PAGE會務(wù)工作制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會務(wù)工作的規(guī)范化、制度化管理，提高會議效率和質(zhì)量，確保會議決策的有效執(zhí)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會會議、經(jīng)理辦公會、部門例會、專題研討會、項(xiàng)目協(xié)調(diào)會等。（三）基本原則1.高效原則：確保會議能夠及時(shí)、有效地傳達(dá)信息，解決問題，做出決策。2.規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求組織會議，保證會議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。3.精簡原則：控制會議數(shù)量、規(guī)模和時(shí)間，避免形式主義，提高會議效率。4.保密原則：對于涉及公司機(jī)密的會議內(nèi)容，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、會議組織與籌備（一）會議計(jì)劃1.年度會議計(jì)劃各部門應(yīng)于每年年底前制定下一年度的會議計(jì)劃，明確會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題、主要議程等內(nèi)容，并提交至公司辦公室匯總。2.臨時(shí)會議計(jì)劃因工作需要臨時(shí)召開的會議，由發(fā)起部門填寫《臨時(shí)會議申請表》，說明會議的必要性、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題、主要議程等，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，提交至公司辦公室備案。（二）會議通知1.通知方式根據(jù)會議的性質(zhì)和參會人員范圍，選擇合適的通知方式，如郵件、短信、電話、OA系統(tǒng)等。重要會議應(yīng)提前書面通知參會人員。2.通知內(nèi)容通知應(yīng)包含會議的基本信息，如會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、會議主題、主要議程等，同時(shí)明確會議的要求，如是否需要準(zhǔn)備發(fā)言材料、是否需要攜帶相關(guān)文件等。（三）會議籌備1.會議場地安排根據(jù)會議規(guī)模和要求，提前預(yù)訂合適的會議場地，并確保場地的設(shè)施設(shè)備齊全、正常運(yùn)行。對于重要會議，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)場地的布置和服務(wù)。2.會議資料準(zhǔn)備根據(jù)會議議程和參會人員需求，準(zhǔn)備相關(guān)的會議資料，如會議文件、報(bào)告、發(fā)言稿、演示文稿等。會議資料應(yīng)提前發(fā)放給參會人員，以便其提前熟悉會議內(nèi)容。3.會議設(shè)備調(diào)試提前檢查會議所需的設(shè)備，如投影儀、音響、麥克風(fēng)、電腦等，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于重要會議，應(yīng)安排技術(shù)人員現(xiàn)場保障，隨時(shí)解決設(shè)備故障。三、會議主持與記錄（一）會議主持1.主持人職責(zé)主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和相關(guān)資料，掌握會議的主題和目的。在會議過程中，主持人應(yīng)引導(dǎo)會議順利進(jìn)行，控制會議節(jié)奏，確保參會人員充分發(fā)表意見，避免出現(xiàn)跑題、冷場等情況。2.主持人要求主持人應(yīng)具備良好的溝通能力、組織能力和應(yīng)變能力，能夠準(zhǔn)確把握會議的氛圍和方向。在會議結(jié)束時(shí)，主持人應(yīng)總結(jié)會議成果，明確下一步工作安排。（二）會議記錄1.記錄人員職責(zé)記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論情況、決議事項(xiàng)等。記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，不得遺漏重要信息。2.記錄要求會議記錄應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，包括會議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、主持人、記錄人、會議議程、會議內(nèi)容、會議決議等。記錄人員應(yīng)在會議結(jié)束后及時(shí)整理會議記錄，并提交至公司辦公室存檔。四、會議議程與流程（一）會議議程制定1.議程內(nèi)容會議議程應(yīng)根據(jù)會議主題和目的進(jìn)行制定，明確會議的各項(xiàng)議題及其先后順序。議程應(yīng)簡潔明了，重點(diǎn)突出，避免出現(xiàn)冗長、繁瑣的內(nèi)容。2.議程審批會議議程應(yīng)提前提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。如在會議過程中需要調(diào)整議程，應(yīng)提前征得參會人員的同意，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)備案。（二）會議流程1.會議開場主持人介紹會議的主題、目的、議程和參會人員，宣布會議開始。2.會議發(fā)言按照會議議程，依次進(jìn)行會議發(fā)言。發(fā)言人員應(yīng)圍繞會議主題，簡潔明了地闡述自己的觀點(diǎn)和意見。3.會議討論針對會議議題，組織參會人員進(jìn)行討論。討論應(yīng)充分、深入，鼓勵(lì)不同意見的交流和碰撞。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，確保討論不偏離主題。4.會議決議在充分討論的基礎(chǔ)上，形成會議決議。會議決議應(yīng)明確、具體，具有可操作性。決議事項(xiàng)應(yīng)經(jīng)參會人員表決通過，并記錄在案。5.會議結(jié)束主持人總結(jié)會議成果，明確下一步工作安排，宣布會議結(jié)束。五、會議紀(jì)律與要求（一）參會人員紀(jì)律1.按時(shí)參會參會人員應(yīng)按照會議通知要求，提前到達(dá)會議地點(diǎn)，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時(shí)參會，應(yīng)提前向主持人請假。2.遵守會議秩序參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動(dòng)、交頭接耳、接聽電話等。如有緊急情況需要離開會議，應(yīng)向主持人請假。3.積極發(fā)言參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議發(fā)言，積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的意見和建議。發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題，客觀公正，不得發(fā)表與會議主題無關(guān)的言論。（二）會議保密要求1.保密范圍對于涉及公司機(jī)密的會議內(nèi)容，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)機(jī)密等，參會人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.保密措施會議資料應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將會議資料交回公司辦公室統(tǒng)一保管。對于需要帶回部門的會議資料，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進(jìn)行妥善保管。六、會議后續(xù)工作（一）會議紀(jì)要整理與分發(fā)1.紀(jì)要整理會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后，提交至公司辦公室。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確概括會議的主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，語言簡潔明了。2.紀(jì)要分發(fā)公司辦公室應(yīng)將會議紀(jì)要及時(shí)分發(fā)給參會人員和相關(guān)部門，以便其了解會議情況，落實(shí)會議決議。對于重要會議的紀(jì)要，應(yīng)報(bào)送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。（二）會議決議執(zhí)行與跟蹤1.決議執(zhí)行各部門應(yīng)按照會議決議，制定具體的工作計(jì)劃和措施，明確責(zé)任人和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保會議決議得到有效執(zhí)行。2.決議跟蹤公司辦公室應(yīng)定期對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題