PAGE公司內(nèi)部行政規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部行政管理，規(guī)范各項行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及各部門。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保公司行政行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：各項行政工作流程明確、規(guī)范，確保工作的標準化和一致性。3.效率性原則：優(yōu)化行政工作流程，提高工作效率，降低運營成本。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政支持。二、行政管理架構(gòu)與職責（一）行政管理部門架構(gòu)公司行政管理部門設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專員若干，具體負責公司行政事務(wù)的統(tǒng)籌與執(zhí)行。（二）行政經(jīng)理職責1.全面負責公司行政管理工作，制定行政管理工作計劃和目標，并組織實施。2.建立健全公司行政管理規(guī)章制度，確保各項工作有章可循。3.協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系，促進部門間的溝通與協(xié)作。4.負責公司行政費用的預(yù)算編制、控制和審核，合理安排行政資源。5.組織開展公司行政人員的培訓(xùn)與考核，提高行政人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.負責公司重要會議、活動的組織與安排，確保會議、活動的順利進行。7.處理公司行政事務(wù)中的突發(fā)事件，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報并提出解決方案。（三）行政專員職責1.協(xié)助行政經(jīng)理開展行政管理工作，執(zhí)行各項行政管理制度。2.負責公司文件、檔案的收發(fā)、登記、歸檔和保管工作，確保文件資料的安全與完整。3.負責公司辦公用品、設(shè)備的采購、管理和發(fā)放工作，做好物資的庫存盤點。4.負責公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，組織定期的清潔與檢查。5.負責公司車輛的調(diào)度、使用和維護管理，確保車輛的正常運行。6.協(xié)助組織公司各類會議、活動，做好會議記錄和活動的后勤保障工作。7.負責公司對外聯(lián)絡(luò)與接待工作，樹立公司良好形象。8.完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時性工作任務(wù)。三、辦公環(huán)境管理（一）辦公區(qū)域規(guī)劃1.根據(jù)公司組織架構(gòu)和業(yè)務(wù)需求，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、明亮、通風良好，符合安全、消防等相關(guān)要求。（二）辦公設(shè)施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復(fù)印機等辦公設(shè)備，確保設(shè)備正常運行。2.根據(jù)工作需要，合理配置文件柜、書架等儲物設(shè)施，方便員工存放文件資料。（三）環(huán)境衛(wèi)生管理1.制定辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確各部門的衛(wèi)生責任區(qū)。2.員工應(yīng)保持個人辦公區(qū)域的整潔，物品擺放整齊有序。3.定期組織辦公區(qū)域的清潔消毒工作，重點對公共區(qū)域、會議室、衛(wèi)生間等進行清掃和消毒。4.禁止在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾等行為，保持良好的辦公環(huán)境。（四）安全管理1.加強辦公區(qū)域的安全防范措施，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保公司財產(chǎn)和員工人身安全。2.定期組織安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患，對存在的安全問題要及時整改。3.加強對員工的安全教育，提高員工的安全意識，確保員工正確使用辦公設(shè)備和電器。4.嚴格執(zhí)行公司的門禁制度，未經(jīng)許可不得擅自進入辦公區(qū)域，外來人員需進行登記并經(jīng)相關(guān)部門人員批準后方可進入。四、文件與檔案管理（一）文件管理1.文件的起草、審核與簽發(fā)公司各類文件由相關(guān)部門負責起草，文件內(nèi)容應(yīng)準確、清晰、規(guī)范。文件起草完成后，需經(jīng)部門負責人審核，重要文件還需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，最后由總經(jīng)理簽發(fā)。2.文件的編號與分類公司文件實行統(tǒng)一編號管理，編號應(yīng)體現(xiàn)文件的類別和年份。文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等類別，各類文件應(yīng)按照類別進行分類存放。3.文件的印發(fā)與發(fā)放文件經(jīng)簽發(fā)后，由行政管理部門負責印發(fā)。印發(fā)文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容準確，按照規(guī)定的份數(shù)進行印刷。文件印發(fā)后，行政管理部門應(yīng)及時將文件發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。4.文件的傳閱與處理對于需要傳閱的文件，行政管理部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳閱，并做好傳閱記錄。各部門和人員收到文件后，應(yīng)及時進行處理，并將處理結(jié)果反饋給行政管理部門。5.文件的歸檔與保管文件處理完畢后，應(yīng)按照檔案管理的要求進行歸檔。歸檔文件應(yīng)保持完整、齊全，按照分類和編號順序進行存放。行政管理部門應(yīng)指定專人負責文件的保管，建立文件保管臺賬，定期對文件進行清查和核對，確保文件的安全與完整。（二）檔案管理1.檔案的分類與歸檔公司檔案分為行政檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等類別，各類檔案應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行分類歸檔。檔案歸檔應(yīng)確保資料真實、完整、有效，按照時間順序和類別進行整理，編制檔案目錄。2.檔案的查閱與借閱公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱期限和用途，經(jīng)部門負責人和檔案管理部門負責人批準后方可借閱。借閱檔案應(yīng)按時歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或涂改、損壞檔案。3.檔案的保管與保密檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。嚴格遵守檔案保密制度，對涉及公司機密的檔案要嚴格保密，防止檔案信息泄露。4.檔案的銷毀對于已過保管期限或無保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。檔案銷毀應(yīng)指定專人負責，確保銷毀過程的安全、規(guī)范，并做好銷毀記錄。五、辦公用品與設(shè)備管理（一）辦公用品管理1.辦公用品的采購行政管理部門應(yīng)根據(jù)公司實際需求，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括辦公用品的種類、數(shù)量、規(guī)格等信息。辦公用品采購應(yīng)選擇正規(guī)的供應(yīng)商，確保產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)。采購過程中應(yīng)進行比價，選擇性價比高的產(chǎn)品。2.辦公用品的入庫與發(fā)放辦公用品采購到貨后，行政管理部門應(yīng)及時組織驗收，核對辦公用品的數(shù)量、規(guī)格和質(zhì)量等，確保與采購合同一致。驗收合格的辦公用品應(yīng)及時入庫，并建立辦公用品庫存臺賬。辦公用品發(fā)放應(yīng)按照規(guī)定的標準和流程進行，員工領(lǐng)用辦公用品需填寫領(lǐng)用申請表，經(jīng)部門負責人批準后到行政管理部門領(lǐng)取。3.辦公用品的使用與節(jié)約員工應(yīng)合理使用辦公用品，避免浪費。對于可重復(fù)使用的辦公用品應(yīng)妥善保管，延長使用壽命。行政管理部門應(yīng)定期對辦公用品的使用情況進行統(tǒng)計和分析，根據(jù)實際使用情況調(diào)整采購計劃，節(jié)約辦公用品成本。（二）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備的采購與配置根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，行政管理部門負責制定辦公設(shè)備采購計劃。采購計劃應(yīng)包括辦公設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、預(yù)算等信息。辦公設(shè)備采購應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，通過招標、詢價等方式選擇合適的供應(yīng)商和產(chǎn)品。2.辦公設(shè)備的驗收與安裝辦公設(shè)備到貨后，行政管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行驗收，檢查設(shè)備的外觀、性能、數(shù)量等是否符合采購合同要求。驗收合格的辦公設(shè)備應(yīng)及時進行安裝調(diào)試，確保設(shè)備正常運行。安裝調(diào)試過程中應(yīng)做好記錄，包括設(shè)備安裝位置、配置參數(shù)等信息。3.辦公設(shè)備的使用與維護員工應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用辦公設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時向行政管理部門報告。行政管理部門應(yīng)定期組織辦公設(shè)備的維護保養(yǎng)工作，制定設(shè)備維護計劃，安排專業(yè)人員對設(shè)備進行檢查、維修和保養(yǎng)，確保設(shè)備的正常運行。4.辦公設(shè)備的報廢與處置對于已損壞無法修復(fù)或已達到使用年限的辦公設(shè)備，由行政管理部門提出報廢申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后進行報廢處置。辦公設(shè)備報廢處置應(yīng)按照國家相關(guān)規(guī)定進行，可采用變賣、捐贈等方式進行處理，處置過程中應(yīng)做好記錄，確保資產(chǎn)的合理處置。六、車輛管理（一）車輛配置與調(diào)度1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，合理配置公司車輛，明確車輛的使用部門和用途。2.行政管理部門負責車輛的調(diào)度管理，根據(jù)工作任務(wù)和員工需求，合理安排車輛的使用。車輛調(diào)度應(yīng)遵循先急后緩、統(tǒng)籌安排的原則。（二）車輛使用與維護1.員工使用公司車輛應(yīng)提前向行政管理部門申請，填寫車輛使用申請表，注明使用時間、地點、事由等信息，經(jīng)部門負責人批準后，到行政管理部門辦理車輛使用手續(xù)。2.駕駛員應(yīng)嚴格遵守交通法規(guī)，安全駕駛車輛，定期對車輛進行檢查和維護，確保車輛性能良好。3.車輛維護保養(yǎng)應(yīng)按照車輛使用說明書和相關(guān)規(guī)定進行，定期到指定的維修廠進行保養(yǎng)和維修，確保車輛的安全性和可靠性。（三）車輛費用管理1.公司車輛的燃油費、保險費、維修保養(yǎng)費等費用由行政管理部門統(tǒng)一核算和管理。2.行政管理部門應(yīng)建立車輛費用臺賬，詳細記錄車輛各項費用的支出情況，定期進行統(tǒng)計和分析，控制車輛費用支出。3.車輛費用報銷應(yīng)按照公司財務(wù)制度的規(guī)定進行，報銷憑證應(yīng)真實、合法、有效，經(jīng)相關(guān)人員審核簽字后，到財務(wù)部門報銷。七、會議與活動管理（一）會議管理1.會議分類公司會議分為總經(jīng)理辦公會、部門例會、專題會議、臨時會議等類別。2.會議組織總經(jīng)理辦公會由總經(jīng)理主持，公司高層管理人員參加，行政管理部門負責會議的組織和記錄。部門例會由各部門負責人主持，部門員工參加，行政管理部門協(xié)助組織會議。專題會議根據(jù)工作需要由相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)組織召開，行政管理部門負責會議的籌備和服務(wù)工作。臨時會議根據(jù)突發(fā)情況或緊急工作需要臨時召開，行政管理部門應(yīng)及時安排會議場地和相關(guān)服務(wù)。3.會議通知會議組織部門應(yīng)提前發(fā)布會議通知，明確會議的時間、地點、參會人員、會議主題和議程等信息。會議通知應(yīng)采用書面、郵件或內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)送給參會人員。4.會議記錄與紀要會議應(yīng)安排專人負責記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準確、完整，包括會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、討論結(jié)果等信息。會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀要，經(jīng)會議主持人審核后發(fā)送給參會人員和相關(guān)部門。5.會議跟進與落實會議組織部門應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤和檢查，確保會議決議得到有效落實。對于未按時完成的工作任務(wù)，應(yīng)及時督促相關(guān)部門和人員進行整改。（二）活動管理1.活動策劃與組織公司組織的各類活動，如員工生日會、節(jié)日慶?；顒?、團隊建設(shè)活動等，由行政管理部門負責策劃和組織。活動策劃應(yīng)充分考慮員工需求和公司文化，制定詳細的活動方案，包括活動主題、時間、地點、內(nèi)容、預(yù)算等信息。2.活動宣傳與通知活動組織部門應(yīng)提前發(fā)布活動宣傳信息，通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄、郵件等方式向員工宣傳活動內(nèi)容和參與方式，提高員工的參與度。3.活動實施與保障活動實施過程中，行政管理部門應(yīng)做好活動的后勤保障工作，包括場地布置、餐飲安排、設(shè)備設(shè)施準備等，確?；顒拥捻樌M行。同時，應(yīng)安排專人負責活動現(xiàn)場的安全管理和秩序維護，保障員工的人身安全。4.活動總結(jié)與反饋活動結(jié)束后，行政管理部門應(yīng)及時對活動進行總結(jié)，收集員工的反饋意見，分析活動的效果和存在的問題，為今后的活動組織提供經(jīng)驗參考。八、對外聯(lián)絡(luò)與接待管理（一）對外聯(lián)絡(luò)1.公司對外聯(lián)絡(luò)工作由行政管理部門統(tǒng)一負責，指定專人負責與外部單位、機構(gòu)的溝通與協(xié)調(diào)。2.對外聯(lián)絡(luò)人員應(yīng)保持良好的溝通態(tài)度和職業(yè)素養(yǎng)，及時回復(fù)外部單位的信函、電話、郵件等，確保公司與外部單位的信息暢通。3.對于重要的對外聯(lián)絡(luò)事項，對外聯(lián)絡(luò)人員應(yīng)及時向部門負責人和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，按照領(lǐng)導(dǎo)指示進行處理。（二）接待管理1.公司接待工作應(yīng)遵循熱情、周到、節(jié)儉的原則，樹立公司良好形象。2.行政管理部門負責制定公司接待管理制度，明確接待標準、接待流程和接待職責。3.接待人員接到接待任務(wù)后，應(yīng)提前了解來訪人員的基本情況、來訪目的和行程安排，制定詳細的接待方案，包括接待規(guī)格、接待人員、接待地點、餐飲安排、參觀行程等信息。4.