PAGE全程留痕規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織管理，規(guī)范各項(xiàng)工作流程，確保工作的合規(guī)性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本全程留痕規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門、崗位及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保留痕行為合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)及工作環(huán)節(jié)，不留死角。3.準(zhǔn)確性原則：留痕信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映工作實(shí)際情況。4.及時(shí)性原則：在工作過(guò)程中及時(shí)進(jìn)行留痕記錄，不得拖延。5.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密及敏感信息的留痕內(nèi)容，嚴(yán)格保密。二、留痕范圍與內(nèi)容（一）業(yè)務(wù)操作類1.項(xiàng)目管理項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目申請(qǐng)書、可行性研究報(bào)告等。項(xiàng)目計(jì)劃安排，如項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、任務(wù)分解表等。項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的會(huì)議紀(jì)要、溝通記錄、任務(wù)執(zhí)行情況報(bào)告。項(xiàng)目變更記錄，包括變更申請(qǐng)、審批文件及變更后的相關(guān)資料。項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書等。2.合同簽訂與執(zhí)行合同文本，包括合同草案、正式合同及補(bǔ)充協(xié)議。合同談判記錄，如談判過(guò)程中的會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函件等。合同審批流程記錄，包括審批意見、簽字文件等。合同執(zhí)行過(guò)程中的發(fā)貨記錄、收貨確認(rèn)、付款憑證、發(fā)票等。合同糾紛處理記錄，如糾紛原因、協(xié)商過(guò)程、解決方案及處理結(jié)果等。3.財(cái)務(wù)核算原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單等。記賬憑證，包括會(huì)計(jì)分錄、摘要及附件。財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)記錄等。資金收付記錄，包括銀行對(duì)賬單、資金審批文件等。4.人力資源管理員工入職資料，如簡(jiǎn)歷、面試評(píng)估表、錄用通知等。員工培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、考核成績(jī)等。員工績(jī)效考核記錄，如考核指標(biāo)、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、考核結(jié)果及反饋記錄。員工薪酬調(diào)整記錄，包括調(diào)整依據(jù)、審批文件等。員工離職手續(xù)辦理記錄，如離職申請(qǐng)、工作交接清單、離職證明等。5.市場(chǎng)營(yíng)銷市場(chǎng)調(diào)研資料，如調(diào)研報(bào)告、問(wèn)卷、訪談?dòng)涗浀?。營(yíng)銷活動(dòng)策劃方案、執(zhí)行記錄及效果評(píng)估報(bào)告?？蛻粜畔ⅲ蛻魴n案、拜訪記錄、溝通記錄等。銷售合同、訂單及銷售業(yè)績(jī)統(tǒng)計(jì)報(bào)表。市場(chǎng)推廣資料，如宣傳海報(bào)、廣告文案、活動(dòng)照片等。（二）行政管理類1.文件管理收文登記，包括文件名稱、文號(hào)、來(lái)文單位、收文日期、處理情況等。發(fā)文記錄，如發(fā)文稿紙、文件正文、附件、簽發(fā)人、印發(fā)日期等。文件傳閱記錄，包括傳閱人、傳閱時(shí)間、意見反饋等。文件歸檔記錄，如歸檔日期、歸檔編號(hào)、存放位置等。2.會(huì)議管理會(huì)議通知，包括會(huì)議主題、時(shí)間地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程等。會(huì)議紀(jì)要，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)及責(zé)任人。會(huì)議簽到表、會(huì)議照片等。3.辦公用品管理辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)、審批記錄及采購(gòu)合同。辦公用品入庫(kù)單、領(lǐng)用登記表、庫(kù)存盤點(diǎn)記錄。4.車輛管理車輛使用申請(qǐng)、審批記錄及派車單。車輛維修保養(yǎng)記錄，包括維修保養(yǎng)日期、項(xiàng)目、費(fèi)用等。車輛油耗記錄、保險(xiǎn)記錄等。（三）信息系統(tǒng)操作類1.系統(tǒng)登錄記錄，包括登錄時(shí)間、用戶名、IP地址等。2.系統(tǒng)操作記錄，如業(yè)務(wù)流程操作步驟、操作時(shí)間、操作人員等。3.系統(tǒng)數(shù)據(jù)變更記錄，包括變更內(nèi)容、變更時(shí)間、變更原因及審批記錄。三、留痕方式與要求（一）紙質(zhì)留痕1.文件資料各類紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙打印或書寫，字跡清晰、工整。文件內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全。重要文件應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，并建立文件目錄索引，便于查找和管理。2.記錄表格設(shè)計(jì)規(guī)范的記錄表格，明確填寫要求和格式。表格內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確記錄相關(guān)信息，不得隨意涂改。如需修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章并注明修改日期。（二）電子留痕1.辦公軟件使用公司/組織統(tǒng)一的辦公軟件進(jìn)行文檔編輯、表格制作、演示文稿等工作，并及時(shí)保存。文檔命名應(yīng)規(guī)范，體現(xiàn)文件主題、日期、版本等關(guān)鍵信息。對(duì)于重要文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管。2.信息系統(tǒng)公司/組織內(nèi)各類信息系統(tǒng)應(yīng)具備完善的操作日志記錄功能，詳細(xì)記錄用戶操作行為。系統(tǒng)數(shù)據(jù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份策略應(yīng)符合數(shù)據(jù)安全要求。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的位置，并定期進(jìn)行檢查和恢復(fù)測(cè)試。對(duì)于涉及敏感信息的系統(tǒng)操作，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格控制訪問(wèn)權(quán)限。（三）其他留痕方式1.音像記錄在某些特定工作場(chǎng)景下，如重要會(huì)議、項(xiàng)目驗(yàn)收、現(xiàn)場(chǎng)勘查等，可采用音像設(shè)備進(jìn)行記錄。音像記錄應(yīng)清晰、完整，能夠準(zhǔn)確反映工作過(guò)程和相關(guān)情況。音像資料應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理和存儲(chǔ)，注明錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。2.實(shí)物留痕對(duì)于一些實(shí)物證據(jù)，如樣品、合同原件、證書等，應(yīng)妥善保管，并建立相應(yīng)的登記和保管制度。實(shí)物留痕應(yīng)明確記錄其來(lái)源、去向、保管情況等信息，確保實(shí)物的真實(shí)性和完整性。四、留痕管理流程（一）記錄生成1.各部門、崗位員工在工作過(guò)程中，應(yīng)按照本制度規(guī)定的留痕范圍和內(nèi)容，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行記錄。2.對(duì)于需要多人協(xié)作完成的工作，由牽頭負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各方進(jìn)行留痕記錄，并確保記錄的一致性和完整性。（二）記錄審核1.記錄生成后，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行審核，確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.審核內(nèi)容包括記錄的格式是否符合要求、信息是否齊全、簽字蓋章是否規(guī)范等。對(duì)于不符合要求的記錄，應(yīng)及時(shí)返回記錄人進(jìn)行修改和完善。（三）記錄存儲(chǔ)1.審核通過(guò)的記錄應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和期限進(jìn)行妥善存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)記錄應(yīng)分類歸檔，存放在專門的文件柜中，并建立檔案索引。電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在公司/組織指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照文件類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存儲(chǔ)。音像記錄和實(shí)物留痕應(yīng)按照相應(yīng)的管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和保管。（四）記錄查詢與使用1.因工作需要查詢留痕記錄的，應(yīng)填寫查詢申請(qǐng)表，注明查詢目的、內(nèi)容、時(shí)間范圍等信息，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后，方可進(jìn)行查詢。2.查詢?nèi)藛T應(yīng)按照規(guī)定的查詢方式和權(quán)限進(jìn)行操作，不得擅自修改、刪除或泄露留痕記錄。3.留痕記錄作為公司/組織內(nèi)部管理和決策的重要依據(jù)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供。確因工作需要對(duì)外提供的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定進(jìn)行審批，并確保提供的記錄內(nèi)容經(jīng)過(guò)適當(dāng)處理，不涉及公司/組織機(jī)密和敏感信息。（五）記錄銷毀1.留痕記錄達(dá)到規(guī)定的保管期限后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)記錄進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司/組織負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的銷毀方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、銷毀人等信息。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密及敏感信息的留痕記錄，應(yīng)采取更為嚴(yán)格的銷毀措施，確保信息不被泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，負(fù)責(zé)對(duì)全程留痕規(guī)范管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.留痕范圍的覆蓋情況，是否存在應(yīng)留痕而未留痕的工作環(huán)節(jié)。2.留痕內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，記錄是否真實(shí)反映工作實(shí)際情況。3.留痕方式的合規(guī)性，是否按照規(guī)定的紙質(zhì)、電子及其他留痕方式進(jìn)行記錄。4.留痕管理流程的執(zhí)行情況，包括記錄生成、審核、存儲(chǔ)、查詢與使用、銷毀等環(huán)節(jié)是否規(guī)范。（三）檢查頻率監(jiān)督檢查部門定期對(duì)各部門、崗位的留痕工作進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行[X]次全面檢查，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行不定期抽查。（四）問(wèn)題處理1.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)督檢查部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對(duì)問(wèn)題制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，并將整改情況及時(shí)反饋給監(jiān)督檢查部門。3.對(duì)整改不力或拒不整改的部門和個(gè)人，公司/組織將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)計(jì)劃人力資源部門應(yīng)制定全程留痕規(guī)范管理制度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括制度解讀、留痕操作方法、案例分析等。（二）培訓(xùn)方式培訓(xùn)可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場(chǎng)演示等多種方式進(jìn)行，確保員工能夠熟練掌握留痕工作要求和技能。（三）宣傳推廣