PAGE公司接待制度規(guī)范要求一、總則1.目的為了加強公司接待工作的管理，規(guī)范接待行為，展示公司良好形象，促進公司業(yè)務的順利開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及分支機構(gòu)在接待來訪客人、商務活動、會議安排等方面的接待工作。3.基本原則熱情周到原則：以熱情友好的態(tài)度對待來訪客人，提供周到細致的服務，讓客人感受到公司的誠意和尊重。規(guī)范有序原則：接待工作應按照規(guī)定的程序和標準進行，確保接待工作的規(guī)范化、標準化和有序化。勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，應合理安排經(jīng)費，節(jié)約開支，反對鋪張浪費。對口接待原則：根據(jù)來訪客人的身份、目的和業(yè)務范圍，安排相應的部門和人員進行對口接待，確保接待工作的針對性和有效性。二、接待工作流程1.接待申請接待部門或人員應提前填寫《接待申請表》，詳細說明來訪客人的基本情況、來訪目的、接待時間、接待地點、接待規(guī)格等內(nèi)容，并報相關領導審批。對于重要客人或大型接待活動，應提前制定接待方案，報公司領導審核批準后實施。2.接待準備根據(jù)領導審批意見，接待部門或人員應及時做好接待準備工作，包括安排接待人員、確定接待場所、準備接待資料、安排交通車輛、預訂餐飲住宿等。接待人員應提前了解來訪客人的基本情況和來訪目的，熟悉接待流程和相關注意事項，做好接待準備工作。3.迎接客人接待人員應提前到達指定地點迎接客人，主動與客人打招呼，介紹自己的身份，并協(xié)助客人辦理相關手續(xù)。對于重要客人或大型接待活動，公司領導應親自迎接客人，以示重視。4.安排會見根據(jù)來訪客人的身份和目的，安排相應的領導或部門負責人與客人進行會見，介紹公司的基本情況和業(yè)務范圍，了解客人的需求和意見，就相關問題進行溝通和交流。會見過程中，應注意保持良好的溝通氛圍，尊重客人的意見和建議，認真記錄會見內(nèi)容，并及時整理匯報。5.參觀考察根據(jù)客人的需求和公司的實際情況，安排客人參觀公司的生產(chǎn)車間、研發(fā)中心、辦公區(qū)域等，介紹公司的發(fā)展歷程、企業(yè)文化、產(chǎn)品特點等情況，展示公司的實力和形象。參觀考察過程中，應安排專人負責講解和引導，確?？腿说陌踩蛥⒂^效果。6.商務洽談根據(jù)來訪客人的業(yè)務范圍和合作意向，安排相關部門或人員與客人進行商務洽談，就合作項目的具體內(nèi)容、合作方式、合作期限、雙方權利義務等問題進行深入溝通和協(xié)商，達成合作意向后簽訂合作協(xié)議。商務洽談過程中，應注意保護公司的商業(yè)機密和利益，確保洽談內(nèi)容的合法性和有效性。7.餐飲住宿安排根據(jù)接待規(guī)格和客人的需求，合理安排餐飲和住宿，確?？腿说纳钍孢m和便利。餐飲安排應注重營養(yǎng)搭配和地方特色，避免鋪張浪費；住宿安排應選擇交通便利、環(huán)境舒適的酒店或賓館，并提前與酒店或賓館溝通協(xié)調(diào)，確保住宿安排的順利進行。8.送客安排接待工作結(jié)束后，接待人員應提前與客人溝通確定送客時間和方式，并安排車輛將客人送至指定地點。送客過程中，應與客人保持良好的溝通，感謝客人的來訪，并歡迎客人再次光臨。三、接待規(guī)格與標準1.接待規(guī)格接待規(guī)格分為高規(guī)格接待、對等規(guī)格接待和低規(guī)格接待。高規(guī)格接待：主要適用于上級領導機關、重要客戶、合作伙伴等來訪，由公司主要領導親自出面接待，并安排相應的接待活動。對等規(guī)格接待：主要適用于與公司級別相當?shù)膯挝换虿块T來訪，由公司相應級別的領導出面接待，并安排相應的接待活動。低規(guī)格接待：主要適用于一般性業(yè)務往來的客人來訪，由公司相關部門或人員出面接待，并安排相應的接待活動。2.接待標準接待場所：根據(jù)接待規(guī)格和客人的需求，選擇合適的接待場所，確保接待場所的環(huán)境整潔、設施齊全、服務周到。接待資料：根據(jù)接待對象和接待內(nèi)容，準備相關的接待資料，包括公司簡介、產(chǎn)品介紹、宣傳資料等，確保接待資料的內(nèi)容準確、豐富、美觀。交通車輛：根據(jù)接待規(guī)格和客人的數(shù)量，安排合適的交通車輛，確保交通車輛的安全、舒適、準時。餐飲住宿：根據(jù)接待規(guī)格和客人的需求，合理安排餐飲和住宿，確保餐飲和住宿的質(zhì)量和標準符合要求。禮品贈送：根據(jù)接待對象和接待內(nèi)容，合理安排禮品贈送，確保禮品的檔次和價值符合公司的規(guī)定和接待對象的身份。四、接待費用管理1.費用預算接待部門或人員應根據(jù)接待規(guī)格和接待內(nèi)容，提前編制接待費用預算，報相關領導審批。接待費用預算應包括交通費用、餐飲費用、住宿費用、禮品費用、會議費用、參觀考察費用等各項費用，并詳細列出費用的明細和金額。2.費用報銷接待工作結(jié)束后，接待部門或人員應及時整理接待費用報銷憑證，按照公司財務制度的規(guī)定進行報銷。報銷憑證應包括接待申請表、接待方案、發(fā)票、收據(jù)、清單等相關資料，并確保報銷憑證的真實性、合法性和完整性。3.費用控制公司應加強對接待費用的控制和管理，嚴格執(zhí)行接待費用預算，確保接待費用的合理使用。對于超預算的接待費用，應提前報公司領導審批，并說明原因和理由。公司財務部門應定期對接待費用進行審計和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并追究相關人員的責任。五、接待人員行為規(guī)范1.儀容儀表接待人員應保持良好的儀容儀表，穿著整潔得體，舉止端莊大方，語言文明禮貌。男士應穿著正裝，保持頭發(fā)整潔，面容干凈；女士應穿著職業(yè)裝，化淡妝，保持頭發(fā)整齊，面容整潔。2.言行舉止接待人員應熱情友好地接待來訪客人，主動與客人打招呼，介紹自己的身份，并協(xié)助客人辦理相關手續(xù)。會見過程中，應認真傾聽客人的意見和建議，尊重客人的觀點和立場，保持良好的溝通氛圍。參觀考察過程中，應安排專人負責講解和引導，確保客人的安全和參觀效果。送客過程中，應與客人保持良好的溝通，感謝客人的來訪，并歡迎客人再次光臨。3.服務態(tài)度接待人員應樹立服務意識，以熱情周到的服務態(tài)度對待來訪客人，及時滿足客人的需求和要求。對于客人提出的問題和困難，應積極主動地給予幫助和解決，確?？腿说臐M意度。4.保密意識接待人員應嚴格遵守公司的保密制度，保守公司的商業(yè)機密和客人的隱私信息，不得泄露給無關人員。在接待過程中，應注意保護公司的機密文件和資料，不得隨意透露給客人。六、附則1.本制度自發(fā)布之日