)議精神并開(kāi)展工作。4.規(guī)范性原則：會(huì)議紀(jì)要的格式、內(nèi)容結(jié)構(gòu)應(yīng)符合本制度規(guī)范要求，保持統(tǒng)一和規(guī)范。二、會(huì)議紀(jì)要撰寫職責(zé)分工（一）會(huì)議組織者1.負(fù)責(zé)明確會(huì)議主題、議程安排，并提前通知參會(huì)人員。2.在會(huì)議過(guò)程中，協(xié)助主持人把控會(huì)議節(jié)奏，確保會(huì)議圍繞主題有序進(jìn)行。3.會(huì)議結(jié)束后，及時(shí)向撰寫人提供會(huì)議相關(guān)資料，如會(huì)議文件、匯報(bào)材料等，并對(duì)會(huì)議紀(jì)要初稿進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。（二）會(huì)議記錄人1.負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)、討論過(guò)程、重要觀點(diǎn)及決策結(jié)果等。記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，盡量采用原話記錄，避免遺漏關(guān)鍵信息。2.對(duì)于會(huì)議中涉及的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、技術(shù)細(xì)節(jié)等，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)人員核實(shí)確認(rèn)。3.會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)記錄內(nèi)容及時(shí)整理撰寫會(huì)議紀(jì)要初稿，并提交給會(huì)議組織者審核。（三）會(huì)議紀(jì)要撰寫人1.根據(jù)會(huì)議記錄人提供的初稿及會(huì)議組織者的審核意見(jiàn)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行進(jìn)一步的整理、編輯和完善。2.按照本制度規(guī)范要求的格式和內(nèi)容結(jié)構(gòu)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行排版，確保其規(guī)范性和可讀性。3.在撰寫過(guò)程中，對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行提煉和總結(jié)，突出重點(diǎn)，使會(huì)議紀(jì)要能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議核心精神和主要成果。（四）審核人1.由會(huì)議組織者或指定的其他管理人員擔(dān)任審核人。審核人應(yīng)對(duì)會(huì)議紀(jì)要的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性進(jìn)行全面審核。2.重點(diǎn)審核會(huì)議紀(jì)要是否準(zhǔn)確傳達(dá)了會(huì)議精神，決策事項(xiàng)是否明確、責(zé)任是否落實(shí)，語(yǔ)言表達(dá)是否清晰、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)?shù)取?.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)與撰寫人溝通，提出修改建議，直至審核通過(guò)。（五）批準(zhǔn)人1.根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和重要程度，由公司相應(yīng)層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任批準(zhǔn)人。2.批準(zhǔn)人對(duì)審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行最終審批，確認(rèn)其可以正式發(fā)布，并對(duì)會(huì)議紀(jì)要的有效性和權(quán)威性負(fù)責(zé)。三、會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要求（一）標(biāo)題1.應(yīng)準(zhǔn)確概括會(huì)議的核心主題，簡(jiǎn)潔明了，一般不超過(guò)20個(gè)字。例如：“[會(huì)議主題]會(huì)議紀(jì)要”。2.標(biāo)題應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密相關(guān)，能夠讓閱讀者快速了解會(huì)議的大致方向。（二）會(huì)議基本信息1.會(huì)議名稱：填寫會(huì)議的具體名稱，如“董事會(huì)第[X]次會(huì)議”、“[部門名稱]月度例會(huì)（第[X]期）”等。2.會(huì)議時(shí)間：記錄會(huì)議召開(kāi)的具體年月日時(shí)分，精確到分鐘。3.會(huì)議地點(diǎn)：詳細(xì)記錄會(huì)議召開(kāi)的地點(diǎn)，包括具體樓層、房間號(hào)等。4.參會(huì)人員：列出參會(huì)人員的姓名、職務(wù)，如有缺席人員應(yīng)注明。對(duì)于參會(huì)人員較多的情況，可以采用分組列出或按部門、層級(jí)等分類列出的方式。（三）會(huì)議議程1.按照會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的順序，依次列出會(huì)議議程的各項(xiàng)內(nèi)容。2.對(duì)于每個(gè)議程項(xiàng)目，簡(jiǎn)要說(shuō)明其主要討論內(nèi)容和目的。（四）會(huì)議內(nèi)容1.會(huì)議發(fā)言記錄：詳細(xì)記錄每位參會(huì)人員的發(fā)言要點(diǎn)，包括提出的問(wèn)題、觀點(diǎn)、建議等。盡量按照發(fā)言順序進(jìn)行記錄，注明發(fā)言人姓名和職務(wù)。2.討論過(guò)程：記錄會(huì)議中針對(duì)各項(xiàng)議題展開(kāi)的討論過(guò)程，包括不同觀點(diǎn)的碰撞、交流情況，以及討論的重點(diǎn)和焦點(diǎn)問(wèn)題。3.決策事項(xiàng)：明確會(huì)議達(dá)成的決策結(jié)果，包括決策事項(xiàng)的具體內(nèi)容、責(zé)任人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等。對(duì)于重要決策，應(yīng)記錄決策的依據(jù)和理由。4.工作部署：記錄會(huì)議對(duì)下一步工作的安排和部署，明確各項(xiàng)工作的責(zé)任部門、配合部門、工作任務(wù)及要求等。5.問(wèn)題及解決方案：梳理會(huì)議中提出的問(wèn)題，并記錄針對(duì)這些問(wèn)題討論得出的解決方案或處理措施。（五）會(huì)議結(jié)論1.總結(jié)會(huì)議的主要成果和結(jié)論，強(qiáng)調(diào)會(huì)議達(dá)成的共識(shí)和重點(diǎn)工作方向。2.對(duì)會(huì)議討論的事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)要回顧和歸納，突出關(guān)鍵要點(diǎn)。（六）附件1.如有與會(huì)議內(nèi)容相關(guān)的重要文件、資料、圖表等，可以作為附件附在會(huì)議紀(jì)要后面。2.對(duì)附件內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要說(shuō)明，注明附件名稱、來(lái)源及與會(huì)議的關(guān)聯(lián)。四、會(huì)議紀(jì)要格式規(guī)范（一）頁(yè)面設(shè)置1.紙張：采用A4紙。2.頁(yè)邊距：上、下、左、右邊距均設(shè)置為2.5厘米。3.頁(yè)眉頁(yè)腳：頁(yè)眉內(nèi)容為公司名稱，頁(yè)腳內(nèi)容為頁(yè)碼，居中顯示。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般采用二號(hào)黑體字，加粗，居中排列。2.會(huì)議基本信息、會(huì)議議程：采用四號(hào)宋體字。3.會(huì)議內(nèi)容、會(huì)議結(jié)論：采用小四號(hào)宋體字。4.附件說(shuō)明：采用五號(hào)宋體字。（三）段落格式1.行距：采用1.5倍行距，段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。2.各級(jí)標(biāo)題：根據(jù)重要程度和層次關(guān)系，分別采用不同的格式區(qū)分。如：一級(jí)標(biāo)題：采用三號(hào)黑體字，加粗，序號(hào)為“一、”，獨(dú)占一行。二級(jí)標(biāo)題：采用四號(hào)宋體字，加粗斜體，序號(hào)為“（一）”，與正文內(nèi)容空一行。三級(jí)標(biāo)題：采用小四號(hào)宋體字，加粗，序號(hào)為“1.”，與正文內(nèi)容空一行。四級(jí)標(biāo)題：采用小四號(hào)宋體字，序號(hào)為“（1）”，與正文內(nèi)容空一行。（四）編號(hào)與排版1.會(huì)議紀(jì)要中的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)按照上述格式要求進(jìn)行編號(hào)和排版，確保層次分明、條理清晰。2.對(duì)于會(huì)議內(nèi)容中的要點(diǎn)、決策事項(xiàng)等，可以采用序號(hào)、項(xiàng)目符號(hào)等方式進(jìn)行標(biāo)注，使其更加醒目。五、會(huì)議紀(jì)要撰寫流程（一）會(huì)議前準(zhǔn)備1.會(huì)議組織者提前確定會(huì)議主題、議程，并通知參會(huì)人員。同時(shí)，準(zhǔn)備好會(huì)議所需的文件、資料等。2.會(huì)議記錄人提前熟悉會(huì)議主題和議程，準(zhǔn)備好記錄工具，如筆記本、錄音設(shè)備等。（二）會(huì)議記錄1.在會(huì)議過(guò)程中，記錄人應(yīng)集中精力，認(rèn)真記錄會(huì)議內(nèi)容。對(duì)于重要發(fā)言和關(guān)鍵決策，應(yīng)重點(diǎn)記錄，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。2.記錄過(guò)程中可采用速記、縮寫等方式提高記錄效率，但應(yīng)保證記錄內(nèi)容能夠清晰還原會(huì)議原意。如有需要，可向發(fā)言人進(jìn)行簡(jiǎn)要詢問(wèn)，以確認(rèn)記錄的準(zhǔn)確性。（三）初稿撰寫1.會(huì)議結(jié)束后，記錄人應(yīng)及時(shí)根據(jù)會(huì)議記錄內(nèi)容整理撰寫會(huì)議紀(jì)要初稿。初稿應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成，并提交給會(huì)議組織者審核。2.在撰寫初稿時(shí)，應(yīng)按照本制度規(guī)范要求的格式和內(nèi)容結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)?shù)木庉嫼蜐?rùn)色，使會(huì)議紀(jì)要語(yǔ)言通順、邏輯連貫。（四）審核修改1.會(huì)議組織者收到會(huì)議紀(jì)要初稿后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并將審核意見(jiàn)反饋給撰寫人。2.撰寫人根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修改完善，確保其符合要求。修改后的會(huì)議紀(jì)要再次提交給會(huì)議組織者審核，直至審核通過(guò)。（五）批準(zhǔn)發(fā)布1.審核通過(guò)的會(huì)議紀(jì)要由批準(zhǔn)人進(jìn)行最終審批。批準(zhǔn)人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批，并簽署審批意見(jiàn)。2.經(jīng)批準(zhǔn)后的會(huì)議紀(jì)要按照公司內(nèi)部文件管理規(guī)定進(jìn)行編號(hào)、存檔，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)人員。對(duì)于需要傳達(dá)給全體員工的會(huì)議紀(jì)要，可通過(guò)公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄等渠道發(fā)布。六、會(huì)議紀(jì)要存檔與查閱（一）存檔管理1.公司設(shè)立專門的會(huì)議紀(jì)要檔案庫(kù)，對(duì)各類會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行集中存檔管理。2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)按照會(huì)議時(shí)間順序、會(huì)議類型等進(jìn)行分類歸檔，建立清晰的檔案索引，便于查找和查閱。3.每份會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括紙質(zhì)版和電子版兩種形式。紙質(zhì)版會(huì)議紀(jì)要應(yīng)打印清晰、裝訂整齊，與電子版內(nèi)容保持一致，并按照檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注日期等。電子版會(huì)議紀(jì)要應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名能夠準(zhǔn)確反映會(huì)議的基本信息。（二）查閱權(quán)限1.根據(jù)公司內(nèi)部管理規(guī)定，不同層級(jí)的人員具有不同的會(huì)議紀(jì)要查閱權(quán)限。公司高層管理人員可查閱公司所有會(huì)議紀(jì)要。部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門相關(guān)會(huì)議紀(jì)要以及涉及公司整體決策、重要工作部署等的會(huì)議紀(jì)要。其他員工如需查閱會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)根據(jù)工作需要，向所在部門負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)會(huì)議紀(jì)要。2.查閱會(huì)議紀(jì)要時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱會(huì)議紀(jì)要名稱及查閱目的等信息。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還會(huì)議紀(jì)要，并確保其完整性和保密性。（三）保密要求1.會(huì)議紀(jì)要涉及公司內(nèi)部重要信息和商業(yè)機(jī)密，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得將會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。2.如需對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行復(fù)印、摘錄等操作，應(yīng)事先獲得批準(zhǔn)，并按照公司保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。七、會(huì)議紀(jì)要的修訂與廢止（一）修訂1.在公司運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容存在錯(cuò)誤、與實(shí)際情況不符或因政策法規(guī)、公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修訂時(shí)，由相關(guān)部門或人員提出修訂申請(qǐng)。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容及涉及的會(huì)議紀(jì)要名稱等信息，并提交給會(huì)議紀(jì)要的原批準(zhǔn)人審核。3.原批準(zhǔn)人審核通過(guò)后，由會(huì)議紀(jì)要撰寫人按照本制度規(guī)范要求進(jìn)行修訂，并重新履行審核、批準(zhǔn)程序。修訂后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)更新存檔，并通知相關(guān)人員。（二）廢止1.當(dāng)會(huì)議紀(jì)要所涉及的事項(xiàng)已經(jīng)完成、決議