2026年劇本殺運(yùn)營(yíng)公司檔案資料分類管理制度第一章總則第一條為規(guī)范劇本殺運(yùn)營(yíng)公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）檔案資料的分類、收集、整理、保管、利用及銷毀等全流程管理工作，建立“分類清晰、管理規(guī)范、安全可控、便捷利用”的檔案管理體系，保障檔案資料的真實(shí)性、完整性與安全性，為公司運(yùn)營(yíng)決策、合規(guī)經(jīng)營(yíng)、品牌建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐，防范檔案丟失、泄露、損毀等風(fēng)險(xiǎn)，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合劇本殺行業(yè)運(yùn)營(yíng)特性，制定本制度。第二條本制度所稱檔案資料，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各類文字、圖表、電子數(shù)據(jù)、音頻視頻、實(shí)物等不同形式的記錄，涵蓋行政、人事、財(cái)務(wù)、運(yùn)營(yíng)、劇本、營(yíng)銷、法務(wù)、工程等全業(yè)務(wù)領(lǐng)域。第三條本制度適用于公司所有部門、各門店及全體員工，覆蓋檔案資料從形成、分類、收集、整理、保管、利用、移交到銷毀的全生命周期管理。第四條檔案資料管理工作遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類歸檔、安全保密、便捷利用”的核心原則，堅(jiān)持“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)管理、誰(shuí)把關(guān)”的工作導(dǎo)向，確保檔案資料管理全流程規(guī)范有序。第五條核心目標(biāo)：建立健全檔案資料分類管理體系，明確分類標(biāo)準(zhǔn)與操作規(guī)范；實(shí)現(xiàn)檔案資料歸檔率100%、完整率100%、安全事故發(fā)生率為0；保障檔案資料便捷查詢與有效利用；規(guī)范檔案資料銷毀流程，防范合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；保護(hù)公司核心檔案資產(chǎn)（如劇本版權(quán)檔案、商業(yè)秘密檔案等），維護(hù)公司合法權(quán)益。第六條公司明確檔案資料管理的歸口管理部門為行政部，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌檔案資料的分類規(guī)劃、制度制定、監(jiān)督檢查及集中保管工作。各部門及門店具體職責(zé)如下：（一）行政部：作為核心管理部門，負(fù)責(zé)制定檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍及管理流程；配備專職/兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)公司級(jí)核心檔案的集中保管與管理；指導(dǎo)各部門開(kāi)展檔案收集、整理、歸檔工作；建立檔案管理臺(tái)賬與電子檢索系統(tǒng)；組織檔案資料的鑒定、移交與銷毀工作；負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理與安全保障；（二）各門店：門店負(fù)責(zé)人為所在門店檔案資料管理第一責(zé)任人，安排專人（或兼職）負(fù)責(zé)門店運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的檔案資料（如顧客登記記錄、門店活動(dòng)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄等）的收集、整理、初步歸檔與保管；按要求向行政部移交需公司集中保管的檔案資料；配合行政部開(kāi)展檔案檢查與整改工作；（三）劇本部（或內(nèi)容組）：負(fù)責(zé)劇本相關(guān)檔案資料（如劇本原件、改編資料、版權(quán)證明、作者授權(quán)協(xié)議、劇本審核記錄等）的收集、整理、初步歸檔；配合行政部完成劇本檔案的分類歸檔與集中保管；負(fù)責(zé)劇本檔案的版權(quán)保護(hù)與保密管理；（四）人事部：負(fù)責(zé)人事相關(guān)檔案資料（如員工入職資料、勞動(dòng)合同、薪酬福利記錄、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)記錄、離職資料等）的收集、整理、歸檔與保管；按規(guī)定移交離職員工檔案；嚴(yán)格遵守人事檔案管理相關(guān)法規(guī)，保障員工隱私安全；（五）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)相關(guān)檔案資料（如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅務(wù)申報(bào)資料、審計(jì)報(bào)告、采購(gòu)合同、費(fèi)用報(bào)銷憑證等）的收集、整理、歸檔與保管；嚴(yán)格遵守會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定，保障財(cái)務(wù)檔案合規(guī)性；按要求向行政部移交需長(zhǎng)期保管的財(cái)務(wù)檔案；（六）營(yíng)銷部：負(fù)責(zé)營(yíng)銷相關(guān)檔案資料（如品牌定位規(guī)劃、推廣策劃方案、活動(dòng)執(zhí)行記錄、推廣物料、合作協(xié)議（媒體、KOL、異業(yè)伙伴等）、推廣效果監(jiān)測(cè)報(bào)告等）的收集、整理、初步歸檔，并按要求向行政部移交歸檔；（七）法務(wù)部：負(fù)責(zé)法務(wù)相關(guān)檔案資料（如合同文本、法律意見(jiàn)書、訴訟仲裁資料、合規(guī)審核記錄、知識(shí)產(chǎn)權(quán)登記證明、行政處罰/獎(jiǎng)勵(lì)資料等）的收集、整理、歸檔與保管；協(xié)助行政部審核檔案管理過(guò)程中的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；（八）工程部（或后勤保障部）：負(fù)責(zé)工程相關(guān)檔案資料（如門店裝修設(shè)計(jì)方案、施工圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備說(shuō)明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄等）的收集、整理、初步歸檔，并按要求向行政部移交歸檔；（九）其他部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中形成的檔案資料的收集、整理、初步歸檔與保管；按規(guī)定向行政部移交需公司集中保管的檔案資料；配合行政部開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作；（十）全體員工：嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，及時(shí)收集、整理本職工作中形成的檔案資料；按要求向本部門檔案管理員或行政部移交相關(guān)檔案；借閱檔案需遵守借閱規(guī)范，妥善保管借閱檔案，及時(shí)歸還；發(fā)現(xiàn)檔案資料丟失、泄露、損毀等情況時(shí)，立即上報(bào)相關(guān)部門。第二章檔案資料分類標(biāo)準(zhǔn)第七條檔案資料分類遵循“大類分級(jí)、子類細(xì)化、編碼唯一、便于檢索”的原則，按業(yè)務(wù)領(lǐng)域劃分為八大類，每大類下細(xì)分若干子類，各類檔案均對(duì)應(yīng)唯一分類編碼，確保分類清晰、不重復(fù)、不遺漏。第八條一級(jí)分類及編碼標(biāo)準(zhǔn)（共八大類）：（一）行政類檔案（編碼：XZ）：指公司行政管理過(guò)程中形成的各類檔案資料；（二）人事類檔案（編碼：RS）：指公司人力資源管理過(guò)程中形成的各類檔案資料；（三）財(cái)務(wù)類檔案（編碼：CW）：指公司財(cái)務(wù)管理過(guò)程中形成的各類檔案資料；（四）運(yùn)營(yíng)類檔案（編碼：YY）：指公司及各門店運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的各類檔案資料；（五）劇本類檔案（編碼：JB）：指公司劇本采購(gòu)、改編、原創(chuàng)、版權(quán)管理過(guò)程中形成的各類檔案資料（劇本殺行業(yè)特色檔案）；（六）營(yíng)銷類檔案（編碼：YX）：指公司品牌建設(shè)與市場(chǎng)推廣過(guò)程中形成的各類檔案資料；（七）法務(wù)類檔案（編碼：FW）：指公司法律事務(wù)管理過(guò)程中形成的各類檔案資料；（八）工程類檔案（編碼：GC）：指公司門店裝修、設(shè)備安裝、工程改造過(guò)程中形成的各類檔案資料。第九條二級(jí)分類及涵蓋范圍（按一級(jí)分類細(xì)化）：（一）行政類檔案（XZ）：公司資質(zhì)類（XZ-01）：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、行業(yè)經(jīng)營(yíng)許可等資質(zhì)證書及變更資料；會(huì)議紀(jì)要類（XZ-02）：股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等各類會(huì)議的會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、決議文件；規(guī)章制度類（XZ-03）：公司各項(xiàng)管理制度、流程文件、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及修訂、廢止記錄；公文信函類（XZ-04）：對(duì)外發(fā)送的函件、請(qǐng)示、報(bào)告，接收的各類公文、通知、函件及回復(fù)記錄；后勤保障類（XZ-05）：辦公用品采購(gòu)與領(lǐng)用記錄、固定資產(chǎn)臺(tái)賬、車輛管理記錄、檔案庫(kù)房管理記錄等；其他行政類（XZ-06）：不屬于上述子類的其他行政檔案資料。（二）人事類檔案（RS）：?jiǎn)T工基礎(chǔ)檔案類（RS-01）：?jiǎn)T工入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證書、職業(yè)資格證書、背景調(diào)查資料等；合同協(xié)議類（RS-02）：勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議、培訓(xùn)協(xié)議等各類人事相關(guān)協(xié)議及變更、解除記錄；薪酬績(jī)效類（RS-03）：薪酬核算記錄、工資發(fā)放憑證、績(jī)效考核表、獎(jiǎng)懲記錄等；培訓(xùn)發(fā)展類（RS-04）：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)評(píng)估記錄等；離職檔案類（RS-05）：離職申請(qǐng)、離職面談?dòng)涗洝⒐ぷ鹘唤忧鍐?、離職證明等；其他人事類（RS-06）：不屬于上述子類的其他人事檔案資料。（三）財(cái)務(wù)類檔案（CW）：會(huì)計(jì)憑證類（CW-01）：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等；會(huì)計(jì)賬簿類（CW-02）：總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助賬簿等；財(cái)務(wù)報(bào)表類（CW-03）：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表及附注、財(cái)務(wù)分析報(bào)告等；稅務(wù)管理類（CW-04）：稅務(wù)登記證、納稅申報(bào)表、完稅憑證、發(fā)票管理記錄、稅務(wù)籌劃資料等；審計(jì)評(píng)估類（CW-05）：內(nèi)部審計(jì)報(bào)告、外部審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告等；財(cái)務(wù)合同類（CW-06）：采購(gòu)合同、銷售合同、借款合同、擔(dān)保合同等涉及財(cái)務(wù)收支的合同協(xié)議；其他財(cái)務(wù)類（CW-07）：不屬于上述子類的其他財(cái)務(wù)檔案資料。（四）運(yùn)營(yíng)類檔案（YY）：門店運(yùn)營(yíng)類（YY-01）：門店日常運(yùn)營(yíng)記錄、顧客登記記錄、預(yù)約記錄、服務(wù)評(píng)價(jià)記錄、門店衛(wèi)生檢查記錄等；活動(dòng)運(yùn)營(yíng)類（YY-02）：門店主題活動(dòng)策劃方案、執(zhí)行記錄、參與人員名單、活動(dòng)總結(jié)報(bào)告等；設(shè)備運(yùn)營(yíng)類（YY-03）：門店設(shè)備（空調(diào)、音響、燈光、打印機(jī)等）采購(gòu)合同、說(shuō)明書、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修記錄等；客服管理類（YY-04）：顧客投訴、咨詢記錄及處理結(jié)果反饋記錄、會(huì)員管理資料等；其他運(yùn)營(yíng)類（YY-05）：不屬于上述子類的其他運(yùn)營(yíng)檔案資料。（五）劇本類檔案（JB）：劇本基礎(chǔ)資料類（JB-01）：劇本原件（紙質(zhì)版/電子版）、劇本簡(jiǎn)介、人物設(shè)定、劇情大綱等；版權(quán)管理類（JB-02）：劇本版權(quán)登記證書、著作權(quán)授權(quán)協(xié)議、作者身份證明、版權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等；劇本審核類（JB-03）：劇本采購(gòu)審核表、改編審核記錄、內(nèi)容合規(guī)審核記錄等；劇本使用類（JB-04）：劇本使用登記記錄、損壞/丟失賠償記錄、更新迭代記錄等；其他劇本類（JB-05）：不屬于上述子類的其他劇本檔案資料。（六）營(yíng)銷類檔案（YX）：品牌規(guī)劃類（YX-01）：品牌定位規(guī)劃方案、品牌視覺(jué)識(shí)別系統(tǒng)（VI）規(guī)范、品牌傳播口號(hào)等；推廣策劃類（YX-02）：年度/季度推廣計(jì)劃、營(yíng)銷活動(dòng)策劃方案、推廣物料（海報(bào)、視頻腳本、文案等）；合作推廣類（YX-03）：與媒體、KOL、異業(yè)伙伴等簽訂的合作協(xié)議、推廣執(zhí)行記錄、費(fèi)用結(jié)算資料等；效果監(jiān)測(cè)類（YX-04）：推廣效果監(jiān)測(cè)報(bào)告、用戶調(diào)研數(shù)據(jù)、品牌知名度提升分析報(bào)告等；其他營(yíng)銷類（YX-05）：不屬于上述子類的其他營(yíng)銷檔案資料。（七）法務(wù)類檔案（FW）：合同管理類（FW-01）：各類業(yè)務(wù)合同的原件、審核記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議等；訴訟仲裁類（FW-02）：起訴狀、答辯狀、證據(jù)材料、判決書、仲裁裁決書等訴訟/仲裁相關(guān)資料；知識(shí)產(chǎn)權(quán)類（FW-03）：商標(biāo)注冊(cè)證、專利證書、著作權(quán)登記證書及相關(guān)維權(quán)資料；合規(guī)管理類（FW-04）：合規(guī)審核記錄、法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告、行政處罰/獎(jiǎng)勵(lì)資料、安全生產(chǎn)相關(guān)資料等；其他法務(wù)類（FW-05）：不屬于上述子類的其他法務(wù)檔案資料。（八）工程類檔案（GC）：裝修設(shè)計(jì)類（GC-01）：門店裝修設(shè)計(jì)方案、效果圖、施工圖紙等；工程施工類（GC-02）：施工合同、施工日志、材料采購(gòu)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄等；驗(yàn)收結(jié)算類（GC-03）：工程竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、結(jié)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等；維修改造類（GC-04）：門店維修改造方案、施工記錄、驗(yàn)收記錄等；其他工程類（GC-05）：不屬于上述子類的其他工程檔案資料。第十條檔案編碼規(guī)則：檔案編碼由“一級(jí)分類編碼-二級(jí)分類編碼-年份-順序號(hào)”組成，示例：行政類會(huì)議紀(jì)要檔案，2026年第5份，編碼為“XZ-02-2026-005”；電子檔案在編碼后添加“-DZ”標(biāo)識(shí)，示例：“XZ-02-2026-005-DZ”。第三章檔案資料收集與整理第一節(jié)收集管理第十一條收集責(zé)任：各部門及門店檔案管理員（或兼職人員）為檔案資料收集第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門/門店在業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中形成的各類檔案資料，確保收集及時(shí)、完整、無(wú)遺漏。第十二條收集范圍：凡涉及公司經(jīng)營(yíng)管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展、權(quán)益保障的各類資料均需納入收集范圍，包括但不限于：上級(jí)單位下發(fā)的公文、公司對(duì)外發(fā)送的各類文件、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同協(xié)議、資質(zhì)證書、會(huì)計(jì)憑證、員工檔案、劇本資料、推廣物料、工程圖紙、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、顧客記錄、設(shè)備資料等。第十三條收集時(shí)限：（一）日常性檔案資料（如會(huì)議紀(jì)要、公文函件、門店運(yùn)營(yíng)記錄等）：形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成收集；（二）周期性檔案資料（如月度財(cái)務(wù)報(bào)表、月度推廣效果報(bào)告等）：周期結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)完成收集；（三）專項(xiàng)檔案資料（如劇本采購(gòu)資料、工程驗(yàn)收資料、營(yíng)銷活動(dòng)資料等）：專項(xiàng)工作結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)完成收集；（四）臨時(shí)性檔案資料（如突發(fā)事項(xiàng)處理記錄、應(yīng)急處置資料等）：事項(xiàng)處理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)完成收集。第十四條收集要求：收集的檔案資料需真實(shí)、完整、清晰，無(wú)涂改、損毀、缺頁(yè)等情況；電子檔案需確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、可正常讀??；涉及簽字、蓋章的資料需確保簽字齊全、蓋章清晰。第二節(jié)整理規(guī)范第十五條整理責(zé)任：各部門及門店檔案管理員（或兼職人員）負(fù)責(zé)對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行初步整理，行政部檔案管理員負(fù)責(zé)對(duì)公司級(jí)集中保管的檔案資料進(jìn)行最終整理與規(guī)范。第十六條整理流程：（一）分類排序：按本制度第二章規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，同一子類的檔案資料按形成時(shí)間先后順序排序；（二）編號(hào)標(biāo)識(shí)：按檔案編碼規(guī)則為每份檔案編制唯一編碼，在檔案資料首頁(yè)右上角標(biāo)注編碼；電子檔案需按編碼規(guī)則命名并建立分類文件夾；（三）裝訂成冊(cè)：紙質(zhì)檔案資料需去除金屬裝訂物，按順序整理整齊，采用左側(cè)裝訂方式裝訂成冊(cè)；裝訂前需檢查頁(yè)面是否完整，缺頁(yè)的需及時(shí)補(bǔ)充，破損的需進(jìn)行修補(bǔ)；（四）編制目錄：每?jī)?cè)紙質(zhì)檔案需編制檔案目錄，目錄內(nèi)容包括檔案編碼、檔案名稱、形成時(shí)間、頁(yè)數(shù)、保管期限等；電子檔案需建立電子目錄，便于檢索查詢；（五）封裝歸檔：裝訂成冊(cè)的紙質(zhì)檔案需裝入檔案盒，檔案盒外標(biāo)注檔案大類、子類、編碼、形成年份、保管期限等信息；電子檔案需存儲(chǔ)至指定服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，做好備份。第十七條特殊檔案整理：（一）劇本類檔案：紙質(zhì)劇本原件需單獨(dú)裝訂，標(biāo)注劇本名稱、作者、版權(quán)歸屬、使用門店等信息；電子劇本需加密存儲(chǔ)，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限；版權(quán)證明、授權(quán)協(xié)議等資料與劇本原件一并歸檔；（二）音頻視頻檔案：需存儲(chǔ)為通用格式，標(biāo)注檔案名稱、形成時(shí)間、形成地點(diǎn)、內(nèi)容簡(jiǎn)介等信息；定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備，確保音頻視頻文件可正常播放；（三）實(shí)物檔案（如獎(jiǎng)杯、證書、合同原件等）：需單獨(dú)存放于專用實(shí)物檔案柜，標(biāo)注檔案名稱、形成時(shí)間、相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域等信息，建立實(shí)物檔案臺(tái)賬；（四）保密檔案：需在檔案首頁(yè)標(biāo)注“保密”字樣，單獨(dú)分類存放，設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限。第四章檔案資料保管與利用第一節(jié)保管管理第十八條保管場(chǎng)所要求：（一）公司設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，由行政部檔案管理員負(fù)責(zé)日常管理；檔案庫(kù)房需具備防火、防潮、防蟲、防鼠、防盜、防光、防高溫、防泄密等“八防”措施，配備滅火器、除濕機(jī)、溫濕度計(jì)、防蟲藥劑等設(shè)備；（二）檔案庫(kù)房溫濕度需控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍（溫度14-24℃，相對(duì)濕度45%-60%），檔案管理員每日記錄溫濕度，及時(shí)調(diào)整設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)；（三）各門店存放的臨時(shí)檔案需設(shè)置專用檔案柜，存放區(qū)域需干燥、通風(fēng)、安全，遠(yuǎn)離熱源、污染源及易燃易爆物品；（四）電子檔案需存儲(chǔ)至公司專用服務(wù)器，配備防火墻、殺毒軟件等安全防護(hù)設(shè)備，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份（至少每月備份1次），備份數(shù)據(jù)需異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。第十九條保管期限：根據(jù)檔案資料的價(jià)值的重要程度，將檔案保管期限劃分為永久保管、長(zhǎng)期保管（15-50年）、短期保管（1-15年）三類，具體保管期限標(biāo)準(zhǔn)如下：（一）永久保管檔案：公司資質(zhì)證書、章程、股東會(huì)/董事會(huì)決議、重大合同協(xié)議、核心知識(shí)產(chǎn)權(quán)檔案、劇本版權(quán)檔案、永久保存的會(huì)計(jì)檔案（如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等）、重要人事檔案等；（二）長(zhǎng)期保管檔案：一般業(yè)務(wù)合同協(xié)議、月度/季度財(cái)務(wù)報(bào)表、營(yíng)銷推廣方案、工程檔案、運(yùn)營(yíng)記錄、員工在職檔案等，保管期限為15-50年；（三）短期保管檔案：日常辦公文件、臨時(shí)活動(dòng)記錄、門店日常運(yùn)營(yíng)臺(tái)賬、普通員工離職檔案（保管期限5年）、短期合同協(xié)議等，保管期限為1-15年。第二十條保管日常管理：（一）檔案管理員需建立《檔案管理臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄檔案編碼、名稱、類別、形成時(shí)間、保管期限、存放位置、借閱情況等信息，確保檔案可追溯；（二）檔案管理員每月對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行1次全面檢查，檢查檔案是否完好、存放是否規(guī)范、溫濕度是否達(dá)標(biāo)、安全設(shè)備是否正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改；（三）電子檔案管理員需定期檢查電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備，更新殺毒軟件，防范病毒感染與數(shù)據(jù)泄露；每季度對(duì)電子檔案進(jìn)行1次完整性檢查，確保文件可正常讀?。唬ㄋ模﹪?yán)禁任何人擅自涂改、抽取、損毀、丟棄檔案資料；嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、存放易燃易爆物品、飲食或開(kāi)展其他與檔案管理無(wú)關(guān)的活動(dòng)。第二節(jié)利用管理第二十一條利用原則：檔案資料利用需遵循“按需利用、嚴(yán)格審批、保密為先”的原則，確保檔案資料安全，不泄露公司商業(yè)秘密與核心信息。第二十二條利用范圍：公司內(nèi)部員工因工作需要可申請(qǐng)利用相關(guān)檔案資料；外部單位（如政府部門、司法機(jī)關(guān)、合作單位等）需利用檔案資料的，需提供有效證明文件并經(jīng)公司管理層審批同意。第二十三條利用流程：（一）內(nèi)部借閱：1.借閱人填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編碼、借閱用途、借閱期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批；2.保密檔案需額外經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管副總經(jīng)理審批；3.檔案管理員審核申請(qǐng)表無(wú)誤后，調(diào)取檔案資料，與借閱人共同核對(duì)檔案完整性，辦理借閱登記手續(xù)；4.借閱人領(lǐng)取檔案后，需妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人、涂改、損毀或用于非工作用途；5.借閱期限一般不超過(guò)7個(gè)工作日，確需延長(zhǎng)的，需提前1個(gè)工作日向檔案管理員申請(qǐng)，經(jīng)審批后可延長(zhǎng)，延長(zhǎng)期限不超過(guò)7個(gè)工作日；6.借閱人需按時(shí)歸還檔案，檔案管理員核對(duì)檔案完整性后，辦理歸還登記手續(xù)；（二）內(nèi)部查閱：查閱人需在檔案庫(kù)房指定區(qū)域查閱檔案，不得將檔案帶出庫(kù)房；查閱時(shí)需保持檔案整潔，不得勾畫、批注；查閱完畢后，檔案管理員核對(duì)檔案無(wú)誤后，辦理查閱登記手續(xù)；（三）外部利用：外部單位申請(qǐng)利用檔案時(shí)，需提交加蓋單位公章的申請(qǐng)函、經(jīng)辦人身份證明及相關(guān)證明文件；行政部審核后報(bào)公司管理層審批；審批同意后，由檔案管理員提供檔案復(fù)印件（加蓋公司公章），原件一般不對(duì)外提供；檔案管理員需記錄外部利用情況，留存相關(guān)申請(qǐng)資料。第二十四條利用規(guī)范：（一）借閱的檔案資料需妥善保管，避免潮濕、污染、破損；電子檔案借閱需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得拷貝、傳播或用于非工作用途；（二）嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄保密檔案資料；確需復(fù)制的，需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批，復(fù)制后需妥善保管復(fù)制件，使用完畢后及時(shí)銷毀；（三）檔案管理員需建立《檔案利用登記臺(tái)賬》，詳細(xì)記錄利用人、利用檔案信息、利用用途、利用時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，確保利用過(guò)程可追溯。第五章檔案資料移交與銷毀第一節(jié)移交管理第二十五條移交場(chǎng)景：（一）部門移交：各部門形成的需公司集中保管的檔案資料，需在初步整理完畢后10個(gè)工作日內(nèi)移交至行政部；（二）門店移交：各門店形成的需公司長(zhǎng)期保管的檔案資料（如門店裝修檔案、重要合同協(xié)議等），需每半年向行政部移交1次；（三）人員移交：檔案管理員離職、調(diào)崗時(shí)，需將負(fù)責(zé)的檔案資料、管理臺(tái)賬、電子檔案等全部移交給接任人員，辦理移交手續(xù)，確保檔案管理工作連續(xù)；（四）外部移交：根據(jù)法律法規(guī)要求或政府部門、司法機(jī)關(guān)指令，需向外部移交檔案資料的，按相關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。第二十六條移交流程：（一）移交人整理需移交的檔案資料，編制《檔案移交清單》，清單內(nèi)容包括檔案編碼、名稱、類別、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等；（二）移交人與接收人共同核對(duì)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性，核對(duì)無(wú)誤后，在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)；（三）行政部接收檔案后，及時(shí)更新《檔案管理臺(tái)賬》，將檔案資料按分類標(biāo)準(zhǔn)歸檔存放；（四）《檔案移交清單》一式兩份，移交人與接收人各留存一份，作為檔案移交的憑證。第二節(jié)銷毀管理第二十七條銷毀條件：檔案資料達(dá)到規(guī)定保管期限，且經(jīng)鑒定無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的，可按規(guī)定流程銷毀；涉及公司商業(yè)秘密、核心權(quán)益的檔案資料，即使達(dá)到保管期限，需經(jīng)公司管理層審批后再?zèng)Q定是否銷毀。第二十八條銷毀流程：（一）鑒定審核：行政部每年度組織各部門開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行審核，編制《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案編碼、名稱、類別、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等；（二）審批流程：《檔案銷毀申請(qǐng)表》需經(jīng)各部門負(fù)責(zé)人、行政部負(fù)責(zé)人、法務(wù)部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司管理層審批；重大檔案資料的銷毀需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)；（三）銷毀實(shí)施：審批通過(guò)后，由行政部組織實(shí)施銷毀工作，指定2名及以上專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷；銷毀前需再次核對(duì)檔案資料，確保銷毀檔案與審批清單一致；紙質(zhì)檔案采用粉碎、焚燒等不可逆方式銷毀，電子檔案采用徹底刪除、格式化存儲(chǔ)設(shè)備等方式銷毀，確保無(wú)法恢復(fù)；（四）銷毀記錄：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人需在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，注明銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人等信息；行政部留存《檔案銷毀申請(qǐng)表》及相關(guān)鑒定資料，歸檔保存期限不低于5年。第二十九條禁止性規(guī)定：嚴(yán)禁任何人擅自銷毀檔案資料；嚴(yán)禁將需銷毀的檔案資料隨意丟棄、出售或轉(zhuǎn)交他人；銷毀過(guò)程中需嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防范檔案信息泄露。第六章安全與合規(guī)管理第三十條安全管理要求：（一）保密管理：檔案管理員需嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，對(duì)涉及商業(yè)秘密、核心技術(shù)、劇本版權(quán)、員工隱私等的檔案資料，設(shè)置嚴(yán)格的訪問(wèn)權(quán)限；嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容；（二）防火防盜：檔案庫(kù)房需配備合格的消防器材，定期檢查消防設(shè)備有效性；安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房安全；非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房需經(jīng)檔案管理員同意并登記；（三）數(shù)據(jù)安全：電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備需設(shè)置密碼保護(hù)，定期更換密碼；建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，確保電子檔案數(shù)據(jù)丟失后可及時(shí)恢復(fù)；嚴(yán)禁將電子檔案存儲(chǔ)至私人設(shè)備或外部云存儲(chǔ)平臺(tái)；（四）應(yīng)急處置：行政部牽頭制定《檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案》，明確火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)事件的處置流程、責(zé)任人員、應(yīng)急措施等；每年至少組織一次應(yīng)急演練，提升應(yīng)急處置能力；發(fā)生檔案安全事故時(shí)，需立即啟動(dòng)預(yù)案，及時(shí)處置，避免損失擴(kuò)大，并上報(bào)公司管理層。第三十一條合規(guī)管理要求：（一）嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案管理工作合規(guī)；（二）人事檔案管理需嚴(yán)格遵守《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，保障員工隱私，規(guī)范檔案收集、保管、移交、銷毀流程；（三）會(huì)計(jì)檔案管理需嚴(yán)格遵守《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，確保會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、合規(guī)性，保管期限符合規(guī)定要求；（四）劇本版權(quán)檔案管理需嚴(yán)格遵守《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》，妥善保管版權(quán)證明、授權(quán)協(xié)議等資料，防范版權(quán)侵權(quán)風(fēng)險(xiǎn)。第七章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第三十二條監(jiān)督檢查機(jī)制：公司建立檔案資料分類管理監(jiān)督檢查機(jī)制，由行政部牽頭，聯(lián)合法務(wù)部、人力資源部，每季度開(kāi)展一次專項(xiàng)檢查，每年開(kāi)展一次全面檢查；檢查內(nèi)容包括：檔案分類準(zhǔn)確性、收集及時(shí)性、整理規(guī)范性、保管安全性、利用合規(guī)性、移交及時(shí)性、銷毀規(guī)范性、記錄檔案完整性等；對(duì)重大節(jié)假日、檔案管理人員變動(dòng)后，增加專項(xiàng)檢查頻次。第三十三條問(wèn)題處理：監(jiān)督檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，行政部需及時(shí)向相關(guān)部門及責(zé)任人反饋，明確整改要求與整改時(shí)限；對(duì)整改不力或拒不整改的，按本制度責(zé)任追究相關(guān)規(guī)定處理；檢查完成后形成《檔案資料管理監(jiān)督檢查報(bào)告》，報(bào)送公司管理層，并跟蹤督促整改落實(shí)。第三十四條舉報(bào)機(jī)制：公司鼓勵(lì)員工對(duì)檔案資料管理過(guò)程中的違規(guī)行為（如擅自涂改、損毀、丟棄檔案資料、泄露檔案信息、未按規(guī)定歸檔或銷毀檔案、違規(guī)借閱或復(fù)制檔案等）進(jìn)行舉報(bào)，舉報(bào)渠道（如舉報(bào)郵箱、舉報(bào)電話）向全體員工公示。行政部聯(lián)合法務(wù)部對(duì)舉報(bào)信息進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人500-2000元現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)舉報(bào)信息嚴(yán)格保密，保護(hù)舉報(bào)人合法權(quán)益。第三十五條責(zé)任追究：公司建立檔案資料分類管理責(zé)任追究機(jī)制，對(duì)嚴(yán)格遵守本制度、檔案管理成效顯著、及時(shí)發(fā)現(xiàn)重大安全隱患的部門及個(gè)人，給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)（如績(jī)效加分、物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)、評(píng)優(yōu)優(yōu)先等）；對(duì)違反本制度規(guī)定，未履行或未正確履行職責(zé)，導(dǎo)致檔案資料丟失、泄露、損毀、歸檔不及時(shí)或引發(fā)合